Расходы на хозяйственные нужды

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимают затраты на приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта и т.п.

Чтобы получить подотчетные средства, работник должен написать заявление. Руководитель на этом заявлении должен написать сумму, срок выдачи денег, поставить свою подпись и дату. Издавать приказ с перечнем подотчетных лиц с 1 января 2012 года не нужно.

Сумма, которую можно выдать которую под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничена.

Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (см. письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. N 190-Т). Если работник нарушит лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору), ваша фирма может быть оштрафована.

Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение на руководителя вашей фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

О том, как заполнить авансовый отчет, смотрите раздел "Расчеты с персоналом" - подраздел "Расчеты с подотчетными лицами" - ситуацию "Командировки работников" - пункт "Авансовый отчет".

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Налоговый вычет по НДС предоставляется только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Подробнее об этом смотрите раздел "Товарно-материальные ценности" - подраздел "Материалы" - ситуацию "Покупка материалов" - пункт "Вычет НДС, уплаченного поставщикам".

Представительские расходы

Представительскими считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в статье 264 НК РФ.

Обратите внимание: затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами для целей налогообложения не являются.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуем установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1.

К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

Нормирование представительских расходов

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ).

Перечень этих затрат приведен в статье 255 НК РФ.

Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

Как отразить в учете представительские расходы, рассмотрим на примере.

Пример

В марте ЗАО "Актив" принимало три делегации, прибывшие на переговоры для заключения договоров о продаже готовой продукции. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение обедов с каждой делегацией на сумму 12 390 руб., в том числе НДС - 1890 руб.

Для оплаты представительских расходов работнику "Актива" Иванову был выдан аванс в сумме 15 000 руб.

При выдаче денежных средств под отчет бухгалтеру "Актива" надо сделать запись:

Дебет 71 Кредит 50-1

- 15 000 руб. - выданы наличные денежные средства Иванову для оплаты представительских расходов.

Расходы "Актива" на оплату труда работников в I квартале составили 180 000 руб.

Сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, составляет:

180 000 руб. х 4% = 7200 руб.

Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:

7200 руб. х 18% = 1296 руб.

При отражении представительских расходов бухгалтеру "Актива" следует сделать записи:

Дебет 19 Кредит 71

- 1890 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам (на основании счета-фактуры ресторана);

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 1296 руб. - произведен налоговый вычет НДС по представительским расходам (в пределах норм);

Дебет 44 Кредит 71

- 10 500 руб. (12 390 - 1890) - учтены представительские расходы;

Дебет 91-2 Кредит 19

- 594 руб. (1890 - 1296) - списан НДС, не принимаемый к вычету;

Дебет 50-1 Кредит 71

- 2610 руб. (15 000 - 12 390) - Иванов вернул в кассу неизрасходованные средства.