11.3. Организационные отношения в системе менеджмента

В данном вопросе мы рассмотрим фундаментальный аспект организации — взаимоотношения полномочий, которые связывают высшее производство с низшим уровнем исполнителей.

Делегирование — это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Это средство, посредством которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации.

Ответственность — это обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их

положительное решение. Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за решение определенного задания, фирма (а точнее, менеджмент) обязана ему предоставить необходимые ресурсы и создать требуемые условия.

Полномочия — это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение конкретных заданий. Полномочия передаются должности, а не индивиду. Полномочия бывают двух типов: линейные (передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному) и аппаратные (штабные) полномочия (предоставляют руководителю узаконенную власть для направления своих прямых подчиненных на достижение поставленных функциональных целей).

Количество исполнителей, находящихся в подчинении у одного руководителя называется нормой управляемости. Менеджер, вместо создания нескольких уровней управления, может непосредственно отдавать распоряжения своим подчиненным.

Ньюмен выделил пять видов препятствий эффективному делегированию полномочий: отсутствия доверия к подчиненным; боязнь ответственности; заблуждение по поводу того, что сам он это сделает лучше; отсутствие промежуточного контроля для извещения управления о возникших проблемах; отсутствие способности руководить.

Контрольные вопросы

1. В чем состоит отличие бюрократического типа организационных структур от органического?

2. Назовите достоинства и недостатки матричной организационной структуры.

3. В чем сущность проектной организационной структуры?

4. Какие организационные структуры наиболее распространены в настоящий момент в России?

5. Назовите новшества в развитии организационных структур в современном мире.

Литература

Основная

3, с.52–60; 4, с.334–378; 8, с.45–65; 11, с.71–84; 12, с.330–359; 22, с.17–23.

Дополнительная

8, с.80–100; 18, с.173–179; 19, с.113–146; 28, с.81–100; 29, с.161–175; 39, с.81–93, 125–147.__

12. Информационная природа управления

12.1. Коммуникации в управлении

Управление в организации осуществляется с помощью информационного обмена. Получая, обрабатывая и передавая информацию, а также получая сигналы с помощью обратной связи, менеджер планирует, организует, руководит и мотивирует деятельность подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие информации теми, кому она предназначена. В процессе информационного обмена сведения передаются от одного субъекта к другому. Участниками обмена могут выступать отдельные люди, группы и организации в целом. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи мнений, чувств, идей, фактов, сомнений и т.д.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Прежде всего достижение многих целей в управлении зависит от непосредственного взаимодействия людей (руководителей и подчиненных, подчиненных между собой).

Также межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся непосредственностью и двусмысленностью.

Весь цикл управления есть не что иное, как прием, обработка, трансформация и дальнейшее отправление информации. Управление как таковое — это процесс постоянной подготовки и принятия решений. Каждое решение основано на сборе новой информации и использовании информации, накопленной ранее. Таким образом, можно сказать, что все решения носят информационный характер и являются новой информацией, предназначенной для исполнения в организации. От качества информации зависит оптимальность принимаемых решений, достижимость целей и эффективность управления в целом.

Блок определения целей и принятия решений

2 5

Регулятор (оперативное управление)

1

4

Объект управления

Вход Выход

6

Рис.12.1. Движение информации в системе управления

В наиболее общем виде в системе управления циркулируют следующие виды информации:

1. Информация на входе — директивные документы, информация о партнерах, потребителях, трудовых ресурсах, конкурентах и т.п. (1).

2. Внутренняя информация:

• управляющие воздействия — приказы, программы, политика, цели, стратегия и т.д. (2);

• текущие управляющие воздействия — указания по осуществлению хозяйственной

деятельности (3);

• обратная связь, т.е. сведения о деятельности организации — производительность труда, объемы запасов товаров на складе и т.п. (4);

• обратная связь от субъектов текущего управления — информация о состоянии производственно-хозяйственной системы и проблемах, нуждающихся во внимании менеджмента (5);

• предназначенная для окружающей среды (6).

3. Исходящая информация (бухгалтерский баланс, договора на поставку готовой продукции предприятия и т.д.).

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления, сообщается о текущих задачах, изменении целей организации, обозначенных заданиях и т.д.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство оповещается о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Один из примеров коммуникаций по восходящей — это создание групп рабочих, которые регулярно собираются для обсуждения проблем в производстве — «Кружки качества».

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Например, в сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, направлений стратегии сбыта, обмена информацией о потребителях и изменениях их предпочтений.

В организациях с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационного искажения, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Межуровневые коммуникации в организациях включают:

• коммуникации между различными отделами;

• коммуникации «руководитель–подчиненный»;

• коммуникации между руководителем и рабочей группой.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, переговоров, приема посетителей. И это жизненная необходимость, так как информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического развития любой организации. Обладание информацией означает обладание реальной властью, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать. Нехватка (или избыток) информации дезорганизует любую хозяйственную деятельность.