- •Оглавление
- •Предисловие
- •Введение
- •Глава 1. Основные понятия документа и системы документации
- •1.1. Краткая история развития письменности
- •1.2. Основные законодательные акты
- •1.3. Основные базовые понятия и термины
- •1.4. Классификация, виды и функции
- •Глава 2. Оформление реквизитов управленческих документов
- •2.1. Правила оформления управленческих
- •2.2. Правила оформления реквизитов
- •Задания
- •1. Докладная записка
- •2. Письмо
- •Глава 3. Документирование трудовых правоотношений
- •3.1. Делопроизводство по личному составу
- •3.2. Правила оформления автобиографии
- •Задания
- •Глава 4. Оформление организационно-распорядительной документации
- •4.1. Организационная документация,
- •4. 2. Распорядительные документы,
- •Задания
- •Глава 5. Оформление информационно-справочной документации
- •5.1. Оформление докладных, служебных и объяснительных записок
- •5.2. Требования, предъявляемые
- •5.3. Оформление актов
- •5.4. Оформление краткого
- •Задания
- •Глава 6. Современное деловое письмо
- •6.1. Структура и правила оформления
- •6.2. Виды писем
- •Задания
- •Глава 7. Организация делопроизводства на предприятии
- •7.2. Прием и обработка входящих документов
- •7.3. Работа с исходящими документами
- •7.4. Подготовка документов к последующему
- •7.5. Работа с конфиденциальными
- •7.6. Значение электронного документооборота
- •Заключение
- •Итоговые тесты
- •1. Реквизит документа – это:
- •2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?
- •2.1. Директору школы № 269
- •2.4. Директору Московской школы № 269
- •7.1. Утверждаю
- •7.3. Утвержден
- •Библиографический список
- •Расположение реквизитов и границ бланка (с угловым расположением постоянных реквизитов)
- •Образец трудового договора
- •1. Предмет трудового договора
- •2. Права и обязанности сторон
- •9. Адреса и реквизиты сторон
- •Образец характеристики Характеристика
- •Пример должностной инструкции
- •Образец штатного расписания
- •Макет приказа
- •Пример оформления решения
- •Пример оформления распоряжения
- •Пример оформления указания
- •Образец постановления
- •Примеры оформления объяснительных записок п. 14.1. Пример оформления объяснительной записки об опоздании на работу
- •П. 14.2. Пример оформления объяснительной записки по производственным вопросам
- •Макет оформления акта
- •Образец оформления акта
- •Образец краткого протокола
- •Макет полного протокола
- •Образец полного протокола
- •Пример оформления гарантийного письма
- •Пример оформления письма-ответа
- •Пример оформления письма-напоминания
- •Пример оформления письма-уведомления
- •Пример оформления письма-претензии (рекламации) о замене товара в магазине
- •Образец номенклатуры дел
- •Словарь терминов
- •Алфавитно-предметный указатель
- •Список сокращений
- •Кауфман Наталья Юрьевна документирование управленческой деятельности
- •644099, Г. Омск, ул. Красногвардейская, 9.
7.5. Работа с конфиденциальными
ДОКУМЕНТАМИ
Существует особый порядок работы с конфиденциальными документами, содержащими государственную, служебную или коммерческую тайну.
Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.
Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Руководитель предприятия своим приказом назначает должностное лицо, отвечающее за учет, хранение и использование документов, имеющих гриф ограничения доступа. Это может быть ответственный работник, для которого выполнение этих функций составит дополнительную нагрузку.
Гриф конфиденциальности означает, что право собственности на информацию, которую содержит документ, принадлежащий предприятию. Если информация, которая составляет коммерческую тайну, содержится в документах, которые принадлежат предприятиям-партнерам, тогда, о ее неразглашении должно быть указано в тексте договора между этими предприятиями.
Если на документе не проставлен гриф и в тексте нет указаний о конфиденциальности, то это означает, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусматривали все возможные последствия свободной (без ограничения доступа) работы с документом.
Все документы, поступающие с грифом «КТ» (коммерческая тайна), получает ответственное лицо или секретарь-референт, которая обязательно проверяет корреспонденцию на целостность. Документы с грифом «КТ» формируют в отдельное дело, на обложке которой в правом верхнем углу делается отметка «Коммерческая тайна». На обороте обложки помещают список работников, имеющих право пользоваться документами, внесенными в определенной дела.
Такие дела хранятся в сейфе, который опечатывает должностное лицо, ответственное за их сохранность. Доступ к этому сейфа другим сотрудникам запрещено. Документы с грифом «КТ» выдают только тем работникам, которые имеют право пользоваться этими документами. Выдачу документов с грифом «КТ» регистрируют в специальном журнале.
Документы, имеющие гриф «КТ», выдают и принимают под подпись. Во время хранения и использования документов с грифом «КТ» запрещено:
– изымать из дела или переносить в другую дела документы без разрешения руководителя и пометок в «Журнале регистрации документов с грифом« КТ »;
– выносить документы из помещения без специального разрешения руководителя;
– размножать документы без разрешения руководителя (если есть разрешение, то размножение осуществляют в присутствии ответственного лица, а бракованные экземпляры сразу уничтожают).
Все дела, доступ к которым ограничен, обязательно вносят в номенклатуру дел предприятия [3, с. 340].
Передавая дело в архив, составляют отдельный опись документов с грифом «КТ». В помещении архива такие документы сохраняют в опечатанных ящиках. Несанкционированный доступ к ним строго запрещен.
Обязательное соблюдение всех норм и правил по работе с коммерческими документами, содержащими конфиденциальные данные, позволит избежать незапланированных трат и убытков от их утери или разглашения.