5.1.2. Системы подготовки текстов: классификация, функц. Возможности.

Среди наиболее распространенных программ выделяются программы обработки текстов. Они представляют собой приложения для создания, обработки, хранения и печати документов различной сложности. Функциональные возможности этих программ варьируются от простейших редакторов текстов, предназначенных для создания текстов простой структуры, до сложных издательских систем, позволяющих создавать документы для типографского издания. В зависимости от функциональных возможностей программные продукты обработки текстов принято делить на: редакторы текстов (Norton Editor, встроенные редакторы в с-мы прогаммирования и т.д. ; редакторы документов (текстовые процессоры MS Word, Ami Pro, Word Perfect, LaTex); издательские системы (Corel Ventura Publisher, Adobe PageMaker).

Классификация А.Я. Савельева:

1. редакторы программ (Edlin, EdiProf)

2. встроенные редакторы

3. редакторы документов общего вида (WordStar)

4. издательские системы

5. корректоры текстов

6. перекодировщики текстов

Осн. функциональные возможности:

1. работа с документами

2. редактирование документа

3. автоматическое выполнение операций

4. форматирование

- абзацев - выбор шрифта- создание списков

- разбиение на колонки- использование обрамления и заливок- использование стилей

5. вставка

- дата и время- формул и алгебраических символов- рисунков- клипов- фигурного текста- сносок и перекрестных ссылок- нумерация рисунков и иллюстраций

+ доп. возможности: - работа с табл.ми; - деловая графика

Оформление:

- вставка номеров страниц- колонтитулы

- создание разделов- оглавления- предметного указателя

Доп. возможности:

- наличие встроенного языка программирования - создание серийных документов- почтовые конверты- письма для массовой рассылки- ведение статистики документа- поддержка режима wysiwyg ( What You See Is What You Get)

5.1.3. Технология создания текстового документа в word. Особенности интерфейса, настройка рабочей среды. Шаблоны. Подготовка к печати: параметры страницы, колонтитулы, нумепация страниц.

Технологию создания документа удобно представить в виде последовательности этапов: подготовительный, основной, заключительный, – каждый из которых состоит из шагов.

Настройка Word для работы

1. Загрузка текстового процессора и подготовка к созданию документа.

2. Установка параметров страницы.

3. Выбор режима отображения документа.

4. Задание масштаба отображения документа.

5. Задание параметров абзаца.

6. Выбор шрифта.

7. Расстановка переносов.

Набор, редактирование, форматирование и сохранение документа

8. Набор текста.

9. Сохранение документа.

10. Редактирование текста.

11. Форматирование текста.

Печать документа

12. Установка колонтитулов.

13. Предварительный просмотр.

13. Печать.

14. Анализ подготовленного документа.

15. Завершение работы.

Шаблон – это совокупность постоянного текста, графики, стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панели инструментов, нестандартного меню. Шаблон храниться в виде специального файла с расширением .dot.

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т. д. Чтобы воспользоваться готовым шаблоном следует выполнить команду Файл ►Создать и в появившемся окне выбрать необходимый шаблон.

Интерфейс

После загрузки Microsoft Word на экране появляется окно со стандартной для приложений Microsoft Windows структурой: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, линейки, рабочая область документа, полосы горизонтальной и вертикальной прокрутки, строка состояния.

Строка заголовка выделена контрастным цветом. На ней расположены; кнопка системного меню, название рабочего документа, название приложения и кнопки управления окном. После запуска текстового процессора Microsoft Word в строке заголовка отображается имя документа.

Ниже строки заголовка размещается строка меню. Каждый пункт меню объединяет команды, реализующие определенную группу операций.

Файл. Создает новые, сохраняет, находит и открывает ранее созданные файлы, обеспечивает расположение текста на странице, а также просмотр и печать документов.

Правка. Перемещает, копирует, удаляет объекты, выполняет поиск и замену фрагментов текста.

Вид. Позволяет просматривать документ и его структуру различными способами; изменять масштаб отображения документа; оформлять колонтитулы; настраивать необходимые панели инструментов.

Вставка. Позволяет вставлять объекты, автоматизирует добавление специальной И.: номеров страниц, даты, сносок и ссылок. Обеспечивает автоматическое составление оглавления документа.

