1.6. Информационное обеспечение экономического анализа

Для эффективного управления предприятием необходимо иметь полную и правдивую информацию о ходе хозяйственных процессов и выполнения планов.

Учетная функция - важнейшая функция в системе управления, включающая систематический сбор и обобщение информационных данных для управления производством и контроля за ходом выполнения планов. Экономический анализ позволяет осмыслить такую информацию и использовать ее для оптимизации управления предприятием.

В обеспечении действенности предприятия определяющую роль играет состав, содержание и качество информации, используемой в экономическом анализе. Для анализа используется не только экономическая, но и техническая, технологическая и другие виды информации. Все источники информационных данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (оперативные, текущие, прогнозные), а также нормативные материалы, сметы, проектные задания и т.п.

Источниками информации учетного характера являются все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Внеучетные источники информации включают документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к документальным. Внеучетными источниками являются:

1) законодательные документы федерального уровня. В частности: федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ.

2) приказы вышестоящих органов управления;

3) хозяйственно-правовые документы, созданные в процессе деятельности предприятия, и т.п.

Предприятие для производства продукции или услуг использует ресурсы – материальные и трудовые, услуги различных служб, здание и оборудование. Их необходимо финансировать, т.е. оплачивать. Информация о размерах этих ресурсов, способах и источниках их финансирования и достигнутых результатах необходима как управленческому персоналу предприятия для эффективной работы, так и «внешним» лицам для оценки деятельности предприятия. Бухгалтерский учет – это система, обеспечивающая такой информацией.

На рис.1.4 схематически показаны различные виды информации для лиц, интересующихся деятельностью предприятия. Как видно, информация может быть количественной и качественной. Количественная информация выражается в числах. Примерами качественной информации могут быть визуальные впечатления, разговоры, телевизионные программы и газетные сообщения.

Информация

Качественная

количественная

Оперативный

учет

Финансовый

учет

Управленческий

учет

Внеучетная информация

Учетная информация

Плановая информация

Рис.1.4. Виды информации

Необходимая информация об источниках финансирования хозяйственной деятельности предприятия, а также результатах их использования может быть систематизирована следующим образом: оперативный учет, финансовый учет и управленческий учет.

Бухгалтерский учет в первую очередь представляет количественную информацию, выраженную в денежных единицах.

В системе управленческого учета подготавливается информация для руководителей внутри предприятия с целью помочь им принять правильные решения по руководству хозяйственной деятельностью предприятия.

Так как информация, подготовленная бухгалтерами-аналитиками, должна рассматриваться в свете ее конечного влияния на принятие решений, то необходимым условием для правильного восприятия управленческого учета является понимание процесса принятия решения. Процесс принятия решения или планирования состоит из пяти этапов:

1) определение целей и задач;

2. поиск альтернативных вариантов;

3) выбор оптимального курса действий из альтернативных вариантов;

4) осуществление принятия решения;

5) сравнение фактических и планируемых результатов и принятие мер в случае их расхождения.

В системе финансового учета подготавливается информации для внешних пользователей о финансовом положении предприятия на текущий момент времени.

Финансовая информация отражается в денежных измерителях, а управленческий учет характеризуют различные показатели – натуральные, трудовые, денежные.

Таким образом, по данным финансового учета определяются:

• себестоимость реализованной продукции;

• стоимость материальных запасов;

• прибыль (убытки) предприятия.

Результатами управленческого учета являются:

• учет накладных расходов;

• калькуляция себестоимости;

• анализ безубыточности;

• составление смет;

• контроль и анализ себестоимости по отклонениям.

Поиск альтернативных вариантов действий для достижения поставленных целей заключается в необходимости для управленческого персонала предприятия постоянно получать информацию о возможных положительных и отрицательных для предприятия тенденциях в развитии экономической обстановки. На практике принятие решений - это сравнительная оценка конкурирующих альтернативных способов действий и выбор варианта, который в наибольшей степени отвечает целям организации.

Выбранные решения являются отправной точкой для составления финансового плана, в котором концентрированно выражены намерения предприятия и ожидаемые результаты.

Сравнение фактических и планируемых результатов или оценка результатов будущей деятельности необходимы для того, чтобы изначальные намерения администрации предприятия были осуществлены.

Ежедневно для деятельности предприятия необходим значительный объем оперативной информации: о ежедневных затратах и результатах, задолженности заказчиков и поставщикам, сроках их уплаты и о сумме денег на счете в банке. Оперативная информация обеспечивает исходными данными финансовый и управленческий учет. Высший управленческий персонал пользуется краткими обзорами и другой информацией для выполнения своих управленческих обязанностей. Учетная информация, специально подготовленная в помощь менеджерам, называется управленческой учетной информацией. Она используется в процессе планирования, исполнения и контроля.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в отчетных документах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на выполнение плана.

Традиционно источником информации для проведения финансового анализа являются стандартные формы бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерский баланс – это отчетный документ, представляющий собой перечень ресурсов предприятия (активы) и источников их возникновения (пассивы). Информационные данные предоставляются в стоимостной оценке на конкретную отчетную дату.

Бухгалтерский учет является главным источником информации при анализе хозяйственной деятельности. Без данных бухгалтерского учета и содержания отчетности трудно подобрать для анализа необходимые материалы. Чтобы обеспечить анализ качественной информации, сделать ее более оперативной, точной и в необходимой степени детализированной, доступной и понятной, вся система бухгалтерского учета постоянно совершенствуется.

Основной целью бухгалтерского учета считается постоянное отражение в учете всех хозяйственных операций конкретного предприятия и выдача в определенные периоды необходимой информации пользователям. Завершающим этапом бухучета за отчетный период является составление ряда отчетов, формирующих отчетность предприятия.

