2.2. Правила оформления реквизитов
При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система документации». В данном государственном стандарте 30 реквизитов [11].
Обязательными реквизитами документа являются: название организации (автора документа), название документа (не указывается при оформлении писем), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Перечень реквизитов
01. Изображение Государственного герба Российской Федерации.
02. Герб субъекта Российской Федерации.
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08. Наименование организации – составителя документа.
09. Справочные данные об организации.
10. Название документа.
11.Дата документа.
12. Регистрационный номер документа.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
14. Место составления или издания документа.
15. Адресат.
16. Гриф утверждения документа.
17. Резолюция.
18. Заголовок к тексту.
19. Отметка о контроле.
20. Текст.
21. Отметка о наличии приложения.
22. Подпись.
23. Гриф согласования.
24. Виза.
25. Печать.
26. Отметка о заверении копии документа.
27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
29. Отметка о поступлении документа.
30. Идентификатором электронной копии документа.
Схема расположения реквизитов и границ бланка (с угловым расположением постоянных реквизитов) по ГОСТ 6.30-2003 приведена в прил. 1. Далее более подробно рассмотрено заполнение каждого реквизита.
01. Изображение Государственного герба РФ помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. На бланках с угловым расположением реквизитов герб помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.
02. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.
03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации или товарный знак должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке. Она должна быть размером не более 2,5×2,5 см.
04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.
Пример.
ОКПО 44465533
Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и в сложных названиях организаций.
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Пример.
ОГРН 1127600380758
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Пример.
ИНН/КПП 7807032160/871001001
07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Каждый документ имеет свой код.
Пример.
Код КЧ Наименование документа
0200000 2 Унифицированная система организационно-
распорядительной документации
0211231 2 Устав
08. Наименование организации – составителя документа. Наименование организации должно строго соответствовать названию, указанному в уставе, положении или другом нормативном акте.
Пример.
Федеральное агентство Правительства связи РФ
Научно–технический центр «ОРКО»
Сокращенное наименование приводится тогда, когда оно включено в устав этого предприятия. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.
Пример.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«Омский государственный институт сервиса» (ФГБОУ ВПО «ОГИС»)
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования.
Пример.
ЗАО «Пилот»
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указывается в том случае, если они участвовали (являются) авторами этого документа. Наименование должно соответствовать утвержденной структуре организации и печататься ниже названия организации.
Пример.
ООО «Факториал»
Департамент маркетинга
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Пример.
Глава центрального округа
09. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Пример.
Среднеохтинский пр., д. 22,
Санкт-Петербург, 195279
тел. 8 (812)5101620
10. Название вида документа (акт, приказ, протокол, справка и т.д.) должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). Реквизит указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия. Наименование документа указывается заглавными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ, КОНТРАКТ, АКТ и т. д. Проставляется во всех документах, кроме писем.
11. Дата документа – дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 ноября 2013 г. следует оформлять в левом углу документа, после его названия, независимо от того, угловым или продольным способом оформляется документ.
Пример.
05.11.2013.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Пример.
05 ноября 2013 г.
А также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.
Пример.
2013.11.05.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Индекс дела по номенклатуре включает условное обозначение подразделения, куда направлен документ или где был создан, и номер дела по номенклатуре, в которое он будет помещен, например:
Пример.
№ 1-3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа);
№ ОМ-3/115 (ОМ – отдел маркетинга, 3 – номер дела, 115 – порядковый номер документа).
На совместно составленных документах номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа слева направо.
Пример.
Совместный документ Центрального банка Российской Федерации (ЦБ РФ) и Государственного таможенного комитета (ГТК) РФ: «01-20-105/11921» (01-20-105 – номер, присвоенный ЦБ РФ, 11921 – номер, присвоенный ГТК РФ).
Во внешнеторговом контракте номер контракта будет состоять из трех групп знаков с двумя разделительными.
Пример.
№ ББ/000000/000 (ББ – две буквы, соответствующие коду страны по международному классификатору, который называется страны мира, остальная часть представляет собой код организации или продавца ОКПО, последняя часть представляет собой порядковый номер организации и покупателя).
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Пример.
на №__от __
14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.
Пример: буква «г.» (город) не проставляется, если в нем использовано слово «город»: Новгород, Волгоград, Санкт-Петербург, но г. Омск.
15. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
|
Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Руководителю управления А. С. Сидорову |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Например: |
Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В. А. Лагунину
|
или
|
ООО «Факториал-Сибирь» Главному бухгалтеру В. М. Кочетову |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например.
|
Администрации районов Московской области |
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например.
|
Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н. В. Семиной |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например.
|
Государственное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например.
|
Образцову О. П. ул. Садовая, д. 5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 |
16. Гриф утверждения документа ставится должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Например.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Большевичка»
(личная подпись) И. В. Сергеев
12.11.2014
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек.
