Тема 4. Методика підготовки інформаційно-аналітичних документів

1. Аналітико-синтетична обробка інформації, її основні методи

2. Інформаційно-аналітичні документи, їх основні види

3. Основні етапи підготовки інформаційно-аналітичних документів

1. Аналітико-синтетична обробка інформації, її основні методи

Аналітико-синтетична переробка інформації (та документів) – це процеси перетворення інформації, що міститься в документі, чи сукупності їх з метою виявлення потрібних споживачеві відомостей, порівняння їх з інформаційними потребами чи запитами споживачів та узагальнення.

У процесі аналітико-синтетичної переробки інформації відбувається згортання інформації, завдання якого полягає у змістовній оцінці значимості документа та зменшення фізичного обсягу або змін знакової форми документа за умовами мінімальної втрати інформативності.

До аналітико-синтетичної обробки документів можна віднести наступні процеси: складання БО, індексування, анотування і реферування.

У залежності від глибини аналізу, розрізняють макроаналітичне та мікроаналітичне згортання інформації.

Макроаналітичне згортання полягає у відображенні у вторинному документі формальних ознак первинного та загальних відомостей про його зміст.

До макроаналітичного згортання відносяться такі види (процеси), як складання бібліографічного опису, анотування, результатом яких є створення бібліографічних описів і анотацій. Складання бібліографічного опису – це процес стандартизованого представлення основних даних про документ.

До мікроаналітичного згортання інформації відносяться: реферування; реферативні та аналітичні огляди; індексування.

Реферативний огляд є результатом аналізу документальних джерел з метою відбору фактів, які глибоко розкривають тему огляду.

Аналітичний огляд – результат аналізу документальних джерел і оцінки, визначеної інтерпретації виявлених із них фактів.

Індексування – це процес опису змісту та форми документа засобами штучної інформаційно-пошукової мови (ІПМ). Результатом індексування документа є його пошуковий образ (ПОД), який представляє собою набір лексичних одиниць (індексів) інформаційно-пошукової мови, прийнятої в інформаційно-пошукової системі, що відповідають основним предметам і аспектам змісту документа. Індексуванню підлягають і інформаційні запити користувачів.

Результатом індексування запиту є його пошуковий образ (ПОЗ) – сукупність понять про головні теми, аспекти запиту, які виражені інформаційно-пошуковою мовою.

Пошуковий припис (ПП), окрім індексів запиту містить вказівки, що необхідні для проведення інформаційного пошуку.

Таким чином, в результаті аналітико-синтетичної переробки первинних документів отримують вторинні документи, які в свою чергу можуть бути синтезовані в різноманітні джерела вторинної інформації: інформаційні видання, каталоги, картотеки, огляди, банки даних тощо.

Складові аналітико-синтетичної переробки документів (інформації) аналіз і синтез – це загальнонаукові методи пізнання.

Аналіз передбачає розчленування об’єкта вивчення на складові, виявлення його властивостей, відношень тощо. Аналіз дає можливість нарізно вивчати окремі складові об'єкта.

Синтез – це вивчення об’єкта в його цілісності, єдності, взаємозв’язку його частин та властивостей. Розглядаючи аналіз і синтез як загальнонаукові методи навчання, в аналітико-синтетичній обробці інформації їх одночасно розглядають і як прийоми, що дають змогу багатоаспектно характеризувати документи. Таке розуміння аналізу і синтезу пояснюється тим, що в документах показано результати, досягнуті на тому чи іншому ступені процесу пізнання. Такі види обробки, як науковий переклад, реферування, досить чітко, хоч і з неоднаковою повнотою, відбивають цей шлях. Але аналітико-синтетична обробка не тільки показує хід аналізу і синтезу в процесі пізнання, а й сама використовує ці методи.

У загальному вигляді методика створення аналітичних документів – це методика інформаційного аналізу і синтезу, тобто зосередження на основних положеннях, фактах, даних з відкиданням надлишкової інформації. Більшість із зазначених інформаційних документів мають містити так звані вивідні знання про тенденції розвитку проблеми та шляхи її вирішення. Наявність нового (вивідного) знання в таких документах породжує суперечність щодо зарахування їх до вторинних. Методи, які застосовують для створення аналітичних оглядів, інформаційно-аналітичних довідок, аналітичних записок та інших інформаційних документів, широко використовують у процесах науково-пізнавальної діяльності. Саме тому аналітично-синтетична обробка документів належить до рівня наукової обробки документів.