2. Джерела та способи формування інформаційної бази економічного діагностування.

Необхідність регулювання результатів діяльності підприємства визна­чається його значною роллю у розвитку підприємства і гармонійному забезпе­ченні інтересів власників, персоналу та держави. Ефективність цього регулю­вання, як і ефективність будь-якої управлінської системи, значною мірою залежить від якості її інформаційної бази. Чим розширеніша операційна, ін­вестиційна та фінансова діяльність підприємства, тим вища роль якісної ін­формації, необхідної для прийняття управлінських рішень у сфері формуван­ня та використання рівня результатів його діяльності.

Глибина і результативність економічної діагностики залежить від обсягу, своєчасності та якості використовуваної інформації.

Інформація – це впорядковані повідомлення про кількісний та якісний стан речей чи явищ, сукупність даних і знань про них. Вона може бути виражена за допомогою цифр, букв та інших символів. У економіці інформація відображає процеси і явища господарської діяльності людей, закономірності функціонування ринку і його складових елементів тощо.

Для одержання, опрацювання, збереження і використання інформації витрачаються праця і матеріальні ресурси. Тому інформація має, крім споживчої, ще й вартість, яка повинна відшкодовуватися сторонніми її користувачами.

На цьому етапі варто з’ясувати основні вимоги, які ставляться до інформації. Вона повинна бути повною і різнобічною, своєчасною і доброякісною. Проте не завжди можна одержати все необхідне для виконання аналітичних досліджень. І якщо діагностика все ж проводиться в умовах певного браку даних, це не може зашкодити якості роботи і висновків. Проблеми з інформацією виникають не лише у разі її відсутності, перекручень, а й у зв'язку з обмеженнями щодо порядку її використання, впровадженням різного роду комерційних та інших таємниць.

Формування системи інформаційного забезпечення регулювання резуль­татів діяльності підприємства являє собою цілеспрямований підбір відповід­них інформативних показників для аналізу, планування та прийняття стратегічних і оперативних управлінських рішень.

Ця система є частиною загальної системи інформаційного забезпечення управління підприємством, а тому підходи до її формування і забезпечення дієвості багато в чому схожі з відповідними підходами до зазначеної загальної системи взагалі й до системи управління прибутком зокрема.

Сутність і прик­лади використання показників результативності діяльності підприємства від­повідним чином співвідносяться із показниками, що входять до загальної системи інформаційного забезпечення управління підприємством та класифі­куються за певними ознаками. Систему інформаційного забезпечення регулювання результатів діяльності підприємства ми розглядаємо у тісному зв'язку із застосуванням міжнародних стандартів у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в Україні.

Інформаційна база економічного діагностування – сукупність інформації внутрішнього і зовнішнього характеру стосовно результатів і перспектив діяльності підприємства. Можливість формування та якісні ознаки інформаційної базидослідження є вагомими чинниками, оскільки доступ до певних джерел інформації обумовлює повноту і достовірність інформації, вибір методів дослідження, коректність.

Аналіз і діагностика фінансово-господарської діяльності підприємства вимагають відповідної підготовки й обробки вихідних даних, що класифікуються в такий спосіб.

1. Загальні відомості про підприємство.

2. Інформація про систему управління діяльністю підприємства, що включає дані:

а) про вид (лінійна, функціональна, лінійно-функціональ­на, командна) і структуру управлінської системи (структурні організаційні схеми, штатні розклади);

б) про процеси управління (комплекти положень про відділи, служби, посадові інструкції, функціональні таблиці, регламентація прав, розпорядок робочого дня, графіки проведення нарад, технологічні карти масових адміністративних та інженерних процедур, системи оцінки якості роботи і контролю виконання, проекти поліпшення умов праці інженерно-технічних робітників і службовців, системи обробки зовнішнього і внутрішнього документообігу, підготовки розпорядницької документації, розмноження, доставки і збереження документації, секретарського обслуговування і т.д.);

в) про оргтехніку (системи внутрішнього зв'язку і сигналізації, механізованого табельного обліку, диспетчеризації, механізації розрахунково-обчислювальних, креслярсько-графічних робіт, планування службових приміщень і робочих місць, меблі й устаткування службових приміщень).

3. Спеціальні дані про технологію виробничого процесу й основних виробничих результатів: поставлені, сформовані керівництвом плани і програми; первинні документи (наряди, накладні, забірні карти, інвентаризаційні відомості, штатні розклади, особові рахунки, табелі виходу на роботу); комплекти положень про відділи, служби, посадові інструкції, функціональні таблиці, регламентація права, креслярсько-графічна, проектно-кошторисна, технологічна документація.

4. Інформація про економічну діяльність підприємства.

5. Дані про фінансові результати. Дуже важливий етап нагромадження систематизованої інформації про фінансові результати. Зміст цього етапу полягає в тому, що цінність окремо узятого фінансового показника зростає в міру нагромадження інших. Інформативність показника, що характеризує обсяг реалізації за квартал, підвищується, якщо існує вибірка подібних показників за останні два роки — тоді на основі існуючої динаміки можна будувати прогнози.

6. Інформація про трудові ресурси і соціальний розвиток підприємства.

7. Дані про загальну ефективність діяльності підприємства (матеріали спеціальних досліджень, результати аналізу резервів підвищення ефективності; результати техніко-економічних розрахунків; дані науково-дослідних установ; матеріали узагальнення передового досвіду, нормативи, типові розробки, міжгалузеві і галузеві методичні рекомендації, стандарти, технічна документація; матеріали зовнішнього відомчого, позавідомчого (державні органи, наукові установи, аудит) і суспільного контролю.

У ході економічного діагностування аналітикові доводиться мати справу як із досить великими за обсягом інформаційними масивами, так і з обмеженою, неповною інформацією.

