Словарь терминов

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Администрация – органы или должностные лица уч­реждения (руководитель, его замес­тители, коллегиальные и совеща­тельные органы, руководители структурных подразделений), осу­ществляющие исполнительно-рас­порядительную деятельность.

Адресат – 1) получатель документа; 2) рекви­зит документа, включающий наиме­нование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт – 1) обобщенное наименование доку­ментов, имеющих правовое значе­ние и оформленных в установлен­ном порядке (законодательный А., правовой А.); 2) официальный доку­мент, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: А. ревизии, А. проверки, А. приемки и др.).

Анкета – 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма пред­ставления текста документа, постро­енная по принципу «вопрос-ответ».

Аппарат управления – 1) система органов государственно­го управления, совокупность учреж­дений и организаций, обеспечиваю­щих управление в какой-либо сфере деятельности; 2) совокупность ра­ботников (руководителей, специа­листов, технических исполнителей) учреждения или организации, вы­полняющих управленческие функ­ции.

Архив – 1) учреждение или его часть, храня­щая документы; 2) совокупность доку­ментов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, органи­заций.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с рекви­зитами, идентифицирующими авто­ра официального письма или доку­мента.

Бланк должностного лица – бланк документа, на котором вос­произведена должность автора до­кумента.

Бланк конкретного вида документа – бланк документа, предназначенный для составления документов опреде­ленного вида.

Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки.

Вид документа – принадлежность письменного доку­мента к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должност­ного лица с содержанием документа.

Внутренний документ – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ – документ, поступивший в учрежде­ние.

Входящий номер документа – регистрационный номер входящего документа.

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заве­ренная в установленном порядке.

Гарантийное письмо – 1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставле­ния услуг; 2) во внешней торговле – документ, излагающий характер и объем обязательств, которые при­нимает поручитель по части опреде­ленных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); 3) в банковском деле – документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмот­ренным условиям.

Графа таблицы – часть таблицы в виде столбца, пред­назначенная для заполнения рекви­зитами-основаниями.

Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба Россий­ской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муни­ципального образования.

Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполи­тической, экономической, разведы­вательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельнос­ти, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Государственный стандарт – нормативный документ, разрабаты­ваемый на продукцию, работы и ус­луги, имеющие межотраслевое зна­чение, содержащий требования и основные характеристики продук­ции, работ и услуг.

Гриф ограничения – реквизит официального документа, доступа к документу свидетельствующий об особом ха­рактере информации, ограничиваю­щий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося ав­тором документа, с его содержани­ем.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или пра­вовой характер его содержанию.

Дата документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или при­нятия.

Дело – совокупность документов (доку­мент), относящихся к одному вопро­су или участку деятельности, поме­щенных в отдельную обложку.

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоя­ние между двумя корреспондента­ми, которыми могут быть и юриди­ческие, и физические лица.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечиваю­щая документирование и организа­цию работы с официальными доку­ментами.

Доверенность – документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение ка­ких-либо действий от имени дове­рителя.

Договор – документ, фиксирующий соглаше­ние двух или более сторон об уста­новлении, изменении или прекра­щении правоотношений.

Доклад – 1) письменный документ, содержа­щий изложение определенных воп­росов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выс­тупление на заседании.

Докладная записка – документ, адресованный руководи­телю, излагающий какой-либо воп­рос с выводами и предложениями составителя.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизита­ми, позволяющими ее идентифици­ровать.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обя­занностей.

Документ на машинном носителе (машиночитаемый документ, электронный документ) – документ, созданный с использова­нием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его ин­формации компьютером.

Документационное обеспечение управления – см. делопроизводство.

Документация – совокупность документов по опре­деленному предмету.

Документация по личному составу – приказы по личному составу, лич­ные дела и карточки, записки о пе­реводе, характеристики и др..

Документирование – научная дисциплина, разрабатыва­ющая способы создания докумен­тов, принципы.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным прави­лам.

Документооборот – движение документов в организа­ции с момента их создания или по­лучения до завершения исполнения или отправки.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Досье – документы, относящиеся к какому-нибудь делу или вопросу.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соот­ветствии с установленным поряд­ком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовочная часть документа – часть документа, содержащая наи­менование вида документа, краткое содержание и периодичность, а так­же наименование раздела сводного документа, к которому относится данный документ.

Заголовок к тексту документа – реквизит документа, кратко излага­ющий его содержание

Заказ – документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство ка­ких-либо работ.

Заключение – документ, содержащий мнение уч­реждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или воп­росу.

Записка – см. докладная объясни­тельная записка, пояснительная записка.

Заявка – документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.

Заявление – официальное обращение, письменная просьба о чем-либо, составленная по установленной форме и подаваемая на имя должностного лица в учреждение, организацию. 

Знак обслуживания – см. товарный знак, эмблема.

Извещение – разновидность служебного письма, содержащего информацию о пред­стоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела – цифровое обозначение дела в но­менклатуре дел учреждения, нано­симое на его обложку.

Инициативный документ – документ, послуживший основани­ем для решения какого-либо вопро­са и формирования дела.

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определен­ной сфере деятельности.

