Предисловие

Цель предлагаемого учебного пособия дать студентам понятие о технологии и организации делопроизводства. Знание основных правил подготовки документов и документооборота, работы с документами (корреспонденцией), их хранения и уничтожения является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя.

В данном учебном пособии подробно рассмотрено оформление реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается примерами оформления необходимых видов деловых документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.). В приложении даны образцы рассмотренных в пособии документов.

Учебное пособие состоит из предисловия, введения, основного текста, заключения, библиографического списка, словаря, а также для удобства поиска базовых определений и понятий приведен алфавитно-предметный указатель. Каждая тема заканчивается списком вопросов для самоконтроля знаний студентов и заданиями с целью закрепления изученного материала. В конце учебного пособия даны итоговые тес­товые задания по курсу. Для более глубокого изучения курса «Документирование управленческой деятельности» необходимо обратиться к основным и дополнительным изданиям, указанным в библиографическом списке.

В процессе изучения дисциплины студент должен освоить следующие компетенции: владеть основными методами, способами и средствами получения, хранения, переработки информации, навыками работы с компьютером как средством управления информацией; способность работать с информацией в глобальных компьютерных сетях и корпоративных информационных системах; способность осуществлять деловое общение: публичные выступления, переговоры, проведение совещаний, деловую переписку, электронные коммуникации.

Издание подготовлено в соответствии с действующей программой Государственного образовательного стандарта, специальности 080200.62 Менеджмент, профиль подготовки «Управление малым бизнесом», квалификация (степень) выпускника – бакалавр, дневной и заочной формы обучения.

Настоящее издание отличается от ранее выпущенных пособий тем, что дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами, более подробно рассмотрены современные требования к написанию деловых писем.

Автор пособия – Кауфман Наталья Юрьевна, ст. преподаватель кафедры экономики и организации производства Омского государственного института сервиса.

Автор

Введение

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.

При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:

• управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации;

• управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее;

• управление (координация) работой подчиненного персонала;

• реализация договоренностей с внешними организациями;

• отражение хода мероприятий, событий;

• анализ различных данных и их оценка;

• подведение итогов работы за определенный период;

• планирование рабочего времени;

• прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы как сотрудника, так и предприятия в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность.

Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.