Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ДОУ экзаменационные вопросы 12-16.doc
Скачиваний:
2
Добавлен:
01.07.2025
Размер:
156.67 Кб
Скачать

14. Требование к организации документооборота

Понятие документооборота. Формы организации делопроизводства

Работа с документами предполагает хорошо организованный, то есть рациональ­ный, документооборот.

Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:

прохождение документов в организации должно быть оперативным;

движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;

движение документов должно быть целесообразным, документ должен про­ходить только через те пункты, которые необходимы;

процесс обработки основных видов документов должен быть максимально едино образным.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот является частью организации работы с документами,

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документации – оного обеспечения управления (ГСДОУ).

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, де­централизованной и смешанной.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды ра­бот с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно.

Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документообо­ротом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроиз­водственный процесс и создавать единую справочно - информационную систему в документам.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подраз­делении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно ис­полняет вес виды работ с документами.

В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть де­лопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (на­пример, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в струк­турных подразделениях.

Основные этапы документооборота

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

информационно-справочная работа; в направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

отправка документов адресатам';

формирование дел в соответствии с номенклатурой;

хранение и использование документов в текущей деятельности;

подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся па три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информа­цию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма п т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные докумен­ты, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функцио­нировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведом­ственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, док­ладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следова­тельно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут про­хождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государ­ственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

 Прием и первичная обработка входящих документов

В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:

специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значительном объеме документооборота);

сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;

секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.

Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировка корреспонденции па вскрываемую и нескрываемую.

Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются:

конверты с надписью «лично»;

документы, адресованные общественным организациям;

упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На нескрываемых документах отметка о поступлении делается па упаковке, далее они поступают па сортировку.

Определяется необходимость сохранения упаковки. Конверты сохраняют в случаях, если:

получена доплатная корреспонденция;

адрес отправителя написан только на конверте;

дату отправки и получения документа можно установить только по почтово­му штемпелю на конверте.