Кафедра управління та організації діяльності

у сфері ЦИВІЛЬНОГО захисту

НАЦІОНАЛЬНИЙ

УНІВЕРСИТЕТ ЦИВІЛЬНОГО ЗАХИСТУ УКРАЇНИ

Лекція

з навчальної дисципліни „Організація управління діяльністю органів

та підрозділів цивільного захисту”

Тема: Процес управління: зміст, організація,

місце в діяльності органів та підрозділів цивільного захисту

м. Харків

Місце проведення: аудиторія за розкладом

Час проведення: 80 хвилин.

Матеріальне забезпечення: плакати, слайди.

Мета лекції: 1. Зрозуміти сутність процесу управління, його зміст, результативність та ефективність систем управління.

2. Виховувати у курсантів уміння правильно підходити до організації управлінської діяльності

План лекції:

Вступ …………………………………………………………………………. 5 хв.

1. Сутність процесу управління……………………………………………35 хв.

2. Підходи до аналізу процесу управління …………..…………………. 20 хв.

   1. Динамічний підхід до процесу управління.

   2. Ієрархічний підхід до процесу управління.

   3. Функціональний підхід до процесу управління.

3. Основні аспекти процесу управління ………………………………….. 15 хв

Закінчення …………………………………………………………………… 5 хв.

Література:

1. Альбощій О.В., Кулєшов М.М., Калашніков О.О., Рашкевич С.А., Труш О.О. Основи управління в органах і підрозділах МНС України. Навчальний посібник. / За ред. канд. психол. наук, доцента В.П. Садкового. – Харків: УЦЗУ, 2007. – 311 с. (Гл. 6)

2. О.М.Бандурка. «Основи управління в органах внутрішніх справ України» -Х.: «Основа», 1996 р, стор. 104-107

3. В.М.Плішкін. “Теорія управління органами внутрішніх справ” – К: НАВСУ, 1999, стор. 198 – 224.

Вступ

Оголосити теми, що будуть вивчатися впродовж семестру, кількість годин, відведених на лекції, семінари, ПЗ (з темплану).

18 годин – лекції, 10 годин – семінарські заняття, 8 годин – практичні заняття

Звітність (1 модульна робота, курсова робота, диференційований залік).

Оголосити тему лекції, мету, питання.

Будь-яка організація є колективом людей, який здійснює діяльність у відповідності до місії організації. Будь-яка колективна діяльність потребує управління. Управління є об’єктивно притаманною складовою будь-якої колективної діяльності. Адже така діяльність потребує організації роботи, узгодженості дій виконавців за змістом, часом, ресурсами тощо, оперативного втручання у випадку відхилення від очікуваного перебігу подій чи результатів та інше.

У попередніх розділах дисципліни ми вивчили управління «в статиці». В той же час очевидно, що управління – це процес, який розгортається в часі. Тема сьогоднішньої лекції саме і присвячена управлінню як процесу, тобто управлінню «в динаміці».

В основу процесу управління покладено цілі та завдання органів і підрозділів цивільного захисту, функції, принципи та методи, Цей процес характеризується безперервністю, багатовекторністю та циклічністю. Для протікання даного процесу створена система управління.

1. Сутність процесу управління

Перш ніж розглядати поняття «процес управління» давайте ще раз звернемося до поняття «управління».

1. Управління – це „елемент”, функція організаційних систем різної природи (біологічних, технічних, соціальних), що забезпечує збереження їхньої визначеної структури, підтримку режиму діяльності, реалізацію програми, мети діяльності [Большая Советская Энциклопедия (в 30 томах). Гл. ред А.Н. Прохоров. Изд. 3-е. М.: «Советская Энциклопедия», 1977. Т.27 Ульяновск-Франкфурт. 1977, 624 с. с илл.].

У випадку, коли в якості об’єкту управління розглядається соціальна система або організація, „управління” визначають як процес планування, організації, мотивації і контролю, необхідний для того, щоб сформувати і досягти цілі організації.

