13. Ділові папери. Автобіографія. Доручення. Пропозиція. Розписка. Розпорядження. Характеристика. Довідка. Звіт. Прес-реліз. Резюме. Заява. Протокол.

Основним видом ділового мовлення є документ. Документ має як правове, так і господарське значення.Документи відтворюю факти діяльності установ, організацій, підприємтв та окремих осіб.

Документ – це доказ закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Документ як основна одиниця діловодства виконує певні фунції і повинен відповідати вимогам щодо укладання.

Функції документів:

-інформаційна – збереження і передача інформації,

-комунікативна – зв’язок між окремими структурами,

-культурна – закріплення і передача традицій,

-соціальна – задоволення соціальних потреб,

-правова – фіксацій правових норм і правовідносин.

Вимоги до форми і змісту документа:

1 документ повинен відповідати принципам чинного законодавства країни і директивним вказівкам вищих керівних органів,

2 документ повинен створюватися повноважним органом чи особою відповідно до рівня її компетенції,

3 документ повинен бути достовірним, відповідати вимогам реального життя,

4 документ за формою і змістом повинен відповідати вимогам чинного державного стандарту.

Автобіографія – це документ, в якому особа, яка його складає, у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Це документ із низбким рівнем стандартизації. За технікою відтворення автобіографія – рукописний документ, укладається в одному примірнику. Форма викладу – від першої особи, текст починається займенником І особи однини. Далі за текстом граматичне значення І особои передається за допомогою особових закінчень дієслів. Факти подаються у хронологічному порядку, стисло і чітко. Опис кожного етапу життя повинен починатися з абзацу.

Структура тексту автобіографії:

1 Повністю ПІБ, повна дата народження, місце народження.

2 Навчання в школі: роки навчання, повна назва навчального закладу.

3 Навчання після школи: роки навчання, повна назва навчального закладу, назва иакультету (відділення), назва спеціальності, набута кваліфікація.

4 Робота: роки роботи, повна назва підприємства, назва структурного підрозділу, назва посади.

5 Склад сім’ї: повністю ПІБ особи, рік народження, фах, місце роботи (навчання). Відомості про кожного члена родини пишуться з нового рядка.

Доручення – це документ (письмове повноваження), за яким орагнізація, офіційна чи приватна особа надає право (повноваження) іншій особі на законних підставах виконувати певні юридичні дії чи представницькі функції або отримувати матеріальні цінності від її імені.

Офіційне доручення укладається на спеціальному бланку уповноваженою на те особою.

В особистому дорученні обов’язково має бути засвідчення підпису довірителя, який має бути засвідчений керівником установи чи організації, де він працює чи навчається, або нотаріусом – без цього доручення не матиме юридичної сили.

Доручення видається на строк, не більше трьох років. Якщо термін дії длручення не вказаний, воно зберігає юридичну силу впродовж одного року з дня його підписання. Недитоване доручення не має юридичної сили.

Структура тексту особистого доручення:

1 Повністю ПІБ довірителя.

2 Повністю ПІБ особи, якій доручається виконувати дії (паспортні дані).

3 предмет доручення.

4 Термін дії доручення.

Пропозиція – це те, що виноситься на обговорення, рогляд, пропонується чиїй-небудь увазі.

Пропозиція – це документ, у якому особа висловлює свої думки щодо поліпшення організації, методів, структурної будови діяльності установ, фірм, товариства.

Розписка – це обліково-фінансовий документ, що підтверджує певну все виконану дію, - перадачу та отримання грошей, документів або матеріальних цінностей – між особою та установою чи приватними особами.

Розписка пишеться від руки і тільки в одному примірнику. Ніякі виправлення не допускаються.

Якщо розписка видається на велику суму або предмет великої цінності, у документ вносяться: домашня адреса та відомості документа особи, яка отримує матеріальні цінності. Така розписка вимагає нотаріального засвідчення.

Дати у розписках оформлюються наступним чином: 22 січня 2013 року.

Грошові суми та інші кількісні позначення пишуться цифрами та словами, які не відокремлюються і не переносяться на наступний рядок.

Структура тексту розписки:

1 Поністю ПІБ (посада, назва установи) особи, яка складає розписку.

2 Повністю ПІБ того, кому дається розвиска.

