Документ – це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі, інформації о факті, події, явищі обєктивної дійсності та результатами розумової діяльності людини.
Функція документів – інформаційна.
1.Вимоги до документів:
2.Видаватися уповноваженими органами або особою відповідно до його компенсації
3.Не повинен суперечити чинному законодавству
4.Має бути точним, достовірним і переконливим.
5. Бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів
6. Містити конкретні вказівки та пропозиції
7. Бути предметним для тривалого зберігання.
Поділ документів:
1.за способом фіксації інформації
-Письмові
-Графічні
-Фото-, кінодокументи
Фотодокументи
2.за призначенням:
-Організаційні
-Розпорядчі
-Інформаційні
3.за назвою
4.за походженням:
-Службові
-Особисті
5.за місцем складання:
-Внутрішні
-Зовнішні
6.за формою:
-Стандартні
-Індивідуальні
7. за терміном виконання:
-Не термінові або звичайні
-Термінові
8. за ступенем гласності
-Не секретні (звичайні, для службового користування)
-Таємні або секретні
9. за стадіями створення
-Оригінали
-Копії
Відпуск – повна копія відправленого з установи документа
Витяг – копія частини документа
Дублікат – другий примірник оригіналу, виданий у разі втрати.
10.за складністю
-прості (1 питання)
-складні (2 і більше питання)
11. за терміном зберігання
-тимчасового зберігання (до 10 р)
-Тривалого зберігання (10 р)
-постійного зберігання (немає терміну зберігання)
12.за технікою відтворення
-Рукописні
-Відтворені електронною технікою
13. за спеціалізацією
-загальні
-з адміністративних питань
-спеціалізовані
Реквізит – окремий структурний елемент документа
-постійні – друкуються під час виготовлення бланка
-змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення
Формуляр – сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності.
Бланк – аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містить постійну інформацію.
Виготовляють бланки: А4 та А5
Штамп – це група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа, як єдиний блок.
Загальні вимоги до оформлення
Розміри берегів розміщення на сторінці:
Ліве-35 мм
Праве – більше 8 мм
Верхнє – 20 мм
Нижнє – більше 19 для А4, 14 для А5
-На другій сторінці – підпис і як мінімум 2 рядки тексту.
-Не бажано відривати один рядок від абзацу, число від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати його на попередній.
-Нумерація починається с другої сторінки
- рубрикаця тексту:
Традиційна(арабські та римські цифри)
Нова (тільки арабська)
Вимоги до ділової мови
1.обєктивність
2. стандартність передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію.
Концеларизми – основні слова або стійкі словосполучення, які визначають графіку адміністративно-концелярського підстилю офіційно-ділового стилю укр..діл.мови.
Визначаються
-сухістю
-беземоційністю
- словотворною одноманітністю
3.логічна послідовність
4.ясність викладу, точність опису
5.Свобода від суперечностей
6.переконливість забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.
7. локанічність
8.повнота інформації
Лист – поширений вид документації, один із способів обміну інформації
Поділяють
Комерційні фіксують укладання і виконання комерційної угоди.
Види
-листи-запити
-листи-рекламації
-пропозиції
-відповіді на них
Ділові вирішують організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних відносин кореспондентів.
Види:
1ініциативні
2.листи-відповіді
1.листи, що потребують відповіді
-листи-прохання
- звернення
-пропозиції
-запити
-вимоги
2.листи, що не потребують відповіді
-підтвердження
-нагадування
-попередження
-повідомдення
-супровідні
Літературна українська мова – це унормована, відшліфована форма загальнонародної мови, що обслуговує найрізноманітніші сфери суспільної діяльності людей: державні та громадські установи, пресу, художню літературу, науку, театр, освіту, побут людей
Перша наукова установа- Наукове товариство ім..Шевченка у Львові.
Зачинателем нової української літературної мови був І.П.Котляревський.
Основоположником сучасної літературної мови вважають Тараса Шевченка
Норма літературної мови – це сукупність загальноприйнятих правил реалізації мовної системи, які закріплюються у процесі суспільної комунікації.