4. 2. Распорядительные документы,

ИХ ВИДЫ И ЗНАЧЕНИЕ В РАБОТЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием. Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы и т.д. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: решения, распоряжения, указания, постановления, приказы. Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

Приказ – правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательное для исполнения поручение для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников (прил. 9).

Приказы подразделяют на две группы: по основной (производственной) деятельности; личному составу (кадрам) организации.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. 

Приказы по личному составу были рассмотрены в гл. 2., они регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Выделяют три стадии подготовки распорядительного документа. Это – изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации для решения поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, приступают к составлению проекта документа.

Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – введение в суть рассматриваемого вопроса, а также разъяснение, чем вызвано распоряжение. Эта часть необязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» – в решении, «предлагаю» – в распоряжении, «приказываю» – в приказе.

Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ: без кавычек, с двоеточием; печатается с новой строки от левого поля бланка прописными буквами.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа[1, с. 98].

Ответственному исполнителю для выполнения работы не всегда требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него.

Выписка из приказа – это документ, выданный по запросу для передачи фрагмента информации из действующего приказа, к примеру, работнику для подтверждения стажа при начислении трудовой пенсии, для представления её в вышестоящую организацию. Такой документ позволяет передать копию части текста, касающуюся поставленного вопроса, и сохранить конфиденциальность остальной части приказа.

По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от самого приказа. В выписке вместо слова ПРИКАЗ пишется название документа «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнения.

После текста указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа. Далее необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать).

Например. ОАО «Дельта»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

19.05. 2014                                                                                         № 38 г. Омск

О создании экспертной комиссии

В целях организации работы по проведению экспертизы ценности документов ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Начальнику канцелярии Кузовкиной О.Л. разработать положение об экспертной комиссии до 22.05.2014 г.

Директор                                               подпись                   Д. А. Молочкова

Верно Секретарь  

подпись  О. Е. Шкваркина 20.05.2014

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов (прил. 10).

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе дан­ного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распоря­дительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителем. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц (прил. 11).

Распоряжения издают также главные специалисты, руководители структурных под­разделений по оперативным вопросам хозяйственной, произ­водственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений) [3, с. 170].

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ».

Указание – правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления. Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же состав и расположение рек­визитов. Указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» (прил. 12).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.  В тексте распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ". Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись (прил. 13).

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации. С помощью ОРД устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Вопросы для самопроверки

1.Что представляет собой устав организации и каковы его основные требования к содержанию и оформлению?

2. Как правильно оформить штатное расписание?

3. Что такое инструкция, каково ее содержание и оформление?

4. Какие виды приказов существуют?

5. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?

6. Как оформить выписку из приказа?

7. Как оформить распоряжение?

8. Как оформить указание?

9. Назовите реквизиты решения.

10. Как оформить постановление?