3.1. Делопроизводство по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. До­кументы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и пе­ремещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, со­ставляют группу документов по личному составу. Схемы составления документов о приеме на работу, о переводе на другую работу внутри организации, об увольнении, представлены в прил. 2.1, 2.2, 2.3. К данной группе документов относятся: заявления, трудовые договора, приказы по личному составу, трудовые книж­ки, личные карточки, характеристики.

Назначение кадровых документов – фик­сирование сведений, необходимых для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Работники, отвечающие за делопроизводство по личному соста­ву, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ [19].

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление – официальное обращение, письменная просьба о чем-либо, составленная по установленной форме и подаваемая на имя должностного лица в учреждение, организацию.  Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А 4.

Реквизиты заявления: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Образец заявления о приеме на работу

ЗАЯВЛЕНИЕ Генеральному директору

08.06.2014 ООО «Витязь»

Н. И. Петрову

от Григорьева Сергея

Николаевича

(возможен адрес проживания)

Прошу принять меня с 08.06.2014 года на постоянную работу в планово-экономический отдел на должность старшего экономиста.

Личная подпись С. Н. Григорьев

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно.

Образец заявления о предоставлении отпуска

Директору ООО «Адрон»

Н. И. Крылову

от гл. бухгалтера

Филимонова И. Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2014 г.

21.12.2013 Личная подпись

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом.

Подготовка приказа о приеме на работу сопровождается оформлением ряда других документов: трудовой договор, запись в трудовой книжке, оформление личных карточек (ф. №Т-2, № Т-2ГС), открытие лицевого счета по ф. № Т-54 или Т-54-а).

При оформлении приказа о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.) [22].

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договорам.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, направление в командировку, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т. п.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т. п.

Обязательные реквизиты: фамилия работника (печатается прописными буквами), имя и отчество (строчными буквами). Затем указывается должность, структурное подразделение организации, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Отличает данный вид документов содержание текста [1, с. 30].

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т. п.

Пример оформления приказа

ЗАО «Рябина»

ПРИКАЗ

12.04.2014 № 36

г. Омск

о приеме на работу

ПРИКАЗЫВАЮ

ПРИНЯТЬ Григорьеву Валентину Ивановну старшим экономистом с 14.04.2014г. с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: контракт от 14.04.2014г.

Директор подпись Н. И. Петров

Трудовая книжка – официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина и его трудовом стаже (ст. 60 ТК РФ) [22].

Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой (отделом персонала) организации в присутствии работника. При этом работник обязан предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из вооруженных сил – военный билет.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, присвоении нового тарифного разряда, установлении второй (третьей и т. д.) профессии, времени обучения на курсах переквалификации и т. д. и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Соответствующие записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой организации после издания приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2 ГС (государственного служащего).

Титульные листы трудовых книжек содержат идентичные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, дата заполнения, подпись владельца книжки, печать организации, выдавшей трудовую книжку, и подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки (табл. 1).

Таблица 1. Пример заполнения трудовой книжки

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
ООО "Орбита"
1	09	10	1994	Принята на должность менеджера в отдел маркетинга	Приказ от 07.10.1994г. №12-к
2	03	03	2002	Переведена на должность начальника отдела маркетинга	Приказ от 01. 03.2002г. №8-к
3	07	03	2014	Уволена по истечении срока трудового договора, п. 2 ст. 58ТКРФ Инспектор по персоналу подпись И.И. Петрова печать	Приказ от 07.03.2014г. № 8-к

Если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется кадровой службой предприятия, организации в том же порядке, что и трудовая книжка.

Возможна выдача дубликата книжки. Дубликат может быть выдан по причине износа, прихода в негодность старой трудовой книжки или ее утери.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) и по письменному заявлению работника – копии документов, связанных с его работой.

Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации. Невостребованные после двух лет хранения трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении данного срока могут быть уничтожены. Трудовая книжка заводится один раз. Законом запрещается передача трудовых книжек в пользование другим лицам, запрещается также иметь несколько трудовых книжек. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта в разделе I «Об­щие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в тру­довой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В новом варианте личной карточки исключены устаревшие по­зиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и проф­союзе).

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение квалификации» и VI – «Профессиональная перепод­готовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записыва­ются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих раз­делах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о на­значении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они неред­ко служат основанием для Подтверждения трудового стажа ра­ботника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокра­щений. Личная карточка заводится на работника в одном экземп­ляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Личное дело представляет собой совокупность документов, со­держащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководите­лей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие докумен­ты (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• копии характеристик;

• трудовой договор;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки и другие документы, относящиеся к данному работ­нику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, со­держит сведения о порядковых номерах документов в деле, их ин­дексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биогра­фические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу (прил. 3). При ее заполнении используются

• паспорт;

• трудовая книжка;

• военный билет;

• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертифи­кат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

• документы об имеющихся изобретениях.

Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт (трудовой договор) (прил. 4).

В статье 56 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) указано, что:

«Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка» [22].

В определении трудового договора заложены такие признаки, которые позволяют отграничить его от гражданско-правового договора, связанного с трудом (например, от договора подряда, поручения, авторского, возмездного оказания услуг). Их разграничение имеет большое практическое значение, чтобы правильно применять законодательство.