3 Опис матеріальних цінностей (їх найменування, кількість і вартість, точна сума коштів – цифрами і словами).

4 Якщо розписка службового характеру, указується документ, на підставі якого виконана описувана в розписці дія.

5 Якщо розписка приватного характеру, необхідно зазначити термін повернення отриманих цінностей.

Розпорядження - це документ, який видається посадовими особами, державними органами, установами, підприємствами в межах їх компетенцій й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих установ, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження складаються з таких реквізитів:

1 повна назва установи.

2 назва документа.

3 номер.

4 дата видання.

5. місце видання.

6 назва (про що розпорядження).

7 текст (констатуюча та розпорядча частини).

8 додатки (при необхідності).

9 посада, підпис, ініціали, прізвище особи, яка підписала.

Розпорядження складають, як правило, підзаконні акти двох типів:

- загального характеру – тривалої дії (видаються Президентом, Кабінетом Міністрів),

- окремого характеру – стосуються конкретного вулького питання (видаються, як правило, в установах та на підприємства їх керівникам та заступникам для вирішення оперативних завдань).

Розпорядження мають однаковий із наказами правовий статус, але замість слова “Наказую” вживаються слова “Вимагаю”, “Доручаю”, “Пропоную”, Забезпечити” тощо.

Характеристика – це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).

Характеристика дається, як правило, з останього місця роботи або навчання. Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.

У тексті характеристики необхіно зазаначати,з якого часу працює особа, як тавиться до виконання своїх службових і громадськіх обов’язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фаховий рівень, який авторитет має у колективі та ін.

Характеристика пред’являється під час вступу до ВНЗ, технікумів, коледжів, ліцеїв, при визначенні на керівні посади, а також для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади у науково-дослідних закладах.

У кожній правильно написаній харакетеристиці можна виділити чотири логічно пов’язані між собою частини.

Перша – анкетні дані. Вони йдуть за назвою документа, в них зазначають ПІБ, громадянство, посаду, вчений ступінь і звання, освіту. Їх прйнято розміщувати у стовпчик справа.

Друга – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на цьому підприємстві, просування по службі, рівень професійної майстреності).

Третя – власне характеристика, в яікй розглядаються ставлення до виконання своїх посадових обов’язків, підвищення професійного рівня, наукового рівня, стосутки у трудовому колективі. Тут же подаються відомості про урядові нагороди або заохочення.

Четверта – призначення характеристики.

Характеристика видається працівникові на руки або х його відома пересилається до підприємства, яке надіслало запит на неї.

Текст викладається від третьої особи.

Довідка – це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій. Відповідно до призначення розрізняють:

Службові довідки – посвідчують обставини й факти з діяльності організацій, установ.

Особисті довідки – посвідчують факти з життя та діяльності окремих громадян.

Службова довідка має об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

У діловодстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують місце роботи й оплату праці співробітників. Керівництво підприємства зобов’язане на прохання працівника видавати довідку про роботу в цій організації. При цьому можуть вказуються спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи й розмір з/п.

Довідки особистого характеру оформлюються на бланках або на чистих аркушах. У тексті обов’язково зазначають назву установи, куди надається довідка.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання у називному відмінку ПІБ особи, про яку надаються відомості. Не рекомендується вживати звороти на кшталт: дійсно вчиться дійсно проживає, цим повідомляємо тощо.

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Види:

1) статистичні (цифрові) - на спеціальних, виготовлених друкарсбким способом бланках,

2) текстові – на звичайному папері за встановленою формою.

Реквізити:

1 назва виду документа (звіт),

2 період, за який складається звіт,

3 назва установи, організації про роботу якої звітують,

4 текст,

5 підписи,

6 дата складання звіту,

7 індекс документа,

8 гриф завтвердження.

Декотрі види звітів мають додаткові реквізити – погодження і завтвердження. Ці документи складаються у текстовій або табличній формі. У таблиці найчастіше зводять статистичні звіти.

Розрізняють звіти періоличні і разові. Перші затверджуються керівником, який раніше підписував план, другі – не затверджуються, а лише адресуються посадовим особам, від яких одержано завдання або доручення.

Текст звіту має бути чітким за побудовою, з логічною послідовністю викладу матеріалу, містити вичерпну інформацію по всіх питаннях, схеми, а також узагальнення і висновки.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне й негативне, зробити висновки, окреслити перспективи.

