Глава 6. Современное деловое письмо

Письма служат средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и т.д. В наше время каждый должен уметь писать письма, но не все обладают талантом написания письма. Деловое письмо в основном отправляется сторонним организациям или лицам с просьбой или информацией о чем-либо. Цель состоит в том, чтобы письмо было понято соответствующим образом. Поэтому, зная основные правила, можно развить в себе способности для написания хороших и интересных писем. 

6.1. Структура и правила оформления

ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения или поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. 

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.

Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

Деловые письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора – два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации [3, с. 179].

В левой части письма  размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В названии документа слово «ПИСЬМО» – не пишется [11].

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

предлог "о" + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей";

"по вопросу о" + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей".

Пример

ФЕДЕРАЛЬНАЯ  АРХИВНАЯ СЛУЖБА  РОССИИ (РОСАРХИВ)  Ильинка ул., 12, Москва, 103132 Тел. 206-35-31, Факс 206-55-87 Л/с 69120037369 в УФК МФ РФ по г. Москве Сч. № 40105810700000010079 Отделение № 1 ГУ ЦБ РФ по г. Москве 20.04.2014 № 56 На № 38 от 12.04.2014 г.

Председателю Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии Н. Р. Курееву Ленинский просп., д. 9, Москва, 117049

Об изменениях сроков хранения документов на предприятиях

В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по целям и задачам.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности, не должно быть лишних слов, затрудняющих восприятие. Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы. Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами. Во вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т. д. Эта часть является пояснительной.

В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части.

Например. «Просим выделить 4 автобуса марки «Вольво» для обслуживания конференции …».

Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно быть обосновано необходимостью. Для правильного использования терминов следует обращаться к терминологическим словарям.

Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Организация сообщает…» или «Собрание акционеров постановляет», – что отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «Прошу Вас …» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «Приглашаем».

По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения.

Например.

«Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Господин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!».

Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим всеобщий почет и уважение за свои заслуги.

Письма определенного характера (приглашение, благодарность, просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента:

Пример.

«Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потребителя, она соответствует международным стандартам качества и достойна быть представленной на международной ярмарке» (в письме-приглашении).

Если письмо начинается с формулы вежливого обращения («Уважаемый господин …»), то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор …». В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участников ярмарки!».

Письмо оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй – подшивают в дело.

Если к письму прилагаются дополнительные материалы, после текста (через 2 интервала) делается отметка о приложении. Сведения об оформлении реквизита «Отметка о наличии приложения» содержатся в главе 2.2 «Правила оформления реквизитов».

Первый экземпляр письма подписывают руководители предприятия, второй – руководители структурного подразделения или его составители. В гарантийных письмах подпись руководителей удостоверяется печатью предприятия [2, с. 170].