Пособия гражданам, имеющим детей

За счет средств Фонда социального страхования РФ выплачивают:

пособие по беременности и родам;

единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

единовременное пособие при рождении ребенка;

ежемесячное пособие по уходу за ребенком;

единовременное пособие при передаче ребенка на воспитание в семью.

Пособия гражданам, имеющим детей, налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами во внебюджетные фонды, а также взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не облагаются.

Единовременное пособие в ранние сроки беременности выплачивают женщинам, которые встали на учет в медицинских учреждениях до 12 недель беременности.

При рождении ребенка (при усыновлении ребенка в возрасте до трех месяцев) выплачивают единовременное пособие. Пособие выплачивают по месту работы одного из родителей или усыновителей ребенка (по их выбору).

Если работник уходит в отпуск по уходу за ребенком, то ему выплачивают ежемесячное пособие.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачивают в размере 40% от среднего заработка по месту работы за последние два календарных года, предшествовавших месяцу наступления отпуска по уходу за ребенком.

Как рассчитать "детские" пособия

Чтобы посчитать "детское" пособие, в первую очередь нужно узнать средний заработок за расчетный период. По общему правилу расчетным периодом являются два календарных года, предшествующих страховому случаю. То есть беременности и родам или отпуску по уходу за ребенком.

Если работница уходит в декрет в 2013 году, в расчет нужно брать 2011 и 2012 год.

Обратите внимание: в отличие от пособия по временной нетрудоспособности (когда в расчет берут всегда 730 дней) в данном случае речь идет именно о календарных днях. То есть за 2011 год возьмите 365 дней, а за 2012 - уже 366.

Есть периоды, которые нужно исключить из расчета.

Во-первых, это дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

Во-вторых, это время освобождения человека от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую зарплату за этот период начислялись страховые взносы в ФСС РФ.

За каждый год расчетного периода можно взять только выплаты, на которые начисляли взносы в соцстрах. Таким образом, максимум за 2011 год составляет 463 000 рублей, а за 2012 год - 512 000 рублей.

Если сотрудница работала у нескольких работодателей за расчетный период, нужно попросить справки с прошлых мест работы по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 года N 182н.

Особенная ситуация: в расчетном периоде сотрудница была в декрете или в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. Причем на данные периоды может приходиться как весь 2011 год (а также 2012 год), так и часть этого года. Сотрудница может написать заявление о замене года другим годом, в котором заработок был выше. Можно заменить и оба года по просьбе сотрудницы. Так предусмотрено частью 1 статьи 14 Закона N 255-ФЗ.

Например, женщина ушла в декрет в мае 2011 года и далее до конца 2012 года была в отпуске по уходу за ребенком. В таком случае она может написать заявление о замене расчетного периода полностью. Причем на любой год. Например, если окажется, что самый большой заработок был в 2005 и 2006 годах, то именно эти два года будут считаться расчетным периодом.

Предложенные на замену года не обязательно должны следовать друг за другом. Получается, что можно взять 2005 и 2007 год или 2006 и 2010 год.

Будьте внимательны: если вы берете в расчет 2010 год или более ранний год, выплаты за этот период можно брать максимум 415 000 рублей.

После того как посчитаете среднедневной заработок, умножьте его на количество календарных дней отпуска по беременности и родам. Обычно это 140 дней (ст. 10 Закона N 255-ФЗ).

Теперь про пособие по уходу за ребенком до полутора лет. Формула расчета среднедневного заработка такая же, как и для пособия по беременности и родам. Условно ее можно представить так:

Зфакт

=

В

:

(РПдн - К)

,

где

Зфакт - фактический средний дневной заработок;

В - выплаты, учитываемые за расчетный период (можно брать только выплаты, на которые начисляли взносы в ФСС РФ);

РПдн - количество дней в расчетном периоде. Если в расчет берется 2011 и 2012 год, то будет 731 день, если 2010 и 2011 - 730 дней и т.д.;

К - количество дней в исключаемых периодах (временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам и пр.).

Пособие по уходу за ребенком выплачивается каждый месяц. При этом за полный месяц нужно брать 30,4 дня. Пособие считают в размере 40% от среднего заработка.

Обратите внимание: в 2013 году максимальный размер среднедневного заработка для расчета детских пособий составляет 1335,62 рубля ((463 000 руб. + 512 000 руб.) : 730 дн.).

Документы для назначения пособия

Пособие по беременности и родам может получить только женщина, которая готовится стать матерью. Чтобы получить пособие, она приносит работодателю оригинал больничного листа. Также работнице нужно написать заявление о предоставлении декретного отпуска в свободной форме.