По трудовому договору работник выполняет трудовую функцию, то есть работает по конкретной специальности, квалификации, должности, а по гражданско-правовому договору, связанному с трудом, трудящийся (он является подрядчиком или исполнителем, но не работником) выполняет индивидуальное задание, при котором оговаривается конечный результат труда (например, построить дом, написать книгу).

Трудовой договор имеет личный характер в силу того, что выполнение трудовой функции возможно только лично работником, поскольку трудовой способностью может распорядиться ее обладатель. В процессе выполнения трудовой функции работник обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка. В случае нарушения правил работодатель может применить к нему дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. В гражданско-правовых договорах в случае невыполнения условий наступает гражданско-правовая ответственность. В трудовом договоре обязанность обеспечивать необходимые условия труда лежит на работодателе. В гражданско-правовых договорах подрядчик либо исполнитель организует работу сам, выполняет ее на свой риск. Существует также специфика вознаграждения за труд. Так, в трудовом договоре вознаграждение выплачивается в форме заработной платы по заранее установленным нормам и не ниже минимального размера оплаты труда.

Трудовой договор – это двустороннее соглашение. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. По общим правилам вступить в трудовое отношение может лицо, достигшее шестнадцати лет (статья 63 ТК РФ) [22]. В исключительных случаях с пятнадцати лет: в случаях получения основного общего образования либо оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения.

Существуют, установленные трудовым законодательством, особенности заключения договоров с отдельными возрастными категориями граждан, которые более подробно можно изучить в ТК РФ [22].

Содержание трудового договора – это взаимные обязательства (условия), обусловленные сторонами при его заключении.

Условия трудового договора, составляющие его содержание, подразделяются на существенные, то есть условия, без которых трудовой договор не может считаться заключенным, и на дополнительные, наличие которых определяется исключительно по усмотрению сторон.

Существенными условиями, согласно статьи 57 ТК РФ являются:

–  место работы (с указанием структурного подразделения);

–  дата начала работы;

– наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

–  права и обязанности работника;

–  права и обязанности работодателя;

–  характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

–  режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

–  условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

– виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Факультативные (дополнительные) условия (об установлении испытательного срока; об установлении неполного рабочего времени; о неразглашении охраняемой законом тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный период времени, если обучение производилось за счет средств работодателя и другое) не влияют на существование трудового договора.

Как необходимые, так и факультативные условия имеют определенную юридическую значимость: они являются обязательными для сторон, влияют в той или иной мере на судьбу трудового договора и возникших на его основе трудовых правоотношений; их невыполнение должно повлечь правовые последствия. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Соглашение об изменении условий трудового договора является неотъемлемой частью трудового договора.

Согласно статьи 9 ТК РФ трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если же такие условия включены в трудовой договор, то они не могут применяться. Добровольное согласие работника на условия, ухудшающие его положение, не освобождает работодателя от ответственности, установленной за нарушение трудового законодательства [22].

Порядок вступления трудовых договоров в силу установлен статьей 61 ТК РФ. Согласно указанной статье трудовой договор считается вступившим в силу со дня его подписания сторонами (если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором) либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя).

При этом, фактическое допущение не освобождает работодателя от обязанности оформить (хотя бы с опозданием) трудовой договор и соответствующий приказ.

По общему правилу работник обязан приступить к работе со дня, определенного трудовым договором. Но если день начала работы не оговорен в договоре, работник обязан приступить к выполнению своих трудовых обязанностей на следующий рабочий день после вступления договора в силу (со дня подписания обоими сторонами). В случае если работник без уважительных причин не приступит к выполнению трудовых обязанностей в установленный срок в течение недели, заключенный трудовой договор аннулируется (статья 61 ТК РФ) [22].

Если же причина, по которой работник не приступил к работе в установленный срок, является уважительной, заключенный трудовой договор считается действующим с момента вступления его в силу. Наличие или отсутствие уважительной причины в каждом конкретном случае устанавливает работодатель на основании объяснений работника и представленных им документов. При наличии разногласий между работодателем и работником по поводу оценки причин, по которым он не смог приступить к работе, вопрос рассматривается судом.

Если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя (его представителя), в этом случае работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (статья 67 ТК РФ).

Характеристика – официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, командирование на работу в другие страны, аттестация на должность и т. п.). В зависимости от целей дальнейшего использования, характеристики подразделяются на:

• внутренние – используются только внутри организации (например: при переводе работника из одного отдела в другой; при наложении на работника дисциплинарных взысканий или поощрений и т.п.)

• внешние – составляются по просьбе самого работника или сторонних организаций и предъявляется по месту требования (например: при призыве сотрудника военкоматом, для дальнейшего прохождения военной службы; при получении кредитов; при принятии решений муниципальными или государственными органами, в отношении работника, связанными с выдачей разрешений, применением различным мер наказаний или награждений и т.п.) [2, с. 109].

Во всех перечисленных случаях характеристика с места работы оформляется исходя из общих правил. 

Реквизиты характеристики: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст, подписи; печать (прил. 5).

Состоит из логически связанных четырех частей: анкетные данные (И.О.Ф., должность, ученая степень и звание, если имеется; год рождения, образование сотрудника); данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.); собственно характеристика, т. е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника; его отношения к работе; повышения профессионального уровня, поведения в быту; заключительная часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.