3. Сохранение таблицы на диске

3.1. Создание файла

Файл – это поименованная запись на магнитном диске. Всё, что набрано на экране хранится в электронной памяти компьютера и остаётся в ней пока не отключено электропитание. Для длительного сохранения таблицу надо из памяти переписать на диск – в файл. Диск находится на сервере – компьютере, с которым через специальную сеть связаны все компьютеры кафедры.

Создание файла – это первое и самое важное действие при начале работы с редактором Excel.

1. В окне Excel щёлкнуть по надписи Файл в Главном меню. В появившемся подменю выбрать пункт Сохранить как... Сразу же возникнет диалоговое окно Сохранение документа (см. рис. 3.1). Здесь надо щёлкнуть по значку ▼ в окошечке Папка. Раскроется список дисков и папок. Щелчком выбрать Zo13 на сервере (или другое заданное имя папки).

Файл можно сохранить (указывается преподавателем) непосредственно в выбранной папке или в одной из вложенных, например, в Златоуст2 (см. рис. 3.1). В последнем случае нужно эту папку открыть, дважды щёлкнув по ней мышью.

2. В окошке Имя файла стереть старую надпись клавишей {Backspace}. Впечатать своё имя файла. Лучше всего называть файл своей фамилией. Безразлично, какими буквами, заглавными или строчными, русскими или латинскими будет написано имя.

3. Убедитесь, что в графе Тип файла выбрана надпись Книга Microsoft Excel.

4. Щёлкнуть по кнопке Сохранить. Назначенное имя файла появляется

в заголовке программы.

Рис. 3.1. Диалоговое окно Сохранение документа.

3.2. Сохранение таблицы на диске

С охранение файла. При создании таблицы на экране её надо периодически, через 10...15 минут, сохранять. Делается это либо через главное меню: Файл – Сохранить, либо проще – такой кнопкой Сохранить на панели инструментов Стандартная, щёлкнув по ней мышью. И обязательно надо не забыть сохранить таблицу перед выходом из Excel 2000. Впрочем, при выходе Excel 2000 напомнит о наличии в окне не сохраненной таблицы.

Автосохранение. Создаваемая таблица сохраняется автоматически через каждые 15 минут. Во время сохранения или автосохранения на месте указателя мыши появляется изображение песочных часов , что означает невозможность других работ с программой.

3.3. Открытие файла

Открытие таблицы из файла. Открытие файла делается либо через главное меню: Файл – Открыть, либо щелчком по такой кнопке Открыть в панели инструментов Стандартная. После щелчка Открыть появится диалоговое окно Открытие документа (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Диалоговое окно Открытие документа.

В окне Открытие документа в окошке Папка надо щёлкнуть мышью по кнопке . В открывшемся списке найти надпись Zo13 на сервере (или другое заданное имя папки) и щёлкнуть по ней. В окошке Папка появится выбранное имя папки, а в большом окошке откроется полный список файлов, содержащихся в выбранной папке.

Если файл сохранён в одной из вложенных папок, например, в Златоуст2, то нужно эту папку также открыть, дважды щёлкнув по ней мышью.

Щёлкните мышью по имени своего файла. Надпись потемнеет. Щёлкните по кнопке [Открыть] и Ваша таблица появится в файловом окне Excel 2000, а диалоговое окно исчезнет.