7.4. Подготовка документов к последующему

ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

Завершающим этапом процесса делопроизводства является под­готовка исполненных документов к хранению и использова­нию. Подготовка исполненных документов к хранению и использо­ванию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности доку­ментов;

• оформление дел;

• описание документов постоянного и долговременного хране­ния;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив учреждения.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве прово­дится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, от­бора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения доку­ментов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются посто­янно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатыва­ется положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбо­ра документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хра­нения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянно­го хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на го­сударственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хра­нение документов личного происхождения; подготовка и внесе­ние на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.  

Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме [1, с. 251].

Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение. Образец примерной номенклатуры дел приведен в прил. 25.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 (см. прил.25) с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

– подписание руководителем службы делопроизводства;

– визирование ответственным за архив организации;

– согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;

– рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);

– утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года.

Например.

АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

Центрального района Глава администрации

г. Омска Центрального района г. Омска

СВОДНАЯ подпись И.О.Ф.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 30.12.2014

30.12.2014 № 1

на 2015 г.

№ п/п	Наименование структурных подразделений, отделов, комитетов, администрации района	Индексы отделов
1	Управление делами (общий отдел)	01
2	Контрольное управление (отдел)	02
3	Другие отделы, комитеты адми­нистрации района (города, мэрии)	03,04...

Управляющий делами

(зав. общим отделом) подпись И.О.Ф.

СОГЛАСОВАНО

Зав. госархивом

Центрального района подпись И.О.Ф.

30.12.2014

Далее документы формируются в дела. Формирование дел – это отнесение документов к определен­ному делу и систематизация документов внутри него. Дело – со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж­ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для до­работки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размножен­ные копии в дело не помещают.

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности: входящий документ; приложение к нему (если имеется); документ во исполнение входящего; приложение к нему (если имеется); другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

В дела группируют документы одного делопроизводственно­го года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода ра­боты данного лица в учреждении; учебная документация, со­здающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формиру­ют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. На­пример: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке прока­та», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри груп­пы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем дру­гие документы.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ве­домственный архив структурными подразделениями. Если в фор­мировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить [3, с. 140].

Образец формы внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 5

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Приме­чание
1
2

Итого_____________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________

(цифрами и прописью)

Должность лица, составившего

внутреннюю опись документов

дела подпись И.О.Ф.

дата

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специ­альный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в при­сутствии работника сдающего структурного подразделения. Пере­дача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии.

В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.