Реконструкція дороги у с.Мшана
1.Проведення підготовчих робіт 3.Завершення робіт
2 Проведення основних робіт
1.1Закупівля
товарів
2.1
Оцінка
цінових пропозицій
3.1
Інформування
2.2
Вибір
дорожного полотна
1.2Інформування
3.2
Облаштування освітлення
2.3
Знаки
1.3
Виконавці
3.3
Нанесення розмітки
2.4.Інформування
Наступним кроком розробки структури проекту є визначення організаційної структури OBS- проекту.
OBS (Organizational Breakdown Structure ) – є графічним відображенням учасників проекту (фізичних та юридичних осіб) та їхніх відповідальних осіб, залучених до реалізації проекту.
Елементами ОBS можуть бути:
1.окремі виконавці (керівники, фахівці, службовці);
2.організації, структурні підрозділи і служби, 3.у яких зайнята та або інша кількість фахівців, що виконують певні 4.функціональні обов'язки;
5.зовнішні постачальники обладнання, послуг;
6.інші організації.
Правила побудови OBS – Структура проекту
На верхньому рівні OBS проекту знаходиться керівник та команда управління проектом.
На наступному рівні – виконавці: організації, відділи, підрозділи тощо Виконавцями виступають окремі організаційні структури, які володіють технологією виконання пакетів робіт нижчого рівня у WBS-структурі.
Останнім рівнем OBS-структури є відповідальні особи виконавців. Це не обов’язково повинні бути керівники, а ті співробітники, яким доручено безпосередньо організовувати і відповідати перед виконавцем за виконання конкретного елемента WBS-структури.
На етапі планування, коли розробляють OBS-структуру проекту, дуже часто невідомо, які конкретні організації та їхні відповідальні особи будуть залучені до проекту. Відповідь на це запитання буде отримана тільки після проведення відповідних тендерів на виконання робіт. Тому попередньо в OBS-структуру вводять умовні позначення виконавців та їх відповідальних осіб, які потім змінюють на конкретні дійсні назви та прізвища.
OBS – Структура проекту
Команда проекту Селищний голова
1 Виконавці проекту агенство“Автодор” 4 Рекламне агентство 3 Селищна рада 2 змі
2.1
Журналіст
3.1
Голова села
4.1
Менеджер з реклами
1.1
Тендерний
комітет
4.2..Редактор
2.2
Керівник
1.2Бухгалтер
4.3
Керівник агенства
1.3
Керівник агентства
1.4
Виконавці робіт
2.1.Регіональна особливість планування проектної діяльності в
проектах забезпечення реконструкції автомобільної дороги.
Об’єднанням WBS та OBS структур є матриця RAM.
Проектна діяльність дозволяє найбільш ефективно оперувати співвідношенням наявних ресурсів, часу і якості підсумкового продукту. За допомогою грамотного планування можна своєчасно здійснювати коригувальні управлінські впливи в будь-який момент на кожному з етапів життєвого циклу проекту. Використання відповідної методології дає можливість завчасно обчислити повну вартість виготовлення технічної документації, середню тривалість реалізації, визначити відповідальних осіб на кожному етапі (OBS-структуру, матрицю RAM). Важливо правильно спланувати повний перелік робіт (побудувати WBS-основу проекту) та послідовність їх виконання (зобразити PDM-мережа). Слід заздалегідь виявити ланцюг завдань, хід яких слід найбільш ретельно контролювати. Оскільки вони не мають резерву, то сумарна тривалість їх здійснення визначає повну тривалість проекту (за методом критичного шляху). Суттєвого полегшенню управління сприяє такий інструмент, як матриця відповідальності (або лінійний графік). Її будують на підставі попередньо розробленої WBS-структури (ієрархічної основи для вироблених робіт) та OBS-структури (організаційної конструкції за виконавцями). Вона застосовується для здійснення керівних впливів шляхом введення принципу відповідальності (Principle Responsibility).
Потрібно персоніфікувати по відповідним фахівцям кожне з містяться в програмі завдань. Для проекту створюється матриця відповідальності - це відображення спланованих зв'язків (найчастіше - графічне). Її зображують у вигляді таблиці, що базується на базисі співвідношень WBS-і OBS-структур. Тоді перший представляють в якості вертикальних рядків матриці, а другий - горизонтальних стовпців. Для кожного WBS-елемента визначається співробітник, який координуватиме його виконання. На місці перетину двох компонентів проставляють відповідний знак. Матриця відповідальності, якщо вона складена правильно, повинна давати уявлення про те, хто керує виконанням кожної ланки ієрархічної структури більш низького рівня. За виконання якогось із WBS-елементів може відповідати тільки одна людина. Але хід відразу декількох складових робіт може бути підконтрольний єдиного особі.
