3.5 Разработка системы отчетов (создание отчетов и необходимых для их реализации запросов).
Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.
Запуск мастера отчетов
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
Access запустит мастер отчетов.
Щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы и выберите таблицу или запрос с полями, которые вы хотите добавить в отчет.
Чтобы выбрать поля, дважды щелкните их в списке Доступные поля.
Access переместит их в список Выбранные поля. Вы также можете нажать кнопки, находящиеся между полями Доступные поля и Выбранные поля, чтобы добавить или удалить выбранное поле или сразу все поля.
Если вы хотите добавить в отчет также поля из другой таблицы или из другого запроса, щелкните еще раз раскрывающийся список Таблицы и запросы, выберите нужное и продолжайте добавлять поля.
После того, как вы завершите добавление полей, нажмите Далее.
3.5.1 Группировка записей при помощи мастера отчетов
Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.
Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.
На странице мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? щелкните одно из полей в списке и нажмите Далее.
Чтобы добавить уровни группировки в отчет, дважды щелкните любое из добавляемых в отчет полей в списке.
Вы также можете удалить уровень группировки, дважды щелкнув его на отображении страницы в правой части диалогового окна. С помощью клавиш со стрелками добавьте или удалите уровни группировок. Назначьте низкий или высокий приоритет для уровня группировки, выбрав его и нажав соответствующие кнопки. Access добавляет каждый уровень группировки и показывает, что он вложен в родительский уровень группировки.
3.5.2 Сортировка записей и подведение итогов по ним
Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.
Щелкните первый раскрывающийся список и выберите поля для сортировки.
Вы можете нажать кнопку в правой части списка, чтобы выбрать сортировку по возрастанию или убыванию (сортировка по возрастанию используется по умолчанию). При необходимости щелкните второй, третий и четвертый раскрывающийся список, чтобы выбрать дополнительные поля для сортировки.
Нажмите кнопку Итоги, если вам нужно вычислить итоговые значения числовых полей.
Обратите внимание, что кнопка Итоги будет доступной лишь в случае, если в разделе подробностей отчета содержится одно или несколько числовых полей. Мастер отображает доступные числовые поля.
Установите флажок рядом с Sum, Avg, Min или Max, чтобы включить расчеты в примечание группы.
Нажмите кнопку ОК.
Следуйте инструкциям на остальных страницах мастера отчетов. На последней странице вы можете изменить заголовок отчета. Этот заголовок будет отображаться на первой странице отчета, и Access сохранит отчет, используя этот заголовок в качестве имени документа. В дальнейшем вы сможете изменить как заголовок, так и имя документа.
Нажмите кнопку Готово. Access автоматически сохранит отчет и отобразит его в в режиме предварительного просмотра, в котором вы сможете посмотреть, как будет выглядеть распечатанный отчет.