Контрольні питання

1 Призначення всіх елементів вікна Excel.

2 Головне меню ЕТ Excel. Призначення яких пунктів меню Ви вивчили, виконуючи роботу?

3 Які види даних можна заносити до ЕТ? Що уявляє собою стандартний формат розміщення даних в клітинах ЕТ ?

4 Як надати імена клітинам та як їх потім використовувати?

5 В чому полягає процес модифікації формул у клітинах ЕТ?

6 Як виконати редагування даних в ЕТ ?

7 Розкажіть докладно про три різних способа копіювання даних. Що відбувається з адресами при цьому? Що таке абсолютна адреса і яка адреса відносна?

8 Основні принципи роботи з кількома листами робочої книги. Як надати ім’я листу? Як використовувати це ім’я в формулах?

9 Які групи функцій існують в ЕТ? Назвіть декілька функцій з кожної групи.

Лабораторна робота № 10 Форматування даних в середовищі Excel. Теоретичні відомості

Під час роботи з Excel ви вводите різні дані: текст, числа, дати, час, формули і функції (спеціальні вбудовані формули, підтримувані Excel). Всі дані Excel в основному розділяються на дві категорії – назви і значення.

Назва – це текстовий елемент. Він служить для опису будь-чого. Як назва може виступати ім'я людини, місце або назва предмета. В Excel назва немає числового значення. Воно просто описує відповідне значення.

Значення - це елементи, наприклад цифри або дати, які мають числове значення, їх одержують за допомогою формули або функції.

Текст є комбінацією букв, цифр і пропусків. За стандартом в комірках текст автоматично вирівнюється по лівому краю, а будь-які числові дані – по правому.

Для того, щоб ввести текст в комірку, виконайте такі дії:

1. Використовуйте мишу або кнопки із стрілками для того, щоб виділити комірку, в якому необхідно ввести текст.

2. Введіть текст. Як тільки ви почнете вводити текст в комірку, він з'являється і в рядку формул, як показано на рис.10.1.

3. Натисніть клавішу <Enter>. Текст з'явиться в комірці, вирівняний по лівому краю. При цьому буде виділена нижня комірка. Для того, щоб після введення тексту переміститися до наступної комірки, можна скористатися клавішею <Таb> або кнопками із стрілками.

Рис.10.1. Введення даних

Примітка.

Якщо текст не поміщається в одній комірці (ширина комірки визначається шириною стовпця), Excel відображає інформацію двояко. Якщо наступна комірка буде вільна, текст вводитиметься в цю комірку, щоб був видний весь текст. Якщо комірка справа зайнята, ви побачите тільки ту частину тексту, яка поміщається у межах комірки. Для того, щоб побачити весь текст, необхідно змінити ширину стовпця.

Для того, щоб ввести в тексті цифри, які розглядатимуться програмою як текст (наприклад, індекс), необхідно перед цими цифрами поставити апостроф ('), наприклад '46220. Апостроф, що стоїть перед цифрами, говорить Excel, що наступні за нею символи є текстом і що даний текст необхідно вирівняти по лівому краю.

Як використовувати назви стовпців і рядків.

Назви стовпців і рядків вказують місце розташування даних. Назви стовпців розташовуються уздовж верхнього краю робочого листа під заголовком робочого листа (якщо такий є). Назви рядків вводяться в лівій частині робочого листа.

Назви стовпців відповідають даним, що містяться в стовпці. Зазвичай назви стовпців визначають тимчасові інтервали: роки, місяці, дні, квартали і т.д. Як правило, назви рядків визначають категорії даних, наприклад, назва продукту, імена службовців або статті доходів і витрат в бюджеті.

Коли ви вводите назви стовпців, спочатку введіть першу назву і натискуйте клавішу <Таb> замість того, щоб натискувати клавішу Enter. Після цього ви переміститеся до комірки, що знаходиться справа. При введенні назв рядків замість клавіші <Тab> необхідно користуватися клавішею із стрілкою вниз.

Додавання приміток.

Окрім елементів, що пояснюють вміст комірки (назви і значення), в комірку можна додати примітки з інформацією, пов'язаною з вмістом комірки. Під час друку робочого листа примітки (за стандартом) не друкуються.

Примітка – це пояснення, яке нагадує вам про те, що робити. Наприклад, якщо необхідно перевірити значення, що міститься в певній комірці, можна розмістити в даній комірці примітку (рис. 10.2). В правому верхньому кутку комірок, у яких є примітка, є невеликий червоний трикутник. Для того, щоб проглянути примітку, просто підведіть покажчик миші до цього трикутника.

Для того, щоб додати примітку до комірки, виконайте наступне.

1. Клацніть по комірці, до якої необхідно додати примітку.

2. Виберіть команду Вставка – Примечание. Біля комірки з'явиться поле для примітки.

3. Введіть необхідну інформацію в полі примітки.

4. Для того, щоб закрити поле з приміткою, клацніть в будь-якому місці робочого листа.

Рис. 10.2. Розміщення в даній комірці примітки

Для того, щоб видалити примітку, необхідно виділити комірку, після чого виберіть команду Правка –- Очистить. В меню, що з'явилося, виберіть команду Примечания.

Введення чисел.

1. Клацніть в комірці, в яку необхідно ввести значення.

2. Введіть значення. Для того, щоб ввести негативне значення, перед числом розмістіть знак "мінус" або потрібно взяти дане число в круглі дужки.

3. Натисніть клавішу <Enter> або клавішу <Таb>. В комірці з'явиться значення, вирівняне по правому краю.

Якщо ви ввели число, а в комірці з'явилися значки (######) або число відображається в експоненціальному вигляді (наприклад, 7.78Е+06), це означає, що в комірці не поміщається все число. Для того, щоб виправити ситуацію, двічі клацніть на правій межі заголовка стовпця. Ширина стовпця зміниться так, щоб число помістилося.

Введення дат і годин.

Дати в робочій книзі Excel мають числове значення. Excel перетворить дати в числа, які відповідають певним дням (Excel перетворить дати, тільки починаючи з 1 січнем 1900 року).

Для того, щоб ввести дату або годину, виконайте таке.

1. Клацніть в комірці, в якій необхідно ввести дату або годину.

2. Для того, щоб ввести дