3. Відкриття синтетичних рахунків

Щоб мати загальне уявлення про наявність та рух активів та пасивів їх утворення цю інформацію необхідно згрупувати на бухгалтерських рахунках. За способом групування і узагальнення облікових даних бухгалтерські рахунки поділяються на синтетичні і аналітичні.

Синтетичні рахунки – це рахунки, які надають узагальнені дані з економічно однорідних груп засобів, джерел їх утворення і господарських процесів в грошовому вимірнику, без їх конкретизації.

До синтетичних рахунків належать рахунки: 10 “Основні засоби”, 12 “Нематеріальні активи”, 20 “Виробничі запаси”, 28 “Товари”, 30 “Каса”, 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками” та інші. Синтетичні рахунки на практиці визначені Планом рахунків.

Облік, що здійснюється на синтетичних рахунках називається синтетичним обліком і виконується тільки у грошовому вимірі.

Його дані використовуються при заповненні форм бухгалтерської звітності, а також служать для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства.

Але для управління господарськими засобами і господарськими процесами таких узагальнюючих даних замало. Необхідні конкретні дані, що детально характеризують всі сторони діяльності підприємства.

Рахунки, на яких обліковують дані за кожним видом господарських засобів, їх джерел, процесів і розрахунків називають аналітичними, а облік, який використовує ці дані – аналітичним обліком.

Аналітичні рахунки використовуються для деталізації інформації про об'єкти, що обліковуються на синтетичному рахунку. Аналітичні рахунки повинні бути відкрити в розрізі синтетичного рахунка і охоплювати всі його об'єкти.

Законодавством визначено, що необхідність у веденні аналітичного обліку (тобто застосовувати чи не застосовувати в обліку аналітичні рахунки) кожне підприємство вирішує самостійно. Обсяг, оформлення та спосіб ведення аналітичного обліку залежать від характеру діяльності окремого підприємства. Синтетичний рахунок 28 “Товари” відображає залишки товарів, їх надходження та витрачення в загальних сумах і тільки в грошовому виразі. Однак для управління підприємством потрібна інформація про окремі види товарів, залишки та рух, не тільки в грошовому, але і в кількісному виразі. 

Синтетичний рахунок 28 “Товари” може мати такі аналітичні рахунки: “Кондитерські вироби”, “Напої” тощо. Аналітичний рахунок “Кондитерські товари” може поділятися на аналітичний рахунки за конкретними найменуваннями цукерок, печива і т.ін.

Для відображення руху основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей відкривають аналітичні рахунки за найменуваннями цінностей, цінами, сортами в кількісно – сумовому виразі, та обов'язково в розрізі матеріально – відповідальних осіб.

Тільки за даними аналітичного обліку, які містять натуральні показники по кожному виду виробничих запасів, готової продукції, основних засобів можна порівняти залишки засобів в натурі.

Аналітичний облік матеріальних цінностей дозволяє визначити запаси матеріальних ресурсів в цілому і для кожного матеріалу окремо. По розрахунковим рахункам аналітичні рахунки відкриваються в розрізі кожного підприємства, кожної особи, а також в розрізі розрахунково – платіжного документу.

Наприклад, синтетичний рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками” задається відразу, а аналітичні рахунки конкретних постачальників виникають в результаті групування даних при відображенні господарських операцій з матеріально – технічного забезпечення. Аналітичний облік розрахунків з постачальниками та покупцями дає інформацію про взаємні розрахунки з кожним підприємством. 

На підставі узагальнення можливо зробити наступні висновки:

• синтетичні рахунки призначені для узагальненого угрупування й обліку однорідних об'єктів, аналітичні рахунки – для детальної їх характеристики;

• кількість синтетичних рахунків передбачено Планом рахунків, а кількість аналітичних рахунків визначається потребами підприємства;

• відображення господарських операцій на синтетичних і аналітичних рахунках здійснюється за єдиними правилами (тобто, якщо синтетичний рахунок активний, то й аналітичні рахунки активні);

• відображена на синтетичних рахунках господарська операція, може бути деталізована за допомогою аналітичних рахунків, але загальна сума на аналітичних рахунках повинна дорівнювати сумі, відображеній на синтетичному рахунку;

• товарно – матеріальні цінності на аналітичних рахунках обліковуються в натурально – вартісному виразі, тобто ведеться кількісно – сумовий облік;

• синтетичний облік ведеться на рахунках бухгалтерського обліку у грошовому вираженні;

• аналітичний облік ведеться в книгах, відомостях або картках.

Між синтетичним рахунком і його аналітичними рахунками існує тісний взаємозв'язок, а саме:

• якщо синтетичний рахунок є активним, то його аналітичні рахунки також є активними. І навпаки, якщо синтетичний рахунок є пасивним, то його аналітичні рахунки також будуть пасивними;

• кожна господарська операція, яка записана за дебетом або кредитом синтетичного рахунка, відображається у такій же сумі й за дебетом та кредитом декількох аналітичних рахунків, відкритих до відповідного синтетичного рахунку. Таким чином, сукупність даних всіх аналітичних рахунків в сумі дає інформацію про відповідний синтетичний рахунок.

Тотожність записів на синтетичному рахунку записам на аналітичних рахунках, відкритих для його деталізації, має важливе значення для контролю за правильністю облікових записів. Відсутність такої тотожності свідчить про наявність помилки, яку слід виявити й виправити.

Крім синтетичних і аналітичних рахунків, у бухгалтерському обліку використовують субрахунки. Вони призначені для додаткового, проміжного групування даних про окремі об'єкти обліку в складі синтетичних рахунків. Як і на синтетичних рахунках, на субрахунках відображається інформація тільки в грошовому виразі. Синтетичні рахунки називаються рахунками першого порядку, а субрахунки – рахунками другого порядку. Останні показують, в якій послідовності потрібно відкривати рахунки аналітичного обліку (третього порядку) і виступають середньою ланкою між ними і синтетичними рахунками.