Управління є особливим видом діяльності, спрямованим на упорядкування, погодження колективних дій людей щодо досягнення мети, яка стоїть перед ними. Об’єктивна необхідність виникнення та розвитку управління в соціальній сфері обумовлена суспільним (колективним) характером праці. Управління є об’єктивно необхідним різновидом праці, який забезпечує погодженість та упорядкованість сумісної роботи по досягненню суспільно значущих цілей і вирішення завдань, які при цьому виникають. Управління базується на притаманних тільки людині здатностях ставити перед собою цілі і знаходити адекватні способи їх досягнення, передбачати результати впливу.

Управління можна і необхідно розглядати як: науку, мистецтво, функцію, апарат, процес.

Управління як наука - система упорядкованих знань у вигляді концепціїй, теорій, принципів, способів и форм управління.

Управління як мистецтво - здатність ефективно застосовувати науку управління в конкретній ситуації.

Управління як функція - цілеспрямований інформаційний вплив на людей та економічні об’єкти, що здійснюється з метою спрямувати їх дії та отримати бажані результати.

Управління як апарат - сукупність структур и людей, що забезпечують використання і координацію ресурсів соціальних систем для досягнення їх цілей.

Детальніше розглянемо управління як процес. Для цього спочатку звернемося до загального поняття «процес».

Поняття «процес» походить від лат.Processus – просування (продвижение). Це поняття можна розглядати в широкому та вузькому значення.

Процес - у широкому значенні - це послідовна зміна у розвитку явищ, станів об’єктів, тощо.

Процес - у вузькому значенні - сукупність послідовних дій, спрямованих на досягнення певних результатів. Ми будемо розглядати процес саме в такому значенні.

Процес управління - сукупність окремих видів дій, направлених на забезпечення функціонування та розвиток організації (системи) в інтересах досягнення цілей, які стоять перед нею.

У процесі управління виникають відносини управління - відносини між людьми, що відображають організаційні зв'язки між суб'єктом і об'єктом управління.

Для виконання управлінських дій (функцій) призначають (обираються) керівники (начальники), створюється органи управління. Тоді, управління складає сутність діяльності керівників та спеціалістів органів управління. (Принципова різниця керівника від спеціаліста полягає в юридичному праві прийняття рішень та наявності у підлеглості інших співробітників). Управління - це єдиний процес, який представлений різним управлінським персоналом. Метою їх взаємодії є вироблення єдиного управлінського впливу на об’єкт управління.

Персонал управління (службовці) - персонал організації, що здійснює безпосереднє керування об'єктом управління, вироблення необхідних рішень і підготовку інформації. Персонал управління створює організаційно-технічні та соціально-економічні передумови й умови для ефективної праці членів колективу, безпосередньо зайнятих виконанням виробничих операцій.

Діяльність щодо виконання функцій управління здійснюється як процес, що потребує певних витрат часу та інших ресурсів.

Управління, як процес, дозволяє сфокусувати увагу на взаємозв’язку окремих управлінських функцій у просторі та часі. Всі проблеми (питання) управління розглядаються через призму управлінських процесів, тобто через взаємопов’язані між собою управлінські дії (процедури), направлені на прийняття рішень для реалізації цілей управління.

Процеси функціонування будь-якої організацій пов’язані з діяльністю (працею) людей та розпадаються на дві основні групи:

Операційні процеси, пов’язані з виконанням всього комплексу робіт

Процеси управління – процеси, які стосуються керівництва роботою;

На рис.1. показано місце процесу управління в діяльності організації та взаємозв’язок його з операційними процесами.

Рис.1. Схема зв’язку процесів в організації

У блоці процесів операційної діяльності відображена сукупність усіх основних, допоміжних та забезпечуючих процесів, що пов’язані з наданням послуги «цивільний захист», а більш конкретно, «пожежна охорона». Саме звідси у блок процесу управління надходить інформація про параметри (показники) операційної діяльності та про внутрішні проблеми (управлінські ситуації), що виникли і потребують вирішення для нормального функціонування. У блоці процесів управління сконцентровані процеси, необхідні для виконання функцій управління (планування, організація, мотивація, контроль) у контексті операційних процесів. Вони формуються під впливом переробки інформації із зовнішнього середовища (зокрема і завдань, що надходять із вищестоящих органів управління) і тієї, що надійшла з блоку процесів операційної діяльності. Результатом управлінських процесів є управлінські рішення, необхідні для нормального та ефективного функціонування основних та допоміжних процесів, а також контрольна інформація, що надається виконавцям рішень. Таким чином, загальне управління (керівництво) направляє, формує та визначає зміст операційних процесів і за рахунок цього забезпечує умови для якісної роботи підрозділів, підтримки на закріпленій території належного рівня техногенної та природної безпеки.

