15. Довідково-інформаційні документи. Довідка (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Документи з кадрово-контрактних питань — це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення , переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо

Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів

Довідки діляться на дві групи:

особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

зовнішніми — укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

внутрішніми — укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3) Дата і місце укладання документа.

4) Номер.

5) Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

6) Текст довідки.

7) Призначення (куди подається довідка).

8) Підписи службових осіб.

9) Печатка.

16. Довідково-інформаційні документи. Оголошення (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Довідково-інформаційні документи (акт, відзив, ви­сновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояс­нювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспон­денція), телеграма, факс, телефонограма).

Оголошення – це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір робочої сили та ін.

За походженням розрізняють оголошення:

- офіційні (від державних установ, організацій, підприємств, навчальних

закладів);

- приватні (від окремих осіб).

Специфічним різновидом оголошень є афіші, які рекламують кінофільми, вистави, концерти, урочисті заходи. За формою оголошення бувають писані, мальовані, друковані.

Основні реквізити: назва; заголовок; текст, в якому обов'язково вказується, хто й про що повідомляє, дата, час і місце проведення заходу, адреса, відомості про автора документа.

Для кращого сприймання тексту оголошення застосовують поєднання великих і малих літер, добір відповідних кольорів, симетричність розташування повідомлень; дата виділяється іншим шрифтом; формулювання в тексті стислі.

17. Довідково-інформаційні документи. Акт (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Акт – це документ правової чинності, в якому конста­туються або підтверджуються факти, події, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, вчинками посадових осіб.

Акти поділяються на законодавчі й адміністративні.

Законодавчі акти містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні акти складаються тимчасовими або постійно діючими комісіями, окремими посадовими особами (ревізорами, інспекторами) в присутності свідків або без них за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ чи товарно-грошових цінностей, проведенні випробувань нової техніки, нещасних випадках, інвентаризації, зміні керівництва тощо. Тимчасові комісії призначаються, як правило, наказом керівника установи, якому потім подаються на розгляд і затверд­ження результати роботи комісії. При необхідності акти розглядаються й затверджуються вищою інстанцією.

Кількість примірників актів визначається нормативни­ми документами або практичними потребами. Акт може бути підставою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів, судового позову.

2 Акт складається з таких реквізитів:

1. Автор документа (назва відомства, організації).

2. Затвердження (вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата, номер, місце складання.

5. Заголовок.

6. Підстава (наказ керівника установи).

7. Склад комісії.

8. Присутні.

10. Текст.

11. Відомості про кількість примірників, їх місцезнаходження.

12. Перелік додатків до акта.

13. Підписи членів комісії та присутніх (за необхідності).

Текст акта складається зі вступної (підстави для скла­дання акта, склад комісії, мета її роботи) та констатуючої частин (суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, пропозиції, висновки).

18. Довідково-інформаційні документи. Пояснювальна записка (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Термін "пояснювальна записка" вживається в двох значеннях:

o вступна частина до якогось іншого документа, як правило, великого за

обсягом (напр., пояснювальна записка до навчальної програми);

o пояснювальна записка - це письмове пояснення ситуації, що склалася,

фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення

дисципліни, невиконання: роботи) на вимогу керівника.

Основні реквізити: відомості про адресата (назва посади, прізвище, ім'я та по батькові); назва документа; дата написання; заголовок; текст; відомості про автора документа (назва посади, прізвище, ім'я та по батькові); підпис автора.

Пояснювальна записка виконується на аркуші формату A4 від руки фіолетовими або чорними чорнилами. Допускається вживати пасту тих самих кольорів. Усі малюнки та схеми, таблиці виконуються простим олівцем, або чорною пастою. Бажано, щоб великі таблиці розміщувалися на окремому аркуші. Якщо головка (шапка) таблиці розміщена вздовж довшої сторони аркуша, вона повинна читатися при повертанні голови читаючого вліво. Для виконання великих таблиць, малюнків, схем допускається вживання аркушів формату A3.

Пояснювальна записка повинна виконуватися чітким розбірливим почерком, або креслярським шрифтом №5.

Найменування розділів – тільки креслярським шрифтом № 7. Перенесення слів у найменуваннях розділів не допускається. Між найменуванням розділу і його текстом пропускається один рядок.

Усі довідникові дані або обрані методи розрахунку повинні підтверджуватися посиланням до відповідної навчально – нормативної або технічної літератури. Посилання ставиться у квадратних дужках одразу після наведення ствердження або цифр, взятих з літератури. Посилання (у квадратних дужках) містить в собі номер літературного джерела згідно із списком літератури, наведеного на при кінці пояснювальної записки, і номер сторінки цього джерела, з якого були обрані ці дані.

Наприклад: Vp=200m/xb /5; c.55/

Якщо весь розділ виконується з рекомендаційного одного джерела, то посилання на це джерело ставиться поряд з нумеруванням розділу один раз, а коло використаних даних робиться посилання тільки до відповідної сторінки,цього джерела.

Наприклад:

7. Розрахунок режимів різання /5/

Операція 015. Токарна.

Vр=200м/хв /с.55/

Нумерування аркушів у пояснювальній записці – наскрізне, арабськими числами. Нa титульному аркуші номер не ставиться. На послідуючих аркушах номер ставиться у правому верхньому куті. Якщо вживаються аркуші з рамкою і штампом згідно ГОСТ 2.106 - 96, то номер аркуша ставиться у штампі, але не менше як на п'яти перших аркушах штамп заповнюється згідно правил ЄСКД.

Кожний розділ пояснювальної записки починається на новому аркуші. Текст виконується з однієї сторони аркушу.

Титульний аркуш (завдання на проектування) видається учневі викладачем – керівником проекту. Цей документ надрукований на друкарському бланку і містить у собі:

Ø сформульовану тему проекту та початкові дані;

Ø склад і обсяг проекту;

Ø дату видачі і закінчення проекту;

Ø підписи голови випускаючої циклової методичної комісії та керівника проекту.

Титульний аркуш затверджується заступником директора з навчально – виробничої роботи. Після затвердження теми проекту її заміна не допускається. Титульний аркуш є першим аркушем пояснювальної записки і номер аркуша на ньому не проставляється.

У розділі “ Зміст ” пояснювальної записки усі найменування назв послідуючих розділів записуються у тій послідовності, що і в цьому методичному посібнику.

Усі розділи, крім вступу, нумеруються арабськими цифрами; слово розділ не пишеться.

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особис­тими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).