1.4. Классификация, виды и функции

ДОКУМЕНТОВ

В сферу делопроизводства включаются (как отмечалось выше):

• прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

• прием документов на рассмотрение и подписание администрацией;

• контроль за правильностью оформления документов;

• распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

• учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;

• систематизация документов и организация их текущего хранения;

• проведение экспертизы ценности документов;

• сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого учреждения, а именно:

1) директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования к статистической отчетности и др.);

2) организационно-распорядительная документация, которая состоит из трех групп документов:

а) организационные (устав, положение, правила внутреннего распорядка, договор, инструкция и пр.)

б) распорядительные (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и др.)

в) справочно-информационных (деловое письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, доверенность, телефонограмма и пр.)

3) документы, связанные с оформлением трудовых отношений (табель явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поощрений, взысканий и пр.);

4) финансовые документы.

Также документ выполняет следующие функции:

• информационная – отражает факты, события, которые фиксируются в документе и влияют на деятельность человека;

• организационная – заключается в обеспечении воздействия на группу людей для организации и координации их деятельности;

• коммуникативная – направлена на внешние связи предприятий и организаций партнеров, поставщиков и т. д.;

• юридическая – используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры;

• воспитательная – дисциплинирует исполнителей, требует повышенного уровня образовательной подготовки и является одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов при использовании унификации и стандартизации.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируются по следующим признакам:

1. По видам деятельности подразделяются на: научно-технические, технологические, конструкторские, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные, плановые, по бухгалтерскому учету, по ценообразованию, по торговле, по социальному обеспечению, по изобретениям и т. д.

2. По наименованию (научные отчеты, графики, чертежи, техно-логические карты, приказы, распоряжения, указания, расписки, инструкции, служебные письма, платежные требования, уставы, договоры, доверенности, авторские свидетельства и т. д.).

3. По способу фиксации информации:

• Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

• Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

• Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

• Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

• Электронный документ – созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

• Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

• Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

• Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

• Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

• Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

• Видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

4. По месту составления (документы, которые используются при решении внутренних и внешних вопросов). Внешняя документация делится на поступающую – входящая и отправляемую – исходящая):

• входящие (поступившие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

5. По степени сложности (простые и сложные).

• простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса;

• сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

6. По степени гласности:

• секретные документы, помечены особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения;

• для служебного пользования, содержат несекретные сведения, могут использоваться работниками учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования»;

• несекретные (простые).

7. По сроку исполнения (срочные, несрочные).

• срочные – документы, установленные законом или соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»;

• несрочные – выполняются по общим правилам, грифа «срочно» не содержат.

8. По юридической силе (подлинники (оригиналы), копии, дубликаты).

Подлинник официального документа (оригинал) – первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) [2, с. 48].

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

9. По стадиям создания:

• служебные письма – подготовленные на предприятии;

• личные письма – с изложением жалоб, пожеланий, различных просьб и т. д.

10. По происхождению:

• черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления;

• подлинник – единственный экземпляр документа, который оформлен и подписан в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, дубликаты, выписки из документа.

11. По срокам хранения:

• документы постоянного хранения;

• документы временного хранения – до 10 лет;

• документы долговременного хранения – свыше 10 лет.

12. По степени обязанности:

• информационные – содержат сведения и факты о производственной деятельности предприятия;

• директивные – обязательны для исполнения.

13. По степени унификации:

• индивидуальные – носят характер индивидуального разового документа;

• типовые – изложение однородных процессов и явлений;

• трафаретные – заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа;

• примерные – унифицированные в виде таблиц, анкет и пр.).

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности и фиксируют события и факты, служат основанием для принятия решений, являются справочно-информационным материалом, и в частности предметом доказательства истины.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое документ?

2. Какие действия предусматривает работа с документами?

3. Чем подлинный документ отличается от дубликата?

4. Какие документы составляют нормативно-методическую базу делопроизводства?

5. Определить, в чем заключаются общие требования к унифи­кации документов.

6. Что такое стандартизация документов?

7. Назвать виды документов и указать, по каким призна­кам они классифицируются.

8. Какое понятие включает система документооборота?