7.6. Значение электронного документооборота

ДЛЯ СОВРЕМЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Существует множество определений того, что такое электронный документ.

Электронный документ – это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т. п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т. д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса.

Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т. п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

– сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

– при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

– подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

– электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Электронный документооборот – это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами – регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива и т. д.

Системы электронного документооборота (СЭД) применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках.

СЭД позволяет видеть руководителю, на каком сотруднике «застрял» документ и вовремя «подтолкнуть» его. Система позволяет контролировать сроки исполнения задания, что облегчает оценку работы конкретного сотрудника.

Использование электронного документооборота облегчает планирование текущей работы компании. Кроме того, все документы хранятся в едином электронном архиве.

Организация работы с документами – обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на активное хранение).

Технология работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Знание обязанностей повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Вопросы для самопроверки

1. Определить, в чем заключаются общие правила регистрации документов?

2. Что такое документооборот?

3. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?

4. В чем заключается сущность службы делопроизводства?

5. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

6. Каковы сроки хранения документов в организациях?

7. Какие документы на предприятии считаются конфиденциальными?

8. Что такое служебная тайна на предприятии?

9. Дать определение номенклатуры дел. Что такое сводная но­менклатура дел, как она составляется?

10. Как формируются документы в дела? Почему не рекоменду­ется формирование и хранение дел у исполнителя?

11. Пояснить порядок работы с исходящими документами.

12. Пояснить понятие электронного документооборота.