Данные баланса дают представление о имущественном состоянии хозяйствующего субъекта. По данным баланса определяют, сумеет ли организация в ближайшее время выполнить свои обязательства перед акционерами, инвесторами, кредиторами, покупателями, или ей угрожают финансовые затруднения. На основании баланса определяют конечный финансовый результат, который отражается в виде чистой прибыли или убытка в пассиве баланса, он позволяет судить о способности управленческого персонала сохранить и приумножить вверенные ему материальные и денежные ресурсы.

На основе бухгалтерского баланса строится оперативное финансовое планирование любой организации, осуществляется контроль за движением денежных потоков. Данные бухгалтерского баланса используются не только налоговыми службами, кредитными учреждениями, но и органами государственного управления (Госкомимуществом), так как баланс служит материалом для изучения современной экономической жизни.

Данные финансового учета предназначается для управленческого персонала и внешних пользователей, включая акционеров, банкиров и других кредиторов, государственных организаций и т.п. Владельцы акций, вложившие капитал, должны иметь информацию о состоянии дел предприятии. Та же информация может заинтересовать и предполагаемых покупателей акций. Если предприятие захочет взять ссуду, банк потребует информацию о ее платежеспособности.

Финансовая отчетность служит основным источником информации о деятельности организации, как для руководства самой организации, так и для сторонних пользователей. На основе полученных данных финансовой отчетности осуществляется финансовый, технико-экономический анализ и принимаются управленческие решения.

Финансовые отчеты по своему назначению являются источником информации, поэтому они должны быть составлены по формам и в единицах, обеспечивающих возможность сравнения с показателями других организаций или той же организации за определенный период. Для всех организаций действуют единые формы бухгалтерской отчетности, эти формы и правила их заполнения утверждаются законодательно. Отчетным формам присуща как логическая, так и информационная взаимосвязь. В совокупности отчетные формы полностью с разных сторон отражают деятельность организации и финансовые результаты за отчетный период.

Финансовая отчетность - это единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о финансовых результатах ее деятельности за отчетный период (месяц, квартал, год). Бухгалтерская финансовая отчетность составляется по данным бухгалтерского учета нарастающим итогом с начала отчетного года.

Годовая финансовая отчетность организации (за исключением бюджетных) включает следующие документы:

• форма № 1 "Бухгалтерский баланс";

• форма № 2 "Отчет о прибылях и убытках»;

• форма № 3 "Отчет о движении капитала";

• форма № 4 "Отчет о движении денежных средств»;

• форма № 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу";

• пояснительная записка;

• аудиторское заключение, подтверждающее достоверность финансовой отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

Периодическая бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, если иное не установлено законодательством или учредителями предприятия.

Форма № 1

Основной документ финансовой отчетности - бухгалтерский баланс организации (форма № 1), как для финансового анализа деятельности организации, так и для технико-экономического анализа. Бухгалтерский баланс служит главным источником информации об имущественном и финансовом положении организации для всех заинтересованных пользователей. Наличие у организации самостоятельного баланса является одним из признаков юридического лица.

Бухгалтерский баланс представляет полные, структурированные и взаимосвязанные данные об активах и пассивах организации по состоянию на отчетную дату. Объем и структура активов (имущества) организации показывают ее имущественное положение. Объем и структура пассивов, а именно собственного капитала и обязательств, характеризуют финансовое положение организации. Данные бухгалтерского баланса являются основой для проведения финансового анализа деятельности организации.

Бухгалтерский баланс включает числовые показатели в денежном измерении в нетто-оценке, за минусом регулирующих величин, которые раскрываются в пояснениях к бухгалтерской отчетности. Например, основные средства показываются по остаточной стоимости (из балансовой стоимости вычитается сумма начисленной амортизации), финансовые вложения в ценные бумаги показываются за минусом созданных резервов под обеспечение вложений в ценные бумаги.

Чтобы использовать баланс для проведения анализа финансового состояния компании, рекомендуется преобразовать его форму в агрегированный вид.

Под агрегированием баланса понимается объединение однородных по экономическому содержанию его статей. При этом статьи актива Баланса перегруппировываются по степени их ликвидности. Краткосрочные обязательства перегруппировываются по сроку погашения.

Такая форма баланса более удобна для чтения и проведения анализа, она позволяет выделить ключевые элементы, характеризующие состояние предприятия.

Анализ хозяйственной деятельности является связующим звеном между учетом и принятием управленческих решений. В процессе его учетная информация проходит аналитическую обработку: проводится сравнение достигнутых результатов деятельности с данными за прошлые периоды времени, с показателями других предприятий, определяется влияние разнообразных факторов на результаты деятельности, выявляются недостатки, ошибки, неиспользованные возможности, перспективы и т.д. На основе результатов анализа разрабатываются и обосновываются управленческие решения.

Финансовая отчетность предприятия содержит информацию, которая в соответствии с основными критериями объединяется в общие экономические категории, которые называются элементами финансовой отчетности. К числу таких категорий относятся:

• активы;

• обязательства;

• капитал;

• доходы;

• расходы.

Активы – это ресурсы предприятия, имеющие стоимостную оценку, обеспечивающие выполнение хозяйственной операции и получение экономической выгоды в будущем.

Активы, вовлекаемые в хозяйственные процессы, приносят экономические выгоды различными способами: каждый в отдельности или используемые в совокупности с другими активами для производства товарной продукции и ее последующей продажи с целью получения прибыли. Денежные средства, получаемые от продажи продукции, представляют собой вид активов, назначение которого состоит в обеспечении платежеспособности организации, т.е. для погашения денежных обязательств.

В соответствии с основным временным признаком активы разделяются на внеоборотные и оборотные (рис. 1.5).