На пособие по уходу за ребенком может претендовать не только мама малыша, но и его отец или, скажем, бабушка (любой другой родственник, фактически ухаживающий за ребенком).

Чтобы получить данное пособие, работница должна принести заявление в свободной форме.

Сотрудница предъявляет оригинал свидетельства о рождении ребенка (с документа сделайте копию). Понадобится также справка с места работы отца о том, что он не получает пособие.

Каждое из указанных пособий должно быть назначено (то есть посчитано) в течение 10 календарных дней после того, как сотрудница за ним обратилась.

Выплачивать пособия нужно в ближайший после назначения пособий день, установленный для выдачи заработной платы.

Лимиты выплаты "детских" пособий

Рассчитанное пособие нужно сравнить с максимальным размером. Предельный лимит считают так. Заработок за два года, предшествующих страховому случаю, нужно поделить на 730. Брать нужно предельную величину, на которую начисляются взносы в соцстрах.

В 2013 году максимальный дневной заработок для расчета составляет 1335,62 рубля ((463 000 руб. + 512 000 руб.) : 730). Таким образом, верхний потолок для пособия по "нормальной" беременности и родам - 186 986,80 рубля (1335,62 руб. х 140 дн.).

Если же у женщины, уходящей в декрет, средний дневной заработок меньше 1335,62 рублей, то именно его нужно брать за основу расчетов.

Пример

Якушева О.А. работает в ООО "Омерта" с марта 2006 года. В мае 2013 года она уходит в отпуск по беременности и родам. Якушева предъявила в бухгалтерию больничный лист сроком 140 дней на период с 14 мая по 30 сентября 2013 года включительно.

Расчетным периодом будут 2011-2012 годы. Количество календарных дней в них составляет 731 (365 + 366). В течение расчетного периода сотрудница два раза брала больничный (общее время временной нетрудоспособности - 20 дней) и три раза ходила в ежегодный оплачиваемый отпуск (общая продолжительность всех отпусков - 56 дней).

Бухгалтер фирмы исключил из расчетного периода время только болезни. Дело в том, что отпускные облагаются страховыми взносами и входят в общий лимит выплат, учитываемых при расчете пособия.

Заработок Якушевой за 2011 год составил 340 000 руб., а за 2012 год - 410 000 руб. Следовательно, сумма среднедневного фактического заработка составляет: (340 000 руб. + 410 000 руб.) : (731 дн. - 20 дн.) = 1054,85 руб.

Это меньше, чем 1335,62 руб. Значит, декретные нужно считать исходя из фактического среднего заработка работницы. Их сумма составит:

1054,85 руб. х 140 дн. = 147 679 руб.

Что касается ежемесячного пособия по уходу за ребенком, то фактический среднедневной заработок также нужно сравнить с 1335,62 рубля. То есть верхний лимит для данного пособия за полный месяц равен 16 241,14 рубля (1335,62 руб. х 30,4 дн. х 40%). Если фактический дневной заработок меньше 1335,62 рубля, брать нужно именно его.

Пример

Продолжим ситуацию из примера 1. В сентябре Якушева написала заявление о назначении пособия по уходу за ребенком с октября 2013 года до достижения им полутора лет. К заявлению сотрудница приложила свидетельство о рождении ребенка. Кроме того, она принесла справку с места работы отца ребенка о том, что он не получает пособие.

Поскольку среднедневной заработок Якушевой (1054,85 руб.) меньше 1335,62 руб., пособие нужно считать так:

1054,85 руб. х 30,4 дн. х 40% = 12 826,98 руб.

Минимальный размер пособий

Законодательно предусмотрен тот минимум, меньше которого выплачивать нельзя.

Если речь идет о пособии по беременности и родам, то его минимальный размер рассчитывается исходя из федерального МРОТ.

Есть несколько ситуаций, когда используют именно этот показатель.

Во-первых, так нужно делать, если к моменту начала декретного отпуска страховой стаж сотрудницы менее шести месяцев. В данном случае сумма пособия за полный месяц не должна превышать минимального размера оплаты труда (МРОТ).

Обратите внимание: возможно, в местности, где работает сотрудница, законодательством установлены районные коэффициенты. Тогда сумма МРОТ увеличивается на них. В этом случае рассчитайте предельную сумму дневного пособия по следующей формуле:

Мдп

=

МРОТ

х

Рк

:

Кдн

,

где

Мдп - максимальная сумма дневного пособия;

МРОТ - федеральный МРОТ на дату начала отпуска по беременности и родам;

Рк - районные коэффициенты к зарплате (их используйте, если они установлены в местности, где трудится работница);

Кдн - количество календарных дней в каждом месяце, который приходится на период декретного отпуска сотрудницы.