Исходящий документ – документ, отправляемый из органи­зации.

Информационное письмо – письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных докумен­тов и (или) содержащее методичес­кие положения по их применению.

Информация – сведения о лицах, предметах, фак­тах, событиях, явлениях и процес­сах независимо от формы их пред­ставления.

Информационно-справочная документация – письма, телеграммы, телефонограм­мы, факсы, акты, протоколы и др.

Информация о гражданах (персональные данные) – сведения о фактах, событиях и об­стоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

Канцелярия – структурное подразделение органи­зации, ведающее делопроизвод­ством.

Картотека по личному составу – каталог документальных материа­лов, содержащих сведения о трудо­вом стаже, образовании, зарплате отдельных лиц.

Классификация документов

– деление документов на классы по наиболее общим признакам сход­ства и различия.

Ключевые слова – слова, каждое из которых необходи­мо, а все вместе достаточные для выражения содержания документа.

Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обо­значения классификационной группировки или объекта класси­фикации.

Код организации – идентификатор организации, уч­реждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифро­вого обозначения.

Код формы документа – идентификатор документа, являю­щийся условным цифровым обозна­чением.

Коммерческая тайна – информация, имеющая действи­тельную или потенциальную ком­мерческую ценность в силу неиз­вестности ее третьим лицам, не имеющим к ней свободного доступа на законном основании.

Контракт – документ об установлении, измене­нии или прекращении правоотно­шений.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копирование документов – воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа – документ, полностью воспроизводя­щий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Макет – модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Машинописный документ

– письменный документ, при созда­нии которого знаки письма наносят­ся техническими средствами

Машиночитаемый документ – см. документ на машинном носите­ле.

Наименование документа

– обозначение вида письменного до­кумента.

Незаверенная копия – копия письменного или графическо­го документа, которая ввиду отсут­ствия на ней необходимых реквизи­тов не имеет юридической силы подлинника документа.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установ­ленном порядке.

Нормативный документ – документ, устанавливающий прави­ла, общие принципы или характери­стики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Носитель информации – материальный объект, используе­мый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобра­зительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обзор – документ, составленный в целях ин­формирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области.

Общий бланк документа – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

Объем документооборота – количество документов, поступив­ших в организацию и созданных ею за определенный период.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представ­ляемый руководителю.

ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций.

ОКУД – общероссийский классификатор уп­равленческой документации.

Опись – юридически оформленный пере­чень документов.

Описание документов – изложение сведений о составе и со­держании документов в архивных справочниках и на обложках дел.

Организационная документация – положения, уставы, инструкции, правила.

Организация работы с документами – создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение доку­ментов в документационном обес­печении управления.

Оригинал документа – экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копиро­вания.

Отметка для автоматического поиска документов – реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения элект­ронной копии документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

– реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном со­ставителе документа.

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии докумен­та.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельству­ющий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняю­щих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит документа, содержа­щий сведения о дате поступления документа в учреждение и его реги­страционном номере.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, ко­мандировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему уч­реждению или должностному лицу.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор.

Официальный документ – документ созданный юридическим или физическим лицом, оформлен­ный и удостоверенный в установ­ленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых рекви­зитов, установленных правилами документирования.

Первичный документ – документ, содержащий исходную информацию.

Переписка – письменные сообщения информаци­онного характера, оформленные в соответствии с правилами докумен­тирования, передаваемые по кана­лам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждения­ми, предприятиями и частными ли­цами (см. письмо, телеграмма, те­лефонограмма, телекс, электронное сообщение).

Перечень – систематизированный список доку­ментов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распростра­нения на них определенных норм или требований.

Персональные данные – см. информация.

Печать – вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удосто­верения чего-либо, сам оттиск.

Письменный документ – текстовой документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.

Письмо – 1) почтовое отправление в виде по­чтового конверта с письменным со­общением; 2) обобщенное название различных по содержанию доку­ментов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Подлинник документа – первый или единственный экземп­ляр официального документа.

Подпись – реквизит документа, представляю­щий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Поисковые данные документа – сведения о месте хранения докумен­та, включающие архивный шифр и ссылку на номер страницы докумен­та.

Положение – 1) документ, устанавливающий ста­тус, задачи и функции, права, поря­док деятельности организации, орга­на управления, структурного управления; 2) правовой акт, содер­жащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Постановление – правовой акт, принимаемый органа­ми коллегиального управления в це­лях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установле­ния норм, правил.

Постоянный реквизит документа – реквизит документа, наносимый на бланк при его изготовлении.

Поток работ – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

Почтовый индекс – условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществ­ляющему прием и доставку почто­вых отправлений.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий отдель­ные положения основного докумен­та (плана, отчета, проекта).

Правила – правовой акт, содержащий свод обя­зательных для выполнения требова­ний, норм, положений.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливаю­щие порядок создания документов.

Претензионные письма – письма, отправляемые виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договора и раз­ного рода обязательств.

Приказ – правовой акт, издаваемый руково­дителем организации (ее структур­ного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения ос­новных и оперативных задач в дея­тельности организации.

