2. Процесс приобретения материалов

Процесс приобретения материалов включает выполнение ряда взаимосвязанных работ:

1. составление заявок;

2. анализ заявок;

3. выбор поставщиков;

4. размещение заказов;

5. контроль выполнения заказов;

6. завершение процесса приобретения.

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов делаются сотрудниками подразделов предприятия.

Заявки содержат информацию о видах, необходимом количестве материалов и сроках доставки.

Заявки составляются с расчетом опережения фактических потребностей в них.

Сроки поставок материалов, указанных в заявке, должны быть составлены с минимальным опережением.

Заявка должна учитывать возможности поставщика и потребности потребителя.

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов анализируются службой закупок.

Цель анализа – обеспечение минимальных затрат по каждому виду материалов.

Служба поставок не имеет права изменять материалы, указанные в заявках.

Работники отдела должны анализировать заявки и предлагать такие варианты, которые приводят к снижению стоимости заказа.

Выбор поставщиков.

При выборе поставщиков основными критериями являются:

1) надежность поставщика;

2 способность поставлять необходимые ресурсы надлежащего качества и в необходимые сроки;

3) поставка материальных ресурсов по минимальным ценам;

4) отдаленность поставщика от потребителя;

5) наличие у поставщика свободных мощностей.

Основными источниками информации о поставщиках и материалах являются:

- личные контакты с «продавцами»;

- объявления в рекламных изданиях;

- посещение предприятий и изучение практики поставок продукции;

- информация, поступающая из банков, торговых ассоциаций и т.д.

В результате изучения всех источников составляется список поставщиков, имеющих крепкую репутацию.

Потом выбирают из них тех, кто предлагает наиболее выгодные условия по цене и срокам поставок.

Размещение заказов.

Приобретение материалов осуществляется разными методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий.

Основными методами закупок являются:

- приобретение материалов одной большой партией за один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: потребность в дополнительных складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала;

- регулярные закупки материалов мелкими партиями, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров и они поставляются ему мелкими партиями в течение определенного периода.

Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, т.к. товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного или недостаточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе;

- ежедневные (ежемесячные) закупки (этот метод используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов). Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

Недостаток: дефицит материальных ресурсов при отсутствии финансовых средств на оплату поставки;

- получение товара по мере необходимости (похожь на регулярную поставку товаров). Особенности метода:

-количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

-поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

-оплачивается только поставленное количество товара;

-по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; минимум работы по оформлению документов; ускорение оборота капитала.

Недостаток: дефицит материальных ресурсов при отсутствии финансовых средств на оплату поставки.

- закупка товара с немедленной сдачей (покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости).

Товар заказывается тогда, когда он требуется и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток метода: в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Документально заказ оформляется составлением контракта между поставщиком и потребителем материальных ресурсов (т.е. сырья, материалов, комплектующих).

Структура контракта предусматривает:

- изучение предмета контракта;

- указание качества и количества товара;

- сумму контракта;

- порядок поставки и приемки товара;

- ответственность сторон;

- порядок решения конфликтов.

Контроль выполнения заказов осуществляется отделом закупок. При этом возможны изменения в графиках поставок материалов или уточнения графиков выпуска продукции.

Завершение процесса приобретения.

Получение заказанных материалов с точным выполнением условий контракта, завершает операцию приобретения.

В процессе приемки продукции необходимо увериться, что поставленный материал:

- нужного качества и в нужном количестве;

- пришел в обговоренный срок и за обговоренную цену.

Документальное оформление поставок допускает получение от поставщиков уведомления об отгрузке и сопроводительный лист.

В сопроводительном листе указывается количество товаров и время поставки.

Поступление товаров на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.