Прес-реліз – це документ, в якому організація чи публічна особа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією, актуальним способом вирішення суспільної проблеми, новинкою і подальше висвітлення її у найвигіднішому або важливому для організації аспекті.

Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст зацікавився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події та її подальшого висвітлення.

Резюме нині – це поширений документ про прийом на роботу до комерційних підприємтв. Особливістю резюме є виклад відомостей про освіту та трудову діяльність у зворотньому хронологічному порядку. У графі “Додаткові відомості” можна вміщувати будь-яку інформацію: володіння іноземними мовами, наявність друкованих праць, професійні навички за іншим фахом та ін.

Основне призначення резюме – надати змогу потенційному роботодавцю в зручний та ефективний спосіб швидко визначити, чи варто взагалі продовжувати з вами розмову на цю тему. Резльтат ознайомлення з резюме – не прийом на роботу, а рішення шодо доцільності подальших зустрічей і бесід з вами. Резюме – це стислий опис пропонованого на ринку праці товару, тобто ваших знань, навичок і вмінь, що виділяють вас із загальної маси конкурентів. Головне – чітко вказати свої досягнення і навички, котрі відповідають вимогам до кандидатів саме на конкретну посаду. Резюме складається на 1-2 аркушах і повинне в стислій, вибірковій, конкретній формі відображати:

-елементи біографії, головним чином трудової, що характеризують досвід роботи,

-узагальнені відомості про освіту,

-кваліфікацію, отриману після закінчення основного навчального закладу або після здобуття додаткової освіти,

-спеціальність, якщо вона відповідає роботі, на яку ви претендуєте,

-досягнення (нагороди, зв’язки з авторитетними людьми, виробничі/фінансові досягнення фірми, де ви працювали, і які отримані в результаті вашої діяльності – тобто, усе, що може зацікавити роботодавців).

У тексті доречно позитивно оцінювати свої якості, але не слід обманювати. Важливим є не стільки перерахування місць роботи та посад, скільки результати діяльності. Лаконічні і конкретність передбачають не загальні твердження, а перерахування загальносистемного й прикладного програмного забезпечення, з яким ви працюєте. Рекомендується менше розповідати про своє приватне життя. Не рекомендується занадто вправлятися в оформленні (дизайні) тексту. Використовуйте термінологію, зрозумілу спеціалісту широкого профілю, адже читач може взагалі не бути професіоналом в даній сфері.

Заява – це публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, де викладається певне прохання (пропозиція). Це документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Розрідняють заяви від організацій та установ і особисті заяви.

В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати в такій послідовності:

1 праворуч на останній третині рядка пишуть назву організації си установи, куда подається заява,

2 нижче колонкою викладють відомості про того, хто подає заяву: назву професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, адресу,

3 ще нижче посередині рядка пишуть слово ЗАЯВА,

4 через один рядок з абзацу й великої літери починається текст заяви.

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику.

Загальні реквізити заяви:

1 адресат (назва установи або посади, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім’я яких подається заява),

1 адресант (назва установи або посади, ПІБ у родову відмінку особи, яка звертається із заявою),

3 назва виду документа,

4 текст,

5 підстава: перелік документі, доданих до заяви на підтвердження її привомірності,

6 дата,

7 підпис.

Заява пишеться власноруч в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, заява про притягнення до відповідальності тощо.

Протокол – це документ колегіальних органів, в якому фіксується місце, час, мета проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, семінарів, подається склад присутніх, викладається зміст виголошених доповідей і виступів, а також ухвали з обговорених питань.

-стислий – фіксуються лише ухвали,

-повний – містить, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів,

-стенографічний – усі виступи й ухвали записуютьсч дослівно.

Протокол укладає офіційна, компетентана особа, що засвідчує той чи інший факт.

Реквізити:

1 назва виду документа (протокол),

2 порядковий номер протоколу,

3 назва зборі, конференцій, засідання, наради із зазначеням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо),

4 назва підприємства,

5 дата, місце проведення зібрання,

6 кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досять вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист,

7 посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції,

8 порядок денний. Питання мають бути сформульовані в називному відмінку,

9 текст,

10 перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок,

11 підписи керівників зборів, конференцій, засідання або наради (голови і секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним.