3. Оформлення документів атестаційної справи

Готуючи атестаційну справу після захисту, а ще краще заздалегідь, здобувач має ознайомитися з усіма вимогами до документів атестаційної справи.

Необхідно чітко дотримуватись терміну відправлення атестаційної справи до ВАК — один місяць. Для прискорення підготовки документів доцільно другий примірник дисертації (в незброшурованому вигляді) та один примірник автореферату разом з двома примірниками облікової картки дисертації (ОКД) надіслати до Українського інституту науково-технічної та економічної інформації (УкрІНТЕІ) (01171, м. Киів-171, вул. Горького, 180) відразу після захисту дисертації.

За час, потрібний для розшифрування фонограми засідання спецради та підготовки інших документів атестаційної справи, ОКД із позначкою УкрІНТЕІ повертається до спецради. Для прискорення процесу направлення ОКД слід додати до неї конверт з адресою і необхідними марками.

Спецрада у місячний термін після захисту надсилає до ВАК перший примірник докторської (кандидатської) дисертації з двома примірниками облікової картки та атестаційну справу здобувача,

Слід враховувати, що до ВАК України подаються 20 документів атестаційної справи здобувача наукового ступеня доктора наук і 19 документів атестаційної справи кандидата наук.

Переліки та форми документів, що використовуються при атестації наукових і науково педагогічних кадрів, опубліковані в “Бюлетенях ВАК України” та газеті “Освіта України”, вони є у вченого секретаря спецради, до якого слід звертатися за консультацією.

До основних документів атестаційної справи здобувача наукового ступеня кандидата наук, які подаються до ВАК, належать такі.

1. Супровідний лист на бланку установи, підписаний головою спеціалізованої вченої ради (форма 8).

2. Облікова картка здобувача (форма 13).

3. Засвідчений відділом кадрів за місцем основної роботи листок з обліку кадрів з фотокарткою (1 прим.).

4. Автореферат дисертації (5 прим.), підписаний на обкладинці автором. Автореферат має бути надрукований державною мовою.

5. Реєстраційно облікова картка присутності членів спеціалізованої вченої ради на засіданні і участь у таємному голосуванні (форма 15) (2 прим.).

6. Засвідчене підписами і печаткою копія посвідчення про складені кандидатські іспити за формою, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України.

7. Стенограма (ідентична за змістом з фонограмою) засідання спеціалізованої вченої ради, підписана головуючим на засіданні спеціалізованої вченої ради і вченим секретарем спеціалізованої вченої ради та засвідчена печаткою установи, при якій функціонує рада, із зазначенням присутніх на засіданні постійних та введених додатково до їх складу членів ради та їх спеціальностей. У стенограмі має бути наведена доповідь здобувача, а також відображені всі критичні зауваження, які містяться у відзивах на дисертацію та автореферат і висловлені під час дискусії щодо дисертації та відповіді на них здобувача, висновок спеціалізованої вченої ради щодо дисертації

8. Відзиви офіційних опонентів, засвідчені печатками установ, в яких вони працюють, із зазначенням дати їх надходження до ради.

9. Відомості про офіційних опонентів за формою 24.

10. Відзив провідної установи, підписаний фахівцями з відповідної спеціальності (серед яких обов’язково повинен бути доктор наук), затверджений керівником установи та засвідчений печаткою установи із зазначенням дати його надходження до ради.

11. Висновок установи, де виконувалася дисертація, затверджений керівником установи і засвідчений печаткою (термін дії висновку — 1 рік). У висновку, крім характеристики дисертації, має бути обов’язково відображений конкретний особистий внесок дисертанта в одержання наукових результатів, що виносяться на захист.

11. Висновок комісії спеціалізованої вченої ради щодо відповідності дисертації зазначеній спеціальності та профілю ради, повноти викладу основних результатів дисертації в друкованих працях та особистого внеску дисертанта.

12. Засвідчена копія диплома про вищу освіту.

13. Один гнучкий магнітний диск (ГМД) розміром 3,5 дюйма місткістю 1,44 МБ у чотирьох файлах:;

• файл з даними облікової картки здобувача, Ім’я файла — forml3.xls;

• файл з текстом автореферату. Ім’я файла aref.rtf;

• файл з формою 15. Ім’я файла — forml5.rtf;

• файл із зауваженнями, які містяться у відзивах опонентів та провідної організації, у відзивах на дисертацію та автореферат, а також зауваження, які висловлювались члена

• ми спеціалізованої вченої ради та фахівцями під час захисту. Ім’я файлу — notes.rtf.

11. Опис документів, які є у справі (форма 19).

Атестаційну справу брошурують у швидкозшивач з картону без зав’язок, на внутрішній стороні обкладинки якого наклеюють конверт, куди вкладають:

• автореферати;

• дискету;

• реєстраційно-облікові картки дисертації;

• чотири поштові картки з марками і вказаними адресами здобувача (2 картки) та спецради (2 картки). На зворотному боці поштових карток пишуть прізвище, ім’я, по батькові здобувача, галузь науки та науковий ступінь, на який він претендує.

Послідовність розміщення документів в атестаційній справі має відповідати їх нумерації в даному переліку. Сторінки атестаційної справи теж слід нумерувати. Порядкові номери аркушів справи з назвами документів, які на них розміщують, вказуються у відповідних графах опису документів. Опис документів має бути підписаний ученим секретарем спецради і засвідчений печаткою установи, в якій створено раду.

До атестаційної справи обов’язково додають таке.

1. Перший примірник дисертації, переплетений і підписаний автором та засвідчений вченим секретарем спецради щодо його ідентичності за змістом з іншими примірниками дисертації.