У процесі управління вирішуються два завдання:

• тактичне, пов’язане з підтримкою стійкості та взаємодії усіх структурних підрозділів організації (елементів системи);

• стратегічне, яка забезпечує розвиток і вдосконалення організації (систем), переведення її в якісно інший стан.

Процес управління характеризується:

1. Безперервністю; (оперативний облік)

2. Циклічною повторюваністю окремих фаз.

Управлінський цикл - це період обігу інформації у сфері управління, який вимірюється визначеним для кожної процедури часовим інтервалом або календарним періодом. Він містить:

• збір інформації;

• обробка інформації (систематизація, узагальнення тощо);

• аналіз інформації;

• зберігання інформації;

• контроль інформації;

• вироблення і прийняття рішень;

• організації їх виконання.

Вирішення кожної управлінської ситуації пов’язано з названими фазами, але їх масштабність та тривалість залежать від змісту самої ситуації.

3. Нерівномірністю.

4. Інерційністю, що виявляється в запізнюванні управлінських дій. (Має більшу інерційність в порівнянні з технічними системами).

Управлінський процес, як і будь-який операційний процес, передбачає виконання певних робіт. Тобто, він є управлінською працею, яка має свій предмет, свої засоби праці, конкретний продукт (результат).

Якщо вести мову про предмет управлінської праці, то необхідно звернутися до її змісту. А тоді побачимо, що вона пов’язана з роботою з інформацією Основним носієм інформації в системі управління служить в даний час документ. Тому, саме документи управління визначають предмет праці в управлінні. За їх допомогою здійснюється взаємозв'язок між структурними підрозділами організації. В той же час, враховуючи складні умови діяльності, коли рішення приймаються оперативно та доводяться до виконавців в усній формі, на предмет праці в управлінні доцільно подивитися більш широко і відносити до нього не лише документи управління, а й інші форми представлення інформації (усна форма).

Засобами управлінської праці є все те, що дає можливість (сприяє) здійснювати операцій з інформацією (прийом інформації, її обробку, обчислення показників , оформлення документів тощо) – від авторучки і паперу до телефонів і комп'ютерів. При цьому виділяють:

засоби складання документів (принтери, диктофони тощо);

засоби обробки та оформлення документів (штемпелі, різаки, дироколи);

засоби накопичення і зберігання документів (папки, швидкозшивачі, картотеки);

засоби виконання обчислювальних операцій;

засоби оперативного зв'язку.

Продуктом управлінської праці, тобто її результатом, є управлінські рішення. За допомогою того чи іншого матеріального носія (переважно документів) ці рішення надходять безпосередньо до об'єкту управління.

Управлінська праця, як і інженерна, конструкторська, дослідницька тощо, відноситься до розумової праці, здійснюваної людиною у вигляді нервово-психічних зусиль. Вона існує в трьох основних формах:

евристичній;

адміністративній;

операторній.

Евристична праця зводиться до сукупності дій, пов’язаних з аналізом та вивченням тих чи інших проблем, що стоять перед організацією і розробкою на основі цього різних варіантів їх вирішення. Залежно від складності та характеру самих проблем ця праця виконується керівниками і фахівцями.

Адміністративна праця є «долею», в основному, керівників. Вона пов'язана з виконанням таких видів робіт, як поточна координація діяльності підлеглих, їх контроль, оцінка, мотивація, розпорядництво (доведення в усному та письмовому вигляді прийнятих рішень до виконавців), інструктування, обмін інформацією (здійснюється в процесі проведення зборів і нарад, прийому відвідувачів , ведення ділових переговорів, відповідей на листи і телефонні дзвінки, обходу робочих місць).

