6.2. Виды писем

 Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Все виды писем заполняются в одинаковом порядке, рассмотренном в гл. 6.1, изменяется в них только текст, который зависит от смысла заголовка к письму.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Гарантийные письма направляются с целью под­тверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д. (прил. 20).

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов. Также если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».

Например.

ООО «Темп» пр. Мира, д. 22, г. Омск, 644099 Тел./факс (812) 510-16-20 ОКПО 25968457 ОГРН 1127600380758 ИНН/КПП 7807032160/871001001 15.06.2014 № 82

Генеральному директору ООО «Смайл» А. И. Иванову

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 25 от 25.05.2014 г. с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения: 1. Договор в 2 экз. (всего на 6 листах);

2. Протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

 

Директор

подпись

С. М. Дыков

М.П.

Письмо-подтверждение – документ, который содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например: договор, инструкция и т. п.).

Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Иногда в них приводят краткое изложение документов и перечень материальных ценностей. Пись­мо-подтверждение может заканчиваться дополнитель­ной просьбой или справочной информацией.

Письмо-просьба содержит какую-либо просьбу, пре­дельно кратко и уважительно подчеркивая заинтере­сованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее испол­нению.

Пример текста письма-просьбы

Уважаемый Юрий Петрович!

В связи с расширением производственных мощностей и вводом в эксплуатацию новых линий по производству горно-шахтного оборудования просим Вас выслать в наш адрес номенклатуру производимой Вами продукции.

С уважением,

генеральный директор     подпись     И.О.Ф.

М.П.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован (прил. 21).

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия, направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый резуль­тат (прил. 22). В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о воз­можных мерах, которые будут приняты при их невы­полнении.

Письмо-уведомление содержит со­общение или утверждение о произошедшем или предстоящем факте или событии (прил. 23).

Информационное письмо – сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой зна­чимости излагаемых в нем фактов письмо подписыва­ет руководитель организации.

Например.

ООО «Мишель» Генеральному директору

пр. Мира, д. 22, ООО «Смайл»

г. Омск, 644099 А. И. Иванову

Тел./факс (812) 510-16-20

ОКПО 25968457

ОГРН 1127600380758

ИНН/КПП 7807032160/871001001

22.11.2014 № 23

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2014 г. с 23.11.2014 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

С уважением, Директор М.П.

подпись

Т. В. Литвинова

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами:

«Приглашаем Вас»

или

«Просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно исполь­зовать изготовленные типографским способом трафа­реты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на ко­торое приглашается адресат.

Пример текста письма-приглашения. 

Уважаемый Иван Юрьевич!

Фирма «Веллком» совместно с управлением техники безопасности РАО «ЕЭС России» приглашает Вас ознакомиться с продукцией, обеспечивающей удобство и безопасность труда, представленной на выставке «Нефтегазстрой – 2014».

Будем рады видеть Вас в павильоне № 5 с 15 по 20 марта 2014 года по адресу:

Москва, ВВЦ.

С уважением,

генеральный директор     подпись     И.О.Ф.

М.П.

Коммерческие письма составляются от имени юри­дического лица при заключении и выполнении ком­мерческой сделки. По своему назначению они подраз­деляются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет оп­ределенный, указанный в ней срок действия. В тексте оферты излагается само предложение и указываются основные условия сделки.

Например.

«Предлагаем Вам заключить договор / услуги по…», «В ответ на Ваш запрос от …», «Компания «Х» предлагает Вашему вниманию …», «Рады предложить Вам …» и т. п.

Рекламация – коммерческий документ, представля­ющий собой предъявление претензий к стороне, нару­шившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъяв­ляются в отношении качества товара, объемов и сро­ков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора (прил. 24).

Деловое письмо – один из важнейших каналов связи организации с внешним миром. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, теле­графа, факса, модемной связи и т.п., – объем переписки многих организаций очень велик. Большое количество писем при однотипности управ­ленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. Деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний.

Вопросы для самопроверки

1. Какие виды писем существуют?

2. Кто занимается составлением писем на предприятии?

3. Какой реквизит, в отличие от других документов, отсутствует при составлении письма?

4. Кто подписывает письмо, содержащее финансовые сведения?

5. Назвать отличие информационного письма от письма-приглашения.

6. Пояснить особенность письма-ответа.

7. Пояснить назначение сопроводительного письма.

8. Пояснить расположение реквизита «Адресат» на письме.

9. Чем отличается рекламация от оферты?