Например.
УТВЕРЖДЕНО
Протоколом общего
собрания акционеров
от 15.09.2014 № 4
17. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т. п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Например.
А. В. Зайцевой, П. С. Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с ООО «Гермес» к 10.02.2014
Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «адресат» и «текст». При необходимости написания второй и третьей резолюции, они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.
18. Заголовок к тексту. Состоит из краткого изложения содержания текста документа, отвечает на вопросы о чем? чего?
Например:
ПРИКАЗ
Об итогах работы за первое полугодие 2014 года
или
ПРОТОКОЛ
Заседания педагогического совета
Заголовок допускается не указывать, если документ с небольшим текстом или документ формата А5.
19. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».
20. Текст – это основная информационная часть документа и важнейший реквизит. Он должен быть логичным, четким. Текст состоит из двух частей. В первой части, констатирующей, указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй, заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может состоять только из заключительной части (в приказах присутствует в основном только распорядительная часть).
Например.
ПРИКАЗЫВАЮ:
До 14.04.2014г. коммерческому директору Петрову И. В. подготовить отчет о проделанной работе.
Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего либо прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Более подробно образцы составления текста документов можно увидеть в приложениях.
21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:
Например.
Приложение: на 10 л. в 3-х экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например.
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3-х экз.
2. Смета расходов на 3-х л. в 3-х экз.
22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
Например:
Директор Проектно-конструкторского
и технологического института
автоматизированных систем
управления (личная подпись) Н. А. Сергеев
или
Директор института (личная подпись) Н. А. Сергеев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например.
Директор завода (личная подпись) В. В. Волков
Главный бухгалтер (личная подпись) В. М. Семенова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Например.
Заместитель министра Заместитель министра
транспорта РФ сельского хозяйства РФ
(личная подпись) А. А. Петров (личная подпись) А. В. Смирнов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии с распределением.
Например.
Председатель комиссии (личная подпись) Н. В. Куликов
Члены комиссии: (личная подпись) К. М. Артемьева
(личная подпись) С. П. Матвеев
(личная подпись) В. А. Филатов
Допускается в реквизите подпись центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Например.
Исполнительный директор
ЗАО «Сибиряк» (личная подпись) И. И. Петров
23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.
Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Например.
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А. В. Соколов
12.06.2014
Если согласование производится коллегиальным органом или с помощью письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2014 № 10
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ
от 10.02.2014 № 01-4/27
24. Виза согласования документа включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например.
Начальник экономического отдела
(личная подпись) А. И. Орлов
20.06.2014
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Например.
Замечания прилагаются
Начальник экономического отдела
(личная подпись) А. И. Орлов
20.06.2014
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.
Руководитель организации утверждает перечень документов и порядок использования печати. В этот перечень целесообразно включить документы, имеющие отношение к трудовым отношениям и деятельности кадровой службы.
Например:
1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности.
2. Командировочные удостоверения.
3. Документы, подтверждающие персональные сведения (характеристики работников и др.).
4. Справки с места работы.
5. Акты о приме-передаче дел.
6. Представления и ходатайства.
7. Грамоты, свидетельства, выдаваемые работникам.
8. Служебные удостоверения.
9. Иные документы, требующие особого удостоверения их подлинности.
26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа, ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную подпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку и дату заверения.
Например:
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью.
27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например.
Аксенов
22-52-32
28. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Пример.
В дело № 55 отправлен факс от 01.06.2014 № 16
Подпись 02.06.2014
29. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
Пример.
Вх. № 15
04.05.2014
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Пример.
Приказы по личному составу
04.05.2014
В последние годы произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа предприятий, расширением экономических и культурных связей, появилась необходимость автоматизации обработки документной информации. Основными направлениями совершенствования документации являются стандартизация и унификация.
Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на ОРД, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (ОРД), вошедшей в состав общероссийского классификатора управленческой документации по классу 02 0000.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Государственным стандартом установлено 30 реквизитов, используемых в документах управления.
Вопросы для самопроверки
1. Раскрыть все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
2. Каким образом оформляется реквизит «Адресат»?
3. Каковы требования к оформлению текста документа?
4. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита «Гриф согласования»?
5. Что представляет собой регистрационный номер документа и каков порядок его оформления?
6. Назвать требования к постановке печати на документах.
7. Какие бланки документов используют на предприятиях?
8. Какой размер полей должны иметь документы?
9. На каких документах проставляется виза согласования документа?
10. Назовите отличие визы согласования документа от грифа согласования документа?