Во-вторых, возможно, среднемесячный заработок сотрудницы за расчетный период ниже МРОТ (в пересчете на полный календарный месяц) либо в расчетном периоде не было заработка. В этом случае для расчета дневного пособия опять используется размер заработка, равный МРОТ. Это правило распространяется и на работниц со страховым стажем менее шести месяцев.

Исключать какие-либо периоды при расчете пособия с учетом МРОТ не нужно. Соответственно минимальный предельный среднедневной заработок рассчитывайте по такой формуле:

Мсз

=

МРОТ

х

24 мес.

:

730 дн.

где

Мсз - минимальный предельный размер среднего дневного заработка;

МРОТ - минимальный размер оплаты труда на дату начала декретного отпуска.

Минимальный размер за день составляет в 2013 году 171,12 рубля (5205 х 24 мес. : 730 дн.). Если реальный среднедневной заработок меньше этого значения, пособие выплачивайте исходя из МРОТ. Когда же фактический средний заработок за день выше 171,12 рубля, берите реальный заработок. Но не забывайте про верхний лимит!

Если сотрудница к моменту ухода в декрет работала на условиях неполного рабочего времени (рабочего дня, рабочей недели), то значение МРОТ при расчете минимального предельного среднедневного заработка уменьшите пропорционально продолжительности рабочего времени сотрудницы.

Пример

Джиоева О.В. работает в организации с 5 июля 2012 года. До поступления на работу страхового стажа она не имела. С 1 мая по 17 сентября 2013 года включительно (140 календарных дней) Джиоева находится в отпуске по беременности и родам. Заработок сотрудницы составил:

за 2011 год - 0 руб.;

за 2012 год - 122 000 руб.

Заработок сотрудницы за каждый год расчетного периода не превысил установленных лимитов (512 000 руб. за 2012 год и 463 000 руб. за 2011 год). Поэтому бухгалтер сравнил фактическую сумму заработка с минимальным предельным значением, рассчитанным исходя из МРОТ (5205 руб.):

5205 руб. х 24 мес. = 124 920 руб.

Поскольку заработок Джиоевой за расчетный период (122 000 руб.) меньше предельного значения (124 920 руб.), бухгалтер принял в расчет минимальное значение заработка (124 920 руб.).

Дневное пособие (исходя из минимального предела) бухгалтер рассчитал так:

5205 руб. х 24 мес. : 730 дн. = 171,12 руб.

Пособие по беременности и родам рассчитывалось исходя из минимального предела, поэтому его сумма не превысила максимально допустимого значения (1 МРОТ).

Итоговая сумма пособия по беременности и родам составила:

171,12 руб. х 140 дн. = 23 956,80 руб.

Для расчета пособия по уходу за ребенком установлены следующие минимальные размеры: 1500 рублей (в случае ухода за первым ребенком) и 3000 рублей (при уходе за последующими детьми).

Минимальный размер пособия ежегодно пересчитывается исходя из прогнозного уровня инфляции. Процент, на который необходимо увеличить пособие, устанавливается федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий год.

Чтобы рассчитать минимальный размер пособия, действующий в тот или иной период, умножьте базовое значение на коэффициенты индексации.

Таким образом, с 1 января 2013 года сумма ежемесячного пособия по уходу за первым ребенком должна выплачиваться в размере не меньше 2543,93 рубля. Это значение получилось следующим образом: 1500 рублей х 1,10 х 1,13 х 1,0185 х 1,085 х 1,065 х 1,06 x 1,055.

При уходе за вторым и последующими детьми сумма пособия должна быть не меньше 4907,85 рубля. Здесь уже 3000 рублей нужно умножить на те же коэффициенты.

При определении размера ежемесячного пособия по уходу за вторым ребенком и последующими детьми учитываются предыдущие дети, рожденные (усыновленные) матерью данного ребенка, даже если за ребенком ухаживает отец или другой член семьи.

Если сотрудница, ухаживающая за ребенком, работает в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, минимальный размер пособия определяйте с учетом районных коэффициентов.

Ошибки выплаты детских пособий

Работнику не может быть назначено одновременно два пособия - по беременности и родам и по уходу за ребенком до 1,5 лет. Если работница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, снова уходит в декретный отпуск, она вправе выбрать либо пособие по беременности и родам, либо пособие по уходу за ребенком. Как правило, декретницы останавливаются на пособии по беременности и родам, о чем уведомляют работодателя письменно.

Пример

Работница ООО "Альфа" И. Иванова вплоть до 31 мая 2012 года находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Сумма ее ежемесячного пособия составляет 5000 руб.

Она представила в бухгалтерию листок временной нетрудоспособности по беременности и родам с 3 мая по 19 сентября 2012 года. Бухгалтер ошибочно выплатил сотруднице в мае 2012 года два пособия - по беременности и родам и по уходу за ребенком.