Показники інформаційного забезпечення управління підприємством фор­муються за рахунок зовнішніх та внутрішніх джерел інформації. Внутрішні у свою чергу поділяються на облікові і позаоблікові джерела. Розглянемо деякі види внутрішніх облікових джерел інформації.

Бухгалтерська звітність — це сукупність показників обліку, відбитих у вигляді таблиць, які характеризують вико­ристання основних коштів, трудових ресурсів, обсяги діяль­ності, фінансові результати, дані про витрати. У процесі про­ведення економічного аналізу (особливо при оцінці фінансо­во-економічного стану підприємства) широко використовуються дані фінансової звітності, до яких належать: форма 1-6 бухзвітності підприємства.

Важливе значення для аналітичної роботи мають дані, відбиті в облікових регістрах, оборотних відомостях, картках і книгах обліку, у первинних документах (вимогах, нарядах, на­кладних).

Фінансова звітність – це стандартна форма подання інформації про фінансовий стан підприємства на певну дату, ефективність його діяльності за певний період та перспективи розвитку. Метою складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства.

Статистична звітність складається на базі даних оператив­но-технічного обліку й використовується для дослідження й установлення закономірностей і тенденцій розвитку вироб­ництва, для вивчення соціальних явищ.

Податкова звітність – звітність, що містить інформацію про нарахування й сплату податків і платежів. Це, в основному, Декларація про податок на прибуток, Декларація про ПДВ.

До позаоблікових джерел інформації належать:

• матеріали, акти, підсумки внутрішнього і зовнішнього аудита, внутрішньовідомчих і позавідомчих ревізій, перевірок діяльності податковою службою, кредитними установами;

• господарсько – правові документи (договори);

• технічна й технологічна документація;

• спеціальні спостереження (хронометражі);

• доповідні записки, переписка з контрагентами;

• офіційні нормативні документи, які підприємство використовує у своїй діяльності – Закони України, Укази Президента, Постанови Уряду й місцевих органів влади.

Прийняття оптимальних стратегічних рішень, ефективне поточне й опе­ративне управління формуванням і використанням основних показників, у тому числі показників результативності діяльності підприємства, має базува­тися, на наш погляд, на розглянутій цілеспрямованій системі інформаційного забезпечення.

Зовнішні джерела інформації Н.В.Поліщук у своїй статті поділив на три основні групи.

До першої групи були віднесені показники, які характеризують загальноекономічний розвиток країни. При виробленні комплексної політики управління підприємством, здійсненні інвестиційної діяльності та виявленні резервів зрос­тання показників господарської діяльності підприємства проводиться аналіз і прогнозування умов зовнішнього середовища функціонування підприємства, орієнтуючись на досягнення значень показників не нижчих за середньогалузеві чи еталонні. Такі показники формуються на основі даних державної статистики. Ці показники автор поділив на два блоки: показники макроекономічного розвитку і галузевого розвитку.

До другої групи показників, що формуються із зовнішніх джерел, належать ті, які характеризують кон’юнктуру ринку. Для прийняття управлінських рішень щодо формування цінової політики і доходів з операційної діяльності, залучення капіталу із зовнішніх джерел, визначення затрат на обслуговування допоміжного капіталу, формування портфеля довгострокових фінансових вкладень, здійснення короткострокових вкладів і деяких інших аспектів формування цінової політики використовуються показники саме другої групи. Система цих показників формується на основі публікацій комерційних періодичних видань, а при необхідності щоденного використання – на основі відповідних електронних джерел інформації. Дану групу показників автор також поділив на блоки: показники, що характеризують кон’юнктуру товарного ринку, ринку фондових інструментів, ринку грошових інструментів.

До третьої групи належать показники, які характеризують діяльність контрагентів і конкурентів. Для прийняття оперативних рішень з окремих аспектів формування і використання показників застосовується в основному система показників саме третьої групи. Ці показники формуються зазвичай у розрізі окремих блоків: “Банки”, “Конкуренти”, “Покупці продукції”, “Постачальники продукції”, “Страхові компанії”. Показники цієї групи формуються на основі публікацій звітних матеріалів у пресі (з окремих видів об’єктів господарювання такі публікації обов’язкові), відповідних рейтингів за основними результативними показниками діяльності (банків, страхових компаній), а також платні бізнес-довідки, які надаються окремими інформаційними компаніями.

Використання зазначених вище аспектів поділу зовнішніх джерел інформації під час проведення економічної діагностики підприємств дозволяє чітко встановити можливості доступу до неї, рівень затрат для її отримання, а отже, й поточну ефективність самого процесу збирання та обробки інформації.

Вихідні матеріали для аналізу звичайно оформляються у вигляді зведених аналітичних таблиць, графіків, записок по відповідних розділах. Проаналізувавши інформаційну базу, можна виявити резерви, спланувати роботу підприємства, організувати її виконання і відповідний контроль з метою досягнення найбільшої ефективності економічної діагностики підприємства. Проблемами формування вихідної інформації для аналізу і діагностики фінансово-господарської діяльності підприємства є:

• відсутність повного обсягу необхідної інформації;

• неможливість перевірки вірогідності наявної інформації;

• недостатня деталізація потрібної інформації для виконання порівняльного аналізу по окремих напрямках.

Проведення економічної діагностики діяльності підприємств в умовах використання інформаційних технологій є наслідком загального швидкого розвитку науки, пов’язаного не тільки з удосконаленням самої комп’ютерної техніки та засобів комунікацій, а й з розробкою методологічних і методичних підходів до здійснення аналізу, в яких враховано нові можливості.

Отже, на основі проведеного комплексного аналізу джерел та способів формування інформаційної бази економічного діагностування можна проводити цілісну економічну діагностику будь-яких сфер бізнесу.