1.2. Основные законодательные акты

И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Современное делопроизводство все чаще называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Этот термин появился в связи с тем, что в современном делопроизводстве используются компьютерные технологии с их специфической терминологией – программное обеспечение, аппаратное обеспечение (от англ. software и hardware).

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство. 

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документооборот – обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. 

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными и любой документ на бумажном носителе перевоплощается в электронный, сохраняя при этом все реквизиты. А документ, набранный на компьютере, может быть принят на любом факсе в бумажном виде. [2, с.43]

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

– правильно создать и оформить документы, придать им юридическую силу;

– организовать документооборот;

– обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

– законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

– указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

– нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

– технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

– общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

– унифицированные системы документации;

– нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив). В ее задачи входит межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Федеральная служба Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Основные законодательные акты и нормативно-методические документы для организации делопроизводства в Российской Федерации наряду с выше упомянутыми включают Конституцию РФ, различные кодексы РФ (включая Гражданский и Трудовой), а также ряд документов, которые перечислены в библиографическом списке [4 – 19; 22; 23].

В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и сотрудников. В число этих документов входят: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по ДОУ (делопроизводству), табель и альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, Правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.