11.Бухгалтерська обробка документів, документообіг.

Документообіг – рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Документи, що надійшли в організацію, проходять такі етапи:

1. первинна обробка (прийом);

2. попередній розгляд (розмітка);

3. реєстрація;

4. розгляд документів керівником та винесення резолюції;

5. направлення на виконання;

6. контроль виконання;

7. виконання документів;

8. відправка вихідної кореспонденції;

9. підшивка документів до справ.

Передача документів всередині організації

Передача документів між структурними підрозділами має відбуватися через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за забезпечення документації. Документи передаються з відповідною відміткою в реєстраційній формі.

Облік кількості документів

Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами або групами документів). При підрахунку кількості документів за одиницю обліку береться кожен примірник, зокрема розмножений і машинописний. У службах оперативного розмноження і машинописних бюро ведеться облік створюваних копій документів. Підрахунок кількості машинозчитуваних документів здійснюється за обліковими картками і журналами обліку роботи обчислювального центру, результати обліку документів узагальнюються службою забезпечення документації і подаються керівництву організації для вироблення заходів щодо вдосконалення роботи з документами.

Передача документів до архіву

Архі́в (лат. archivum) – місце або установа, що зберігає документи.

Чинне законодавство передбачає створення на підприємствах архівів для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничої, наукової або іншої метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян

Порядок користування документами з відомчого архіву

1. Для отримання документів для подальшої роботи з архіву обов'язковим є дозвіл керівника підприємства.

2. Категорично забороняється робити на документах позначки, загинати листи, знімати копії без дозволу керівника, переводити креслення через кальку.

3. Працівникам, що працюють у цій організації, документи видаються під розписку без права винесення за межі установи.

4. Документи за письмовими запитами видаються довіреним особам за дорученням.

5. При знятті копії з документа, який перебуває в архіві, на оригіналі проставляється, коли і кому була видана копія.

6. Особи, що працюють з документами архіву, несуть повну відповідальність за збереження документів. У разі порушення – притягуються до відповідальності в установленому законом порядку.

Графік документообігу – упорядкований у просторі і часі та затверджений в установленому порядку рух документів з виконанням відповідних облікових операцій.

Відправлення та передавання електронних документів

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Одержання електронних документів

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог: 1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання; 2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний; 3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Підготовка електронних документів для передавання до архівного підрозділу установи у вигляді електронних справ включає:

• перевірку всіх електронних підписів;

• експертизу цінності електронних документів;

• оформлення електронних справ;

• складання описів електронних справ;

• підготовку комплекту супровідної документації

Знищення документів

Якщо коротко перерахувати всі етапи процедури знищення документів, то їх можна розділити на:

• Створення комісії з проведення експертизи цінності документів та організацію її діяльності – ЄК

• Затвердження протоколу засідання ЄК

• Складання Акту

• Затвердження акта в Державному Архіві (

• Фізичне знищення документів (шляхом спалювання або передачі організаціям, що займаються переробкою вторинної сировини);