Управление внедренческими проектами на базе ms Project
В данной работе мы рассмотрим методику ведения проектов в группе от 2 до 10 человек. Такая численность группы была выбрана потому, что таков типовой размер рабочей группы в средней российской компании. В качестве инструмента автоматизации ведения проектов используется MS Project.
Наша методика построена на анализе сквозного примера ведения проекта по внедрению некого программного продукта. Внедрением ПО (программного обеспечения) вынуждена заниматься любая организация, поэтому частные особенности ведения таких проектов могут оказаться полезны всем. Сама методика ведения проектов не ориентирована на конкретный вид проектов и может быть использована для других видов работ.
Стандартный ход проекта
Стандартный подход к проектному управлению состоит из следующих этапов:
Постановка задачи (фиксация цели проекта).
Планирование (выработка плана и бюджета).
Контроль и анализ исполнения, коррекция планов.
Закрытие проекта по формальной процедуре и анализ статистики .
Техника планирования
Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета и т. д.
Полноценная техника планирования включает в себя следующие этапы:
Определение целей проекта и их описание. Довольно часто проекты начинаются без четкой цели.
Определение технологических стадий. Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта. Одной из типичных ошибок планирования является несоответствие плана технологическому циклу.
Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их взаимосвязи (последовательность) и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов).
Необходимо согласовать вопрос о выделяемых проекту ресурсах. Следует отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах в одно и тоже время.
График работ в MS Project, получается автоматически, если определены задачи и ресурсы.
Если определить расценки на ресурсы, бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет назначают не обращая внимание на прогнозируемую себестоимость проекта.
Письменное задание, бюджет и график работ образуют формальный документ "План проекта".
Постановка задачи
Проект должен начинаться с формулировки цели. При этом цель должна быть зафиксирована письменно в виде измеряемых показателей.
Документ "Постановка задачи" должен отвечать на следующие вопросы:
В какие сроки должна быть достигнута цель?
Какие условия достижения цели есть в наличии (бюджет, ресурсы, технология)?
Каким способом измерить достижение цели?
Как распределены ключевые обязанности в проекте (кто за что отвечает)?
Согласен ли спонсор с определением цели и условиями ее достижения?
В нашем примере цель проекта заключается в адаптации и внедрении некой системы документооборота. В нашем случае задание было письменным, не был определен только способ измерения того, что цель достигнута; последствия этого мы увидим далее.