Глава 2. Оформление реквизитов управленческих документов

Документы в качестве основного вида делового языка и носителя информации, являются способом засвидетельствования и основой для принятия решений или для доказательств, т. е. имеют большое правовое значение. Документы должны быть правильно оформлены по форме и содержанию, с соблюдением соответствующих реквизитов и имеют, в соответствии с действующим законодательством, юридическую силу. 

2.1. Правила оформления управленческих

ДОКУМЕНТОВ

В управленческой деятельности предприятий используются главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность – управленческой документацией.

В оформлении документов должны использоваться обязательные элементы оформления, которые называются реквизитами (например, дата, подпись, печать и т. д.). Набор используемых реквизитов частично различается для каждого типа и вида документов. Каждый реквизит имеет стандартное место расположения и правила оформления. Реквизит от лат. requisitum – требуемое, необходимое. Совокупность реквизитов документа отражает его форму и называется формуляром.

 При оформлении документов должны использоваться стандартные бланки. Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. Существуют следующие типы бланков: 

• официальный бланк, используемый для переписки с организациями РФ, при пересылке официальных документов российским партнерам и органам власти (предложения о сотрудничестве, контракты, официальные уведомления и т.п.). В соответствии с законодательством РФ название организации, а также все реквизиты должны указываться только на русском языке. Возможно использование официального бланка, переведенного на иностранный язык, для переписки с зарубежными организациями, (предложения о сотрудничестве, контракты, официальные уведомления и т.п.). 

•  бланк для внутренних документов  – не содержит реквизитов, необходимых для использования сторонними организациями (почтового адреса, номера телефона и т.п.). 

Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. Изготавливаются бланки двух форматов – А4 и А5.

Бланки каждого вида проектируются на основе продольного и углового расположений реквизитов. При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «Наименование организации», «Дата», «Номер документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу (рис. 1).

 

Рис. 1. Угловое расположение реквизитов на бланке

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Резолюция» и др.

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа», и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются (рис. 2). Продольные бланки используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

Рис. 2. Продольное расположение реквизитов на бланке

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает минимальные размеры полей.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30–35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.