В результате этой ошибки завышены расходы на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Заявление сотрудница не писала, отпуск по уходу за ребенком не прерывался, поэтому Фонд социального страхования при проверке посчитал, что указанные расходы превышены.

Поскольку такую ошибку нельзя признать счетной (речь идет о неправильном применении законодательства), сотрудница отказалась возвращать или зачитывать излишне уплаченную сумму пособия, и указанную сумму предприятие было вынуждено оплатить за счет собственных средств.

Работодатель может удержать в одностороннем порядке излишне выплаченные суммы государственных пособий в следующих случаях:

по причине недобросовестности со стороны получателя пособия (например, если представлены документы с заведомо неверными сведениями);

вследствие счетной ошибки.

Поскольку указанная ошибка возникла по причине неверного применения законодательства, а не сбоя в работе программного обеспечения или погрешности в арифметических действиях, ее нельзя назвать счетной.

Еще одна ошибка может "вылезти" за переходный период. Допустим, пособие в 2011 году было пересчитано исходя из 463 000 рублей.

Прежде всего напомним: в 2011 году "максимумы" для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам не обновлялись. Для пособий, датированных 2011 годом, расчетным периодом будут 2010 и 2009 годы. Средний заработок не должен превышать предельной величины выплат за расчетный период, которая и в 2009, и в 2010 годах составляет 415 000 рублей.

Предельная величина выплат 463 000 рублей применяется для расчетного периода за 2011 год, то есть при назначении пособия в 2012 году.

Довольно распространенной ошибкой является выплата пособия за неполный месяц не пропорционально календарным дням.

Если отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет приходится на неполный календарный месяц, одноименное ежемесячное пособие выплачивается пропорционально количеству календарных дней в месяце, приходящихся на период отпуска (включая нерабочие праздничные дни).

В связи с этим при проверках сумм назначенных пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет особое внимание уделяется первому и последнему месяцу нахождения в таком отпуске, а также тем временным участкам, когда отпуск прерывался.

Пример

Сотрудница ООО "Гамма" Б. Смирнова находилась в отпуске по уходу за ребенком, которому 15 мая исполнилось 1,5 года. Ежемесячная сумма пособия составила 10 000 руб. Бухгалтер ошибочно выплатил за май всю сумму пособия - 10 000 руб. Когда ошибка была обнаружена, сумму пособия, приходящегося на май, пересчитали. Она составила 4516,13 руб. : 10 000 руб. : 31 х 14. Расходы на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством в результате ошибки оказались завышены на 5483,87 руб. : 10 000 - 4516,13.

Сотрудницу письменно известили о переплате суммы пособия, и она согласилась вернуть излишне полученную сумму.

Бухгалтер может рассчитать пособие, когда сотрудница работает полный рабочий день.

Если декретница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, пожелала трудиться неполный рабочий день или на дому, одноименного пособия она не лишается. Помимо указанного пособия ей выплачивается заработная плата пропорционально отработанному времени.

Когда работница выходит на полный рабочий день, работодатель обязан по ее просьбе предоставить ей перерывы для кормления малыша. Работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (отцам, воспитывающим детей указанного возраста без матери, опекунам детей данного возраста), предоставляются, помимо перерыва для отдыха и питания, дополнительные перерывы для кормления ребенка не реже чем через каждые три часа продолжительностью не менее 30 минут на каждого малыша. По заявлению женщины перерывы для кормления присоединяются к перерыву для отдыха и питания либо в суммированном виде переносятся как на начало, так и на конец рабочего дня (смены).

Случается, что такой график работы воспринимается работодателем как неполное время, то есть сотруднице оплачиваются только отработанные часы и по-прежнему назначается пособие. Такие действия неверны, поскольку перерывы для кормления ребенка гарантированы трудовым законодательством, включаются в рабочее время и подлежат оплате в размере среднего заработка.

Пример

Сотруднице ООО "Вега" Е. Ковригиной предоставлен отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет до 30 июня текущего года включительно и назначено пособие в сумме 10 000 руб. за календарный месяц.

С 3 мая она пожелала прервать свой отпуск и выйти на работу. Компания предоставила ей перерывы для кормления малыша в соответствии с законодательством. Однако предоставленные перерывы Е. Ковригиной ошибочно не засчитывались в рабочее время и не оплачивались в размере среднего заработка. Также по ошибке в мае ей выплачено пособие по временной нетрудоспособности в сумме 10 000 руб.

В результате ошибки расходы на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством завышены на 10 000 руб., а также искажена база по страховым взносам и налогу на прибыль.