2. Перераховані в авторефераті монографії, брошури, авторські свідоцтва (копії), статті (відбитки), копії депонованих та анотованих у журналах рукописів наукових праць, тези доповідей (копи). Якщо наукові праці подаються в копіях, на них мають бути зазначені точні і повні вихідні дані відповідних видань.

3. Два примірники облікової картки дисертації (форма 14), один з яких — з відміткою УкрІНТЕІ.

4. Згода державного атестаційного органу країни, громадянином якої є здобувач наукового ступеня, на захист його дисертації в Україні (для громадян країн СНД).

5. Два непідписані конверти формату 230x160 мм з марками літери “Е”.

Номенклатура документів атестаційної справи здобувача наукового ступеня доктора наук є аналогічною попередній. Однак є деякі відмінності. Серед них такі:

• Засвідчені копії дипломів про вищу освіту та про наукові ступені (вчені звання).

• Автореферат захищеної здобувачем дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата наук.

• Засвідчене підписами і печаткою посвідчення про складений кандидатський іспит за формою, затвердженою наказом міністра освіти і науки України від 15Л0.92 № 152, або засвідчена підписами і печаткою копія посвідчення за формою, що діяла на час його складання (у випадку, коли дисертація виконана за спеціальністю, яка не збігається із профілем вищої освіти здобувача).

• Реєстраційно-облікова картка (форма 15), графи якої заповнюються машинописом (2 прим.).

У ВАК України розроблено та впроваджено автоматизовану систему аналізу захищених і відхилених дисертаційних робіт, інформаційною базою якої служать електронні варіанти облікової картки здобувача (форма 13а), електронні варіанти авторефератів, відомості про зауваження до дисертації та автореферату, що містяться у відзивах та виступах у дискусії під час прилюдного захисту дисертації, встановлені спеціалізованою вченою радою формулювання об’єкта і результатів наукових досліджень та відомості щодо відхилених дисертацій. Підготовка відповідних матеріалів регламентується “Інструкцією про порядок підготовки та подання електронних варіантів матеріалів атестаційних справ”.

Зазначеною інструкцією передбачається підготовка трьох файлів, що записуються на дискеті 3,5 дюйма:

1. файл forml3.xls — облікова картка здобувача (для відхиленої дисертації — файл out.xls);

2. файл aref.rtf з текстом автореферату;

3. файл notes.rtf — зауваження щодо дисертації та автореферату.

Набутий досвід свідчить: для того, щоб банк даних був сформований в одному стилі, так само мають бути сформовані й згадані файли.

Рисунки та інші графічні матеріали в електронному варіанті автореферату не наводяться за умови, якщо зазначена інформація не вміщується на одній дискеті. Весь інший текст, зокрема й сторінки обкладинки, наводяться повністю.

Облікову картку здобувача, записану у файлі forml3.xls, слід також готувати шрифтом Times New Roman розміром 12 пунктів, причому заповнювати необхідно тільки перший рядок таблиці, тому що при формуванні банку (бази) даних вона становить один запис.

Згадане програмне забезпечення сприймає файли aref.rtf і notes.rtf, підготовлені у текстових редакторах Word 6 для Windows 3.x або Word 6/95 для Windows 95, але не Word 97: кодова таблиця останнього не збігається з кодовими таблицями попередніх версій. Те саме стосується файла forml3.xls: його слід готувати в Excel для Windows 95 або попередніх версій (але не версії 1997 p.).

Після прийняття президією ВАК України рішення про видачу здобувачеві диплома доктора (кандидата) наук перший примірник його дисертації передають на зберігання до Національної бібліотеки України їм. В.І. Вернадського. Атестаційна справа здобувача зберігається у спецраді протягом десяти років.

Типові помилки при оформленні атестаційних справ здобувачів:

• Замість першого примірника дисертації подають його копію.

• На титульній сторінці дисертації не вказують шифр УДК.

• Не всі примірники дисертації підписані автором.

• В обліковій картці здобувача вказують класифікаційні ознаки дисертації, що було скасовано ще в 1997 р.

• У висновку спецради не вказано, яким саме вимогам пунктів 12 або 13 Порядку присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань відповідає дана дисертація.

• Автореферат дисертації не підписаний автором на обкладинці.

• Критичних зауважень, що мають місце у відзивах на дисертацію та автореферат, немає в стенограмі, вони не подані у вигляді файла на дискеті з ім’ям notes rtf.

• Відзив провідної установи підписаний не доктором наук і не фахівцем зі спеціальності дисертації.

• На відзивах, що надійшли на дисертацію та автореферат, немає дати їх надходження до спецради.

• Термін висновку установи, де виконувалась дисертація, перевищує 1 рік.

• Висновок комісії спецради щодо відповідності дисертації зазначеній спеціальності та профілю ради, повноти викладу основних результатів дисертації в друкованих працях та особистого внеску дисертанта підписаний не всіма членами комісії (не менше 3 членів ради).

• Копії дипломів про вищу освіту та про наукові ступені (вчені звання) чи ксерокопії дипломів не засвідчені печаткою установи та підписом вченого секретаря спецради.

• На дискеті, що вкладається в атестаційну справу, вказана не вся інформація, що її вимагає “Інструкція про порядок та подання електронних варіантів документів атестаційних справ”.

• Облікова картка дисертації не має відмітки УкрІНТЕІ про одержання другого примірника дисертації.

• Немає печатки на документах (або їх копіях) про впровадження результатів дисертаційних досліджень.

Розділ V

ПІДГОТОВКА ПУБЛІКАЦІЙ, РЕФЕРАТІВ, ДОПОВІДЕЙ