Протокол заседания – документ, содержащий последова­тельную запись обсуждения вопро­сов и принятия решений на за­седаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, перегово­рах.

Распорядительная документация – приказы, распоряжения, постанов­ления, решения, указания.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для вне­сения сведений о документе в целях его учета и поиска.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое доку­менту в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп – штамп, проставляемый на входящем документе при его поступлении в учреждение.

Регистрация документа – фиксация факта создания или полу­чения документа путем присвоения ему регистрационного номера и за­писи сведений о документе в реги­страционные формы.

Регламент – правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата уп­равления, коллегиального или сове­щательного органа.

Реестр – список (перечень) каких-либо объек­тов, составляемый в целях их учета или справочно-информационных целях.

Резолюция – реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Рекламация – коммерческий документ, представля­ющий собой предъявление претензий к стороне, нару­шившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков.

Решение – 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совеща­тельными органами в целях реше­ния наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неодно­родными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государ­ственными и общественными, и др.).

Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

Система документации – совокупность документов, взаимо­связанных по признакам происхож­дения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система организационно-распорядительной документации (ОРД) – система документации, фиксирую­щей решения административных и организационных вопросов, вопро­сов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования дея­тельности органов власти, учрежде­ний, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т. п.). 

Служебная записка – см. докладная записка.

Служебная тайна – см. коммерческая тайна.

Сопроводительное письмо

– письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Список – документ, содержащий перечисле­ние лиц или предметов, составлен­ный в целях информации, регистра­ции или учета.

Справка – 1) документ информационно-спра­вочного, аналитического или отчет­ного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтвер­ждающий сведения биографическо­го или служебного характера.

Справочно-информационная документация – см. информационно-справочная документация.

Стандарт – нормативный документ, содержа­щий комплекс норм, правил, требо­ваний к объекту стандартизации.

Стандартизация – возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных пра­вил, требований, выработанных в результате унификации документов.

Таблица – форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Текст документа – информация, зафиксированная ка­ким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, пред­ставляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Телеграмма – краткое текстовое сообщение, пере­даваемое средствами телеграфной сети.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передава­емых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Техническая документация

– обобщающее название документов, отражающих результат строитель­ного и технологического проектиро­вания, конструирования, инженер­ных изысканий и других работ по строительству зданий и сооруже­ний и изготовлению изделий про­мышленного производства.

Типовые документы – 1) документы, отражающие одно­родные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) норматив­ные и распорядительные докумен­ты, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типо­вая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являю­щиеся образцами для составления учреждениями одноименных доку­ментов с учетом специфики их дея­тельности.

Трафаретный текст документа – текст документа, отпечатанный на бланке при его изготовлении, со свободными местами для последую­щего их заполнения

Товарный знак (знак обслуживания, эмблема) – обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги од­них юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физичес­ких лиц.

Трафаретный текст – унифицированный текст документа, содержащий постоянную информа­цию и пробелы для внесения пере­менной информации, характеризу­ющей конкретную ситуацию.

Указ – правовой акт, издаваемый Прези­дентом Российской Федерации.

Указание – правовой акт, издаваемый руково­дителем организации или его заме­стителями преимущественно по вопросам информационно-методи­ческого характера, а также по во­просам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Унификация – сокращение неоправданного много­образия разновидностей докумен­тов, приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хра­нению.

Унифицированная система документации (УСД) – рационально организованный комп­лекс взаимоувязанных документов, созданный по правилам и требов­аниям, применяемым в определен­ной сфере деятельности.

Управленческая документация – совокупность документов, применя­емых при оформлении действий ор­ганов управления во всех сферах народного хозяйства. Из этого мно­жества по определенным призна­кам могут быть выделены подмно­жества - отдельные системы документации: плановая, учетная, организационная и т. д.

Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер де­ятельности предприятия, организа­ции.

Учредительный договор – договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созда­нию юридического лица.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, гра­фического, изобразительного), пе­реданного по каналам факсимиль­ной связи.

Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяю­щая многократно воспроизводить собственноручную подпись на дело­вых документах.

Формат документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.

Формирование дела – отнесение документов к определен­ному делу и систематизация доку­ментов внутри него.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последова­тельности.

Характеристика – официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, командирование на работу в другие страны, аттестация на должность и т. п.).

Циркулярное письмо – направленное из вышестоящего органа управления в несколько ад­ресов.

Шаг письма – расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатков знаков.

Шаг строки – расстояние между основаниями смежных строчек.

Штамп – вид печати прямоугольной формы.

Штамп бланка – группа реквизитов и их постоянных частей, воспроизводимых на бланке документа в виде единого блока.

Штатное расписание – перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.

Экспертиза ценности документа – определение научного, хозяйствен­ного, социально-культурного и ино­го значения документа в целях отбо­ра его для хранения и установления сроков хранения.

Эмблема организации – символическое графическое изоб­ражение, отражающее суть деятель­ности организации (фирмы).

Электронное сообщение – документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Электронный документ – это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т. п.).

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Юридическая сила (статус) документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим за­конодательством, компетенцией из­давшего его органа и установлен­ным порядком оформления.