3.3. Структура, виды систем управления. Внешняя и внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации. Организация (организованность) является неотъемлемым свойством любой системы. Термин организация может иметь несколько значений:

• организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой или управляющей системы;

• организация как совокупность (система) взаимоотношений, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда;

• организация как группа людей с общими целями.

Требования к организации: наличие не менее двух людей, которые считают себя частью этой группы; наличие хотя бы одной общественно полезной цели; наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Можно обозначить следующие общие характеристики организации: наличие ресурсов, разделение труда (горизонтальное и вертикальное), зависимость от внешней среды, наличие подразделений, необходимость управления.

Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организации представляют собой созданные людьми системы, то их внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений. По сути, это хозяйственный организм организации, ее структура.

Все составляющие организации М.Х.Мескон объединил в пять внутренних переменных: цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели являются основополагающим моментом в организации. Люди для того и объединяются в организации, чтобы реализовать свои цели, мечты. Задача управления состоит в том, чтобы увязать индивидуальные цели сотрудников с общей целью организации и обеспечить их комплексное выполнение. Основу структуры составляет совокупность обособленных видов деятельности, направленных на достижение тех или иных целей организации. Перед каждым подразделением ставятся задачи. Задача, в свою очередь, — это совокупность рабочих функций, действий, которые должны быть осуществлены в определенной форме в рамках ограниченного периода времени. Форма реализации задач представляет собой технологию. Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.

Постановку целей, формирование структуры, уровень новизны технологии, скорость реализации задач осуществляют люди. Любой сотрудник в организации обладает своим потенциалом, характером, способностями. Люди объединяют все внутренние переменные организации и являются центральным, ведущим фактором любой модели управления. От того, насколько умело руководитель соединит все внутренние переменные организации, зависит результативность ее функционирования.

Внешняя среда организации. Ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешних ориентиров. Внешняя среда — это условия и факторы, возникающие за рамками организации, независимо от ее деятельности, так или иначе воздействующие на нее. Факторы внешней среды множественны, в общем виде их можно представить так, как изображено на рис.3.2.

Политика Технология Учреждение власти Профессиональные

группы

Поставщики Конкъюнтура рынка

Деловые партнеры Жители района

Организация

Банки Собственники

Профсоюзы Общество

Клиенты Конкуренты

Нормы общественной жизни Рынок рабочей силы

Рис.3.2. Факторы внешней среды организации

Все факторы внешней среды можно объединить в две группы:

1) факторы прямого воздействия — факторы, оказывающие прямое воздействие на организацию: это микроокружение — клиенты, поставщики, партнеры, акционеры, конкуренты, профсоюзы;

2) факторы косвенного воздействия — факторы, оказывающие опосредованное воздействие на организацию, через другие факторы и в течение какого-то времени: это макроокружение — общество, банки, политика, технология (внешняя), нормы общественной жизни, рынок рабочей силы.

Следует помнить, что одни и те же факторы для одних организаций являются прямыми, для других — косвенными, и даже для одной и той же организации в одно время — прямым, в другое — косвенным.

М.Х.Мескон характеризует внешнюю среду как:

• подвижную. Под подвижностью понимается скорость изменения в окружении организации. И эта скорость постоянно увеличивается. Даже для различных подразделений в одной организации скорость изменения внешней среды разная. Окружающая среда для маркетингового отдела подвижна, так как рыночная конъюнктура может меняться несколько раз в день, а для отдела труда и заработной платы — более постоянна;

• сложную. Сложность характеризуется количеством факторов, на которые организация вынуждена реагировать, и уровнем вариантности каждого фактора. На организацию могут влиять характер маркетинговой стратегии конкурентов, темпы технологического развития предприятий-партнеров, скорость изменения и качество законодательной базы, на основе которой функционирует фирма и т.д.;

• неопределенную. Функция количества информации, которой располагает организация относительно определенного фактора во внешней среде, и степень уверенности в этой информации называются неопределенностью внешней среды. Информация о конъюнктуре на фондовом рынке меняется порой ежечасно. Если участник рынка временно не проводил операции, не владел информацией о рынке, следовательно, окружающая среда для него неопределенна;

• отличающуюся взаимосвязанностью факторов. Здесь оценивается степень воздействия одного фактора на другие. Если эта степень значимая, то для организации это связано с большим риском, она в большей степени подвержена воздействиям. Изменение одного фактора приводит к изменениям других, в результате на систему воздействует уже не один фактор, а несколько.

М.Х.Мескон представил модель организации как открытой системы (рис.3.3).

Вход Преобразование Выход

Информация Материалы Капитал Трудовые ресурсы

Обработка и преобразование входов (зависит от эффективности управления)

Продукция или услуги

Прибыль (в бизнесе)

Социальная ответственность

Доля рынка

Рост

Удовлетворенность работников

Рис.3.3. Организация как открытая система

На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, трудовые ресурсы и материалы. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Если организация управления эффективна, то появляются дополнительные выходы — прибыль, увеличение доли рынка, объемов продаж, реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

Любая организация представляет собой единство двух подсистем управления — управляемой (объект управления) и управляющей (субъект управления). Взаимоотношения между управляющей и управляемой системами — это отношения между людьми. Объект управления — это часть организации или организация в целом, на которую направлено управляющее воздействие. Субъект управления — это лицо или орган, осуществляющий управленческое воздействие, направитель управленческой деятельности.

Система управления — это взаимосвязанное единство субъекта и объекта управления, представленное в определенных организационных моделях.

Система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она выступает как бы в виде реально существующей субстанции, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления — практическую реализацию.

Для обеспечения эффективности такого взаимодействия необходимо, чтобы это взаимодействие было двусторонним, четким, субъект и объект соответствовали друг другу и обладали определенной самостоятельностью.

Система управления — это тоже система, которая состоит из таких элементов, как вход, процесс, выход и совокупности взаимосвязанных звеньев — структуры управления и принципов и методов управления.

Системы управления могут быть трех видов:

1. Разомкнутые системы управления — это системы, которые используют в управленческом воздействии только информацию о входе. Например, прием на работу нового сотрудника, прием документов абитуриента в вуз.

2. Замкнутые системы — это системы, в которых управленческое воздействие основывается на основе информации о выходе, о значении управляемых величин. Например, аудиторская проверка, проверка остаточных знаний в вузе.

3. Комбинированная система управления совмещает принцип разомкнутой и замкнутой систем (табл.3.2). Например, деятельность организации, операции с ценными бумагами на фондовом рынке.

В комбинированных системах существуют два контура обратной связи. Первый контур предназначен для самосохранения системы, несмотря на характер внешних возмущений. Второй контур обеспечивает развитие системы на основе накопления полезной информации в качестве опыта, теории управления.