14. Требование к организации документооборота
Понятие документооборота. Формы организации делопроизводства
Работа с документами предполагает хорошо организованный, то есть рациональный, документооборот.
Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:
прохождение документов в организации должно быть оперативным;
движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;
движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;
процесс обработки основных видов документов должен быть максимально едино образным.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
Документооборот является частью организации работы с документами,
Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документации – оного обеспечения управления (ГСДОУ).
Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.
Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно.
Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно - информационную систему в документам.
Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно исполняет вес виды работ с документами.
В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях.
Основные этапы документооборота
В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
информационно-справочная работа; в направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
отправка документов адресатам';
формирование дел в соответствии с номенклатурой;
хранение и использование документов в текущей деятельности;
подготовка и передача дел в архив.
Все документы организации делятся па три документопотока.
Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма п т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.
Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.
Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Прием и первичная обработка входящих документов
В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:
специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значительном объеме документооборота);
сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;
секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.
При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.
Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
Производится сортировка корреспонденции па вскрываемую и нескрываемую.
Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются:
конверты с надписью «лично»;
документы, адресованные общественным организациям;
упаковки, содержащие документы на машинных носителях.
На нескрываемых документах отметка о поступлении делается па упаковке, далее они поступают па сортировку.
Определяется необходимость сохранения упаковки. Конверты сохраняют в случаях, если:
получена доплатная корреспонденция;
адрес отправителя написан только на конверте;
дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.