RAM - так коротко позначається матриця відповідальності проекту (Responsibility assignment matrix) - розподіл звітності та обов'язків у вигляді таблиці. Для добре організованою програми повинне дотримуватися правило, щоб виконання будь-якої мети контролював певний керуючий орган. Наприклад, керівник проекту - місію (всі завдання), відповідальні виконавці - окремі елементи і т.д. По суті, таким способом будується древо цілей. Воно повинно відповідати порядку підрозділи структури, якій доручено реалізацію ідеї. Функціональні обов'язки всіх осіб, задіяних у запланованих роботах, визначає матриця відповідальності. Вона служить для конкретизації набору завдань, а за їх виконання люди звітують персонально.
Спеціальне програмне забезпечення дозволяє полегшити діяльність з підготовки проектів. З його допомогою набагато швидше можна складати WBS-і OBS-структури, переліки робіт з організацією по фазах і контролю. Створюється та ж матриця відповідальності RAM, але в більш докладному вигляді. Таким чином, без зайвих зусиль можна у відповідних програмних пакетах отримувати потрібні таблиці. А також у разі необхідності швидко змінювати будь-які дані по проекту, одночасно отримуючи їх оновлене графічне відображення.
ВИДИ РОБІТ |
1 Виконавці проекту агенство“Автодор”
|
2 ЗМІ
|
3 Селична рада
|
4 Рекламне агентство
|
|||||||||
Тендерний комітет |
Бухгалтер |
Керівник агенства |
Виконавці робіт |
Журналіст |
Керівник |
Голова села |
Менеджер з реклами |
Редактор |
Керівник Агенства |
||||
1.Проведення підготовчих робіт
|
І |
|
* |
** |
|
|
|
|
|
|
|||
1.1Закупівля товарів
|
|
|
** |
|
|
|
* |
|
|
|
|||
1.2Інформування
|
|
|
|
|
** |
|
* |
|
|
|
|||
1.3 Виконавці
|
|
|
|
** |
|
|
* |
|
|
|
|||
2 Проведення основних робіт
|
|
|
|
** |
|
|
* |
|
|
|
|||
2.1 Оцінка цінових пропозицій
|
|
** |
|
|
|
|
* |
|
|
|
|||
2.2 Вибір дорожного полотна
|
|
|
** |
|
|
|
* |
|
|
|
|||
2.3 Знаки
|
|
|
|
** |
|
|
|
|
|
|
|||
2.3.1Інформування
|
|
|
|
|
** |
|
* |
** |
|
|
|||
3.Завершення робіт
|
|
|
** |
** |
** |
|
|
** |
|
|
|||
3.1 Інформування
|
|
|
|
|
** |
|
|
** |
|
** |
|||
3.3 Облаштування освітлення
|
|
|
|
** |
|
|
|
|
|
|
|||
3.2 Нанесення розмітки
|
|
|
|
** |
|
|
|
|
|
|
|||
Календарне планування проекту, яке полягає у визначенні календарних дат виконання всіх робіт, ставить за мету координацію діяльності залучених до проекту виконавців для забезпечення його успішного завершення, створення умов задля реагування на ринкові можливості та вчасного надходження доходів, що гарантує ефективність інвестицій.
Календарний план як перелік тільки планових параметрів проектних робіт втрачає свій сенс без порівняння з фактичними термінами їх виконання, тому частіше ведуть мову про календарні графіки.
Календарний графік відбиває планові й фактичні дані про початок, кінець і тривалість кожного робочого елементу WBS. У ньому також відмічається можлива гнучкість у даті початку роботи без ускладнення виконання усього проекту (тобто запас часу по некритичних роботах). Для найскладнішого календарного графіка записується чотири версії для дат початку, кінця, тривалості та запасу: рання, пізня, запланована календарна, фактична.
Цілі календарного графіка:
забезпечити вчасне надходження фінансування;
координувати надходження ресурсів;
вчасно забезпечити потрібні ресурси;
передбачити у різні моменти рівень потрібних фінансових витрат і ресурсів та раціональний розподіл їх між проектами;
забезпечити вчасне виконання проекту.