Формат. Позволяет выполнить операции, улучшающие визуальное восприятие документа.

Сервис. Позволяет выбрать язык, проверить правописание документа, выполнить автозамену, просмотреть статистику документа, изменить опции программы, настроить параметры.

Табл.. Автоматизирует процедуры создания, правки и преобразования таблиц.

Окно. Переключает окна различных документов, организует удобное размещение открытых окон.

Справка. Содержит И., оказывающую помощь пользователю в работе.

Состав меню настраивается с помощью вкладки Команды, появляющейся после выполнения команды Сервис►Настройка.

Панели инструментов (пиктографические меню) состоят из кнопок-пиктограмм, которые разделены на группы и соответствуют наиболее часто употребляемым командам обработки документов:

        работа с файлами: создать новый документ, открыть существующий документ, сохранить, отправить сообщение;

        подготовка к печати: печать, предварительный просмотр, проверка правописания;

        работа с выделенным фрагментом: вырезать, копировать, вставить;

        отмена команды: отменить ввод и вернуть назад;

        работа со шрифтом: стиль, шрифт, размер шрифта;

        вид букв: жирный, курсив, подчеркнутый;

        расположение текста на странице: выравнивание строк по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине.

При установке курсора мыши на кнопку панели инструментов появляется подсказка о назначении выбранной кнопки.

Основную часть окна процессора Word занимает область работы с текстом, называемая рабочей областью. Она обрамлена сверху и слева линейками, а снизу и справа полосами прокрутки, которые предназначены для быстрого перемещения по документу. Линейки служат для ориентации на странице, установки границ и позиций табуляции, абзацных отступов и полей страницы. К левому краю горизонтальной полосы прокрутки примыкают кнопки, управляющие режимами просмотра и правки документа.

Самая нижняя часть рабочего экрана Word – строка состояния, содержащая И. о текущем состоянии текстового процессора и режимов работы с документом.

Настройка рабочей среды

Существенными компонентами пользовательского интерфейса Word являются режимы, или виды отображения документа в рабочем окне. В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы для работы с документом:

        обычный;

        Web-документа;

        разметки страницы;

        структуры документа;

        схема документа;

        во весь экран;

        масштаб;

        предварительный просмотр.

Установка режима производится командой меню Вид, а для режима предварительного просмотра – меню Файл.

При настройке рабочей среды можно изменять масштаб просмотра документа выполнением команды Вид►Масштаб.

В окне Microsoft Word при первоначальной загрузке присутствуют панели инструментов – Стандартная и Форматирование, содержащие кнопки наиболее часто употребляемых операций. Для выбора необходимых панелей инструментов используется команда Вид►Панель инструментов.

С помощью команды Вид►Панели инструментов►Настройка можно создать новую панель, восстановить исходное состояние панелей после их настроек, изменить вид кнопок, обеспечить вывод подсказки при установке указателя мыши на кнопку.

Команда Сервис►Параметры►вкладка Вид позволит установить или убрать полосы прокрутки, строку состояния, всплывающие подсказки и др.

Подготовка к печати.

Установка параметров страницы. Страницы документов могут содержать верхние и нижние колонтитулы, т.е. области, располагающиеся в верхней и нижней части страницы и содержащие определенный текст, например, номер страницы. Создание колонтитулов выполняется с помощью команды Вид ► Колонтитулы. В результате выполнения этой команды появляется соответствующая панель инструментов, позволяющая создавать и редактировать колонтитулы.

Установка колонтитулов. Перед печатью документ рекомендуется предварительно просмотреть. Для этого используется команда Файл► Предварительный просмотр. Режим предварительного просмотра позволяет не только выявить погрешности в форматировании документа, но и добиться нужного количества страниц в документе (кнопка [Подгонка страниц]).

Нумерация страниц. Word позволяет устанавливать нумерацию страниц, включать в номера страниц дополнительный текст и начинать нумерацию страниц с заданного номера, не только с первой страницы документа. При изменении количества страниц в документе нумерация обновляется автоматически. Номера страниц видны в режимах предварительного просмотра.

Вставка►Номера страниц