4.Касова документація

Каса - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

Перелік цінностей, які можуть зберігатися в касі:

- готівка - грошові знаки (банкноти, монети).

- касові документи - документи (касові ордери та відомості на виплату грошей, розрахункові документи, квитанції, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи), за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку.

Касові операції - це операції, що пов'язані з прийманням і видачею готівки шляхом проведення розрахунків через касу установи.

Правила ведення розрахунків готівкою регулює Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою правління національного банку України від 15.12.2004 року № 637.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня лімітований.

Ліміт каси - граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час.

Ліміт каси встановлюється залежно від режиму та специфіки роботи бюджетної установи, віддаленості від установи банку, що здійснює готівкове обслуговування, а також обсягу касових оборотів за всіма рахунками, термінів здачі готівки тощо.

Бюджетна установа може мати у своїй касі готівку в межах установлених лімітів (за винятком готівки для виплат, пов'язаних з оплатою праці, грошового забезпечення, стипендій, що зберігаються в касі понад ліміт упродовж трьох робочих днів).

Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду керівником установи.

Касир - це матеріально-відповідальна особа, яка здійснює приймання грошей до каси, видачу їх, ведення касової книги, несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих нею грошових коштів та інших цінностей та складання касового звіту, відповідає за ліміт каси.

Готівку до каси з реєстраційних рахунків касир отримує за грошовими іменними чеками, які виписують органи Державного казначейства на підставі заявки на видання готівки.

Порядок отримання готівки бюджетною установою

1 - подача документів для отримання готівки (заявку на одержання готівки, платіжні доручення на перерахування страхових внесків);

2 - перевірка органом ДКУ документів на відповідність;

3 - виписка чеку на отримання готівки;

4 - отримання готівки в банку на підставі одержаного в органі ДКУ чеку;

5 - оприбуткування готівки в касі установи.

На підставі перевіреної заявки органи ДКУ виписують на касирів чи уповноважених осіб, указаних у заявці, грошові чеки на отримання готівки, які реєструють у журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та осіб, які отримали чекові книжки. На підставі належно оформлених грошових чеків уповноважені особи розпорядників бюджетних коштів отримують готівку з рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів Державного казначейства.

В установі повинні бути створені відповідні умови, які гарантують збереження готівки в касі (окреме приміщення з охоронною сигналізацією для каси, сейфа тощо).

Касові операції оформляються наступними касовими документами .

Первинні документи касових операцій

1. КО-1 - Прибутковий касовий ордер

2. КО-2 - Видатковий касовий ордер

3. КО-3 - Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів

4. КО-4 - Касова книга

5. КО-5 - Книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей

6. Відомість на виплату грошей

Касовий ордер - первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси.

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів - документ, що застосовується для реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів та інших касових документів.

Касова книга - документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії Звіт касира з касовими ордерами під підпис у касовій книзі.

Книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей - книга, що застосовується для обліку готівки та сплачених документів.

Виплати, пов'язані з оплатою праці, проводяться касиром або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача чи за видатковими відомостями на виплату грошей.

На титульній сторінці видаткової відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень - словами, копійок - цифрами).