Операторна праця спрямована на технічне забезпечення операційних та управлінських процесів необхідною інформацією. Вона включає такі роботи:

документаційна (оформлення, розмноження, сортування, і зберігання різного роду документів);

первинно-рахункова і облікова (збір статистичної, бухгалтерської та іншої інформації про операційні, господарські, соціальні та інші процеси, що протікають в рамках організації);

комунікативно-технічна, обчислювальна та формально-логічна (послідовна обробка зібраної інформації та здійснення на її основі і за заданим алгоритмом, розрахунків необхідних для прийняття рішень). Ця праця виконується фахівцями і технічними виконавцями. Частина цієї праці, суворо кажучи, не відноситься до розумової, тому для її позначення іноді використовують термін «нефізичної праці».

Процес управлінської праці складається з елементарних дій, або операцій, тобто однорідних, логічно неподільних частин управлінської діяльності, з одним або групою носіїв інформації (документів) від моменту їх надходження до моменту їх передачі в перетвореному вигляді іншим або на подальше зберігання.

Управлінські операції - це технологічно нероздільний процес обробки управлінської інформації, що надходить в даний структурний підрозділ.

Управлінські операції бувають: пошуковими, обчислювальними, логічними, описовими, графічними, контрольними, комунікаційними (наприклад, слухання, читання, розмова, спостереження за діями різних пристроїв, мислення тощо).

Самостійний комплекс операцій з обробки інформації (збору, вивчення, аналізу, формулюванні висновків, їх оформлення), що закінчуються визначеним за формою і змістом результатом у вигляді усного повідомлення або документа (довідки, наказу, листи тощо), отримав назву роботи.

Інколи, можна зустріти думку, що управлінська праця є значно простішою і легшою ніж операційна праця. Ця думка однозначно є хибною. Управлінська праця відрізняється значною складністю, яка обумовлюється кількома обставинами.

По-перше, масштабами, кількістю і змістом розв'язуваних проблем, зв'язків між ними, розмаїттям застосовуваних методів, організаційних принципів.

По-друге, необхідністю приймати нові, нетрадиційні рішення, часто в умовах невизначеності або ризику, що вимагає глибоких професійних знань, досвіду, широкої ерудиції.

По-третє, складність управлінської праці визначається ступенем оперативності, самостійності, відповідальності, ризикованості рішень, які необхідно приймати. Керівник, приймаючи рішення, часто бере на себе відповідальність не тільки за змістовну сторону роботи підпорядкованого структурного підрозділу, а й здоров'я і навіть життя людей.

За змістом управлінські роботи бувають:

• комунікаційними (ведення переговорів, прийом відвідувачів, обхід організації, виїзд у відрядження);

• розпорядчими та координаційними (доведення до виконавців прийнятих рішень в усній і письмовій формі, складання і видача завдань, інструктування);

• контрольно-оціночними (перевірка своєчасності і якості виконання завдань);

• аналітико-конструктивними (вивчення інформації та підготовка рішень);

• інформаційно-технічними (з носіями інформації), на які витрачається 10 - 15% робочого часу; первинно-рахунковими і обліковими.

Як наукове поняття “процес управління” виступає в єдності з трьох сторін: зміст, організація (структура), технологія управління.

Змістовна сторона процесу управління відображає цілеспрямований вплив суб’єкта (органу) управління через систему управління на стан об’єкту управління (підрозділу), які створюють систему, тобто на функціонування системи управління, або хід реалізації системою функцій управління. У змістовному аналізі прийнято розрізняти функції, підфункції, роботи, завдання.

Організаційна сторона процесу управління відображає порядок взаємодії управляючих ланок системи та взаємодії між ланками, які управляють, та ланками, якими управляють, тобто взаємодії суб’єкту і об’єкту управління, або статику управління. Аналізуючи організаційну сторону процесу управління розрізняють організаційну структуру системи управління, її ступіні, ланки та зв’язки між ступінями та ланками.

Процедурна сторона процесу управління – це взаємозв’язок та почерговість (очередность) у часі стадій і фаз (во времени стадий и фаз), тобто динаміка процесу управління. Аналізуючи процес управління з точки зору процедур, розрізняють технологію управління, виділяють операції, підоперації, алгоритми, цикли управління і т.д.

Таким чином, процес управління є невід’ємною складовою частиною процесу діяльності організації в цілому. частиною, яка виконує важливу роль щодо забезпечення можливості здійснення колективної роботи та досягнення спільних цілей.