Існує два прийнятих шляхи подання календарного рафіка:
табличний – з переліком робіт із зазначенням тривалості їх виконання;
діаграмний – балочні діаграми або діаграми Ганта.
У таблиці вміщується перелік робіт на певному рівні WBS із датами початку, кінця, тривалості по кожній з робіт. Цей спосіб дає необхідну інформацію для планування і контролю, проте йому бракує наочності.
Захід(вид роботи) |
Тривалість заходу |
Місце проведення |
Організація-виконавець заходу |
1.Проведення підготовчих робіт
|
1 тиж |
Селищна рада |
Відділ транспорту |
1.1Закупівля товарів
|
3 дні |
Фахівець |
|
1.2Інформування
|
1 тиж |
ЗМІ села |
Голова села |
1.3 Виконавці
|
3 тиж |
Організація з надавання транспортних послуг |
Директор, керівник відділу |
2 Проведення основних робіт
|
1 тиж |
Селищна рада |
Бухгалтер |
2.1 Оцінка цінових пропозицій
|
1 тиж |
Виконавці проекту |
Тендерний комітет |
2.2 Вибір дорожного полотна
|
2 тиж |
||
2.3 Знаки
|
1 тиж |
||
2.4Інформування
|
1 тиж |
||
3.Завершення робіт
|
2 міс 2 тиж |
Будівельна компанія |
Будівельна компанія |
3.1 Інформування
|
3 тиж |
ЗМІ села |
|
3.2 Облаштування освітлення
|
1 міс |
Виконавці |
|
3.3 Нанесення розмітки
|
2 тижні |
Виконавці |
На наступному етапі виконаємо ресурсне планування проекту.
До ресурсів проекту відносяться трудові ресурси, обладнання, матеріали та грошові кошти. Крім того, вони поділяються на два основних класи — відновлювані, тобто ті, що можуть бути повторно використані на різних операціях проекту (трудові ресурси, обладнання), та не відновлювані, які на операціях проекту витрачаються та використовуватись більше не можуть (матеріали). Одним із важливих питань в управлінні проектами є питання планування потреби в ресурсах. Іноді існує така ситуація, коли підприємства не планують належним чином і не наділяють проектну команду належними ресурсами, що на кінцевому етапі призводить до негативних результатів.
Тому планування ресурсів повинно означати визначення того, які ресурси та в якій кількості будуть використані на роботах проекту.
Робота |
Назва ресурсу |
Кількість ресурсу |
Вартість одиниці ресурсу |
Загальна вартість |
1.Проведення підготовчих робіт
|
Фахівець відділу транспорту |
5 осіб |
1000 грн. |
5*1000 = 5000 грн. |
1.2Інформування
|
Фахівець ЗМІ |
шт., 2 осіб |
1500 грн. |
2ос*1500грн*7міс.= 21000 грн. |
|
|
|
|
|
1.1Закупівля товарів
|
Фахівець цінових пропозицій перелік обладнання: |
8 осіб
|
7000 грн. |
8*7000 грн. = 56000 грн. |
Дорожній одяг,знаки. |
50 шт. |
800 ти. грн. |
50*800 = 40000 грн. |
|
Фарба |
100л. |
50 грн. |
100 * 50 = 5000 грн. |
|
Електрообладнання |
100шт. |
600 грн. |
100*600 = 60000 грн. |
|
2 Проведення основних робіт
|
Фахівці в галузі |
60 осіб |
100 тис. грн. |
60*100000 = 60 млн. грн. |
3.1 Інформування
|
ЗМІ |
3 ос. |
7 тис. грн. |
3*7 = 21 тис. грн. |
5.Експлуатація дороги |
Працівники відділу транспорту |
3 осіб |
3 тис. грн. |
3*3 = 6 тис. грн. |
Загальна вартість: |
6214000 грн. |
|||
Важливе місце у плануванні проекту, як уже зазначалось, посідають завдання календарного планування.
Календарне планування – це процес складання й коригування розкладу, в якому роботи, що виконуються різними організаціями, взаємопов’язуються між собою в часі і з можливостями їх забезпечення різними видами матеріально-технічних та трудових ресурсів.
|
Розглянемо детальний план ресурсів проекту у наступній таблиці.