Використання форми даних

Хоча для додавання, видалення та редагування даних списку можна використовувати традиційні можливості програми, Excel для роботи зі списками додатково надає користувачеві стандартну екранну форму даних. Форма даних не тільки пропонує певні зручності при внесенні змін у список, а й дає змогу здійснювати відносно простий відбір даних за зазначеним критерієм, надає інформацію про кількість записів і номер поточного запису. У вікні форми даних можна використовувати до 32 полів списку.

Для виведення на екран вікна форми даних достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися командою Данные→Форма....

Якщо перед викликом вікна форми даних був виділений певний діапазон комірок, то у вікні форми відображаються тільки поля і записи, включені в діапазон виділення. Excel автоматично розпізнає імена полів списку.

Для керування вікном форми даних можна використовувати відповідні кнопки та лінійку прокручування. Наприклад, скориставшись кнопками Добавить і Удалить, можна ввести новий або видалити поточний запис. За допомогою кнопки Вернуть можна скасувати зміни, внесені в поточний запис. Скориставшись кнопкою Критерии, можна ввести умову для пошуку та відбору записів списку. При записуванні критеріїв можна використовувати: традиційні відношення порівнянь (“=”, “<”, “>”, “< >”, “<=”, “=>”); константи відповідних типів; для текстових полів крім звичайних символів символи шаблона “*” (для заміни довільної кількості символів) і “?” (для заміни одного символу).

Критерії можна застосовувати також до полів для обчислення. При переміщенні у списку кнопками Далее та Назад враховується заданий критерій відбору записів. Для видалення заданого критерію і відображення всіх записів можна скористатись кнопкою Очистить. Для переміщення між полями та записами списку можна також використовувати наведені далі комбінації клавіш.

У поточному записі для переходу: до відповідного поля потрібно натиснути клавішу [Alt] та підкреслену в імені літеру; до наступного поля – клавішу [Tab]; до попереднього поля – комбінацію клавіш [Shift+Tab].

Для переходу з поточного запису: до наступного потрібно натиснути клавішу [Enter] або [?]; до попереднього – комбінацію клавіш [Shift+Enter] або [?]; до записів, розміщених на 10 записів вище або нижче поточного, - клавіші [Page Up] та [Page Down]; до першого або останнього – комбінації клавіш відповідно [Ctrl+Page Up] та [Ctrl+Page Down].

Сортування списків

Користувач може відсортувати (упорядкувати) список за кількома полями, застосовуючи алфавітний (лексикографічний), числовий, хронологічний або власний порядок у відповідних полях. Для кожного з полів сортування можна зазначати незалежно тип впорядкування, що збільшується або зменшується. При цьому можна розрізняти в разі потреби великі та малі літери.

Для сортування списку достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися командою Данные→Сортировка….

Excel автоматично визначає розмір списку, рядок з іменами полів (який не треба переміщувати) і відкриває вікно діалогу Сортировка диапазона, де обирають до трьох полів для сортування з урахуванням їх взаємних пріоритетів та порядку, що збільшується чи зменшується. При сортуванні для першого (найголовнішого) поля можна враховувати порядок, що визначається власним списком користувача. Вибрати потрібний власний список можна у вікні діалогу Параметры сортировки, відкривши його натисканням кнопки Параметры….

Якщо результат сортування потрібно скасувати, можна скористатися командою Правка→Отменить Сортировка або комбінацією клавіш [Ctrl+Z].

Крім того, доцільно зважати й на такі поради.

Для швидкого відновлення початкового порядку сортування записів у списку після застосування різноманітних складних сортувань можна до виконання цих дій створити додаткове поле з номерами записів і включити його у список. Після цього для відновлення початкового порядку достатньо відсортувати список за цим полем.

Для сортування записів списку за більш як трьома полями можна скористатися послідовністю з кількох сортувань, спочатку здійснивши впорядкування за найменш важливими полями, потім за наступними щодо важливості полями; останній крок сортування здійснює впорядкування за найважливішими полями.

Для сортування за значеннями тільки одного поля можна також скористатися кнопками Сортировка по возрастанию та Сортировка по убыванию панелі інструментів Стандартная.

Для сортування тільки частини списку перед звертанням до команд виділяють потрібний діапазон. Але включення в діапазон виділення не всіх полів списку спричинить переміщення тільки частини записів. Тому внутрішні зв’язки інформації в записах буде зруйновано, а список пошкоджено.

При сортуванні списків, що містять формули, потрібно дотримуватись простих правил: у формулах посилання на комірки (адреси), що належать до полів одного запису, оформлювати як відносні; посилання на комірки поза списком оформлювати у формулах тільки як абсолютні; уникати у формулах посилань на комірки, що належать до полів з інших записів.