7. Накази щодо особового складу

Накази щодо особового складу – це група наказів стосовно кадрових аспектів роботи підприємства. Вони завжди оформляються окремо від наказів щодо основної діяльності та, як правило, не містять констатуючої частини.

Відмітна особливість цих наказів полягає в тому, що накази щодо особового складу є не лише розпорядчими документами, а і документами первинного обліку. Тому для них розроблено (і затверджено наказом Мінстату № 2531) типові форми:

– форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;

– форму № П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»;

– форму № П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;

– форму № П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».

Прийняття на роботу

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу (форма № П-1) застосовується для оформлення новоприйнятих на роботу. Він заповнюється працівником відділу кадрів на всіх працівників, за винятком тих, які призначаються вищим за рівнем органом. У необхідних випадках завізований начальником відділу кадрів чи особою, відповідальною за прийняття, проект цього наказу (розпорядження) є направленням на переговори та перепусткою до цеху (відділу) для ознайомлення з умовами роботи.

За результатами таких переговорів та ознайомлення начальник (майстер) цеху чи відділу надає висновок про можливість прийняття: на зворотному боці проекту наказу (розпорядження) зазначається, ким може бути прийнято на роботу той, хто наймається, за яким розрядом чи з яким окладом і тривалість строку випробування. Крім того, на зворотному боці форми відображаються згода працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду (за його необхідності), а також проставляються відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежний мінімум та інші відмітки.

Проект наказу (розпорядження) про прийняття на роботу працівника, якому встановлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства (організації) для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюються за штатним розкладом. Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) оголошується працівнику під розписку.

Після цього відділ кадрів на підставі підписаного наказу (розпорядження) заповнює особисту картку, робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи відповідний йому документ.

Записи до трудової книжки про назву роботи, професії чи посади, на яку прийнято працівника, згідно з Інструкцією № 58 виконуються тільки відповідно до назв професій та посад, зазначених у Класифікаторі професій ДК 003-95 (далі – Класифікатор).

Названий Класифікатор затверджений наказом Держстандарту № 257 та є переліком найменувань професій, що існують в Україні. Відповідно до його положень на підприємствах, в установах та організаціях записи про роботу вносяться в установленому порядку до трудових книжок працівників згідно з професійними назвами, зазначеними в додатках «А» і «Б».

Норми статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, що встановлюють адміністративну відповідальність за порушення вимог законодавства про працю. Таке правопорушення карається штрафом від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У цьому випадку відповідальність несуть посадові особи підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, яким надане право прийняття на роботу, а також громадян – суб'єктів підприємницької діяльності.

Якщо запис назви професії до трудової книжки працівника здійснено з порушенням вимог Класифікатора, її, а також наказ про прийняття на роботу за певною професією необхідно привести у відповідність до законодавства (тобто Класифікатора). Зробити це можна, видавши наказ про внесення змін до пункту ___ наказу від __.__.__ № ____ з урахуванням переліку професій, передбачених Класифікатором професій ДК 003-95.

При внесенні змін до трудової книжки слід керуватися пунктами 2.6, 2.8, 2.9, 2.10 Інструкції № 58. Для ведення трудових книжок на підприємстві згідно з тією ж Інструкцією № 58 наказом керівника призначається уповноважена особа, на яку покладається відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, збереження та видачу.

Переведення на іншу роботу

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма № П-5) застосовується при оформленні переведення працівника з одного цеху (відділу, дільниці) до іншого. Заповнюється він працівником відділу кадрів у двох примірниках. Один примірник зберігається у відділі кадрів, інший – передається до бухгалтерії.

Цей наказ (розпорядження) візують начальники цеху (відділу, дільниці) колишнього та нового місця роботи і підписує керівник підприємства (організації).

На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відділ кадрів робить відповідні відмітки в особистій картці, трудовій книжці та інших документах.

На зворотному боці форми робляться відмітки про нездані майново-матеріальні та інші цінності, що значаться за працівником на колишньому місці роботи.

Надання відпустки

Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма № П-6) застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпусток, що надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами (Закон «Про відпустки», КЗпП) та положеннями, колективними договорами і графіками відпусток.

Заповнюється він у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації).

На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітку в особистій картці працівника, а бухгалтерія провадить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поряд із зазначенням кількості днів відпустки вказується «без оплати».

Припинення трудового договору

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (форма № П-8) застосовується відповідно при звільненні працівників. Він заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищим за рівнем органом. Один із примірників залишається у відділі кадрів, другий – передається до бухгалтерії. Підписується цей наказ начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації).

У розділі «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» робляться відмітки про нездані цінності, що значаться за працівником.

На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія проводить розрахунок із працівником. При звільненні за власним бажанням працівник оформляє заяву на лицьовому боці форми.