Введение в должность

Непосредственный руководитель нового работника начинает общение с новичком после того, как с ним побеседовал руководитель подразделения. Непосредственный руководитель отвечает за ознакомление нового работника с работой и его ролью в подразделении. Руководитель раскрывает перед новым работником основное содержание его профессиональной деятельности и то, какой вклад он может внести в общий успех подразделения и организации в целом.

Если кандидат принят на работу, прошел медицинское обследование, то задача непосредственного руководителя проследить за тем, чтобы кандидата доброжелательно встретили сотрудники, официально ввели в должность и при необходимости проинструктировали по рабочим вопросам, чтобы человек как можно быстрее стал действенным членом организации.

Введение в должность - это процесс, благодаря которому новые работники вскоре после своего принятия в организацию начинают работать с максимальной производительностью.

Процесс введения в должность, строго говоря, начинается во время найма на работу. До поступления в организацию новому сотруднику следует знать о важных условиях найма на работу, которые должны быть представлены ему в письменном виде. Однако новичку также необходимы особые указания на первый день работы, а именно:

• когда и куда прийти;

• к кому обратиться;

• что с собой принести.

Работодателю тоже надо подготовиться к приходу новичка, обеспечив:

• все оборудование рабочего места, одежду, защитные приспособления и т.д.;

• график для людей, занятых введением нового сотрудника в должность.

Непосредственный руководитель обязательно должен ознакомить людей с процессом введения в должность. Такой подход означает, что новые сотрудники поймут, что для них было запланировано, а также даст им возможность заранее подготовить вопросы, сводя к минимуму необходимость думать о важных вещах только потом.

Прежде чем претворять в жизнь план введения в должность, непосредственному руководителю необходимо прояснить три главных пункта:

• о чем вновь принятым будут рассказывать;

• кто будет рассказывать;

• когда будут рассказывать.

Всю информацию, с которой следует ознакомить работников, можно разделить на пять основных категорий.

1. Информация об организации. Сюда относится размер организации и ее история, сведения о головной организации и / или ее филиалах. Важно, чтобы работник четко понимал, на кого именно он работает.

2. Информация о порядках. Касается организационного порядка, затрагивающего весь штатный состав. Предоставляемая информация должна включать в себя:

• условия найма на работу;

• порядок наложения взысканий и подачи жалоб;

• требования к внешнему виду;

• порядок входа и выхода с территории организации.

3. Информация о работе. Касается того, что необходимо знать новому работнику для эффективной работы. Предоставляемая информация должна включать в себя:

• описание работы с подробным объяснением ее задач и подчиненности

• сотрудника;

• подробности о возможном обучении;

• порядок приобретения оборудования, канцелярских принадлежностей или

• инструментов;

• номенклатуру различных подразделений в структуре организации.

4. Личная информация. Эта информация затрагивает личную жизнь нового работника и его личные нужды - например, порядок выплаты зарплаты, место, где можно пообедать, место хранения личных вещей и т.д.

5. Информация о коллективе. Данная информация должна освещать как формальные, так и неформальные аспекты жизни в коллективе.

На этапе введения в должность очень важна обратная связь. С этой целью рекомендуется предложить новому работнику в конце рабочего дня повторно встретиться с руководителем подразделения и поделиться впечатлениями о том, как прошел первый день на новом месте работы. Это позволит решить три задачи:

1. Работнику дается возможность задать вопросы, которые возникли у него в ходе рабочего дня.

2. Подчеркивается заинтересованность руководителя в том, чтобы оказать новому работнику любую необходимую помощь.

3. Помогает закрепить верные установки и настрой на напряженную работу.

Доведение информации возлагается на непосредственного руководителя. Однако есть и другие люди, которых можно к этому привлечь.

Специалисты отдела кадров должны быть ответственными за предоставление информации в специальных областях, таких, как контракты или наем на работу, уход на пенсию или больничные листы и т.п. Эти люди также могут взять на себя роль в передаче информации об организации и порядках.

Наставник. Большую пользу можно извлечь из передачи функции по введению в должность одному из коллег нового работника. Такой ход может дать новичку возможность приобрести «друга», который будет особенно полезен в предоставлении личной и коллективной информации.

Директор или старший менеджер. Краткая беседа с одним из старших руководителей позволит новичку познакомиться со старшим руководством и оценить роль отдела. Такие беседы дают руководителю возможность встречаться с каждым вновь принятым работником и следить за эффективностью программы введения в должность.

Все вышеперечисленное является руководством по введению в должность, однако существуют особые случаи. Они требуют к себе дополнительного внимания и действий, выходящих за пределы обычного процесса введения в должность. Такие случаи возникают при поступлении на работу следующих категорий лиц.

Выпускники школ. В программе введения в должность выпускников школ особое внимание следует уделять тому, чтобы новички чувствовали свою важность для организации и понимали, какое место их работа занимает в деятельности в целом. Для построения основ сотрудничества необходимо не просто давать инструкции, а постоянно объяснять, почему данную работу нужно сделать и почему именно таким образом. Также надо подробно рассказать о возможности дальнейшего обучения и повышения квалификации.

Выпускники вузов. Выпускники вузов склонны видеть свои цели только с точки зрения своего предмета, и им следует развивать у себя понимание ограничений, в которых им придется работать. Для достижения успеха в этом процессе важно, чтобы программа введения в должность на всех этапах включала в себя конкретную работу или задания. Это позволит убедиться, что введение в должность воспринято выпускником вуза надлежащим образом. Это поможет сохранить его мотивацию и заинтересованность.

Женщины, вернувшиеся к работе после перерыва. Женщины, вернувшиеся к работе, создают особые беспокойства. Одним из них можно назвать отсутствие уверенности в себе - чувство, что они не смогут справиться с работой из-за изменений, затронувших методы работы и технологии. Эффективная программа введения в должность призвана распознать такие проблемы.

Представители этнических меньшинств. Программы введения в должность должны учитывать любые специфические нужды представителей этнических / национальных меньшинств. Если трудность заключается во владении языком, необходимо провести обучение, чтобы помочь новому работнику стать полноценным сотрудником.

Практическое задание: разработайте план введения в должность старшего продавца, маркетолога, начальника цеха, администратора гостиницы (на выбор) и систематизируйте всю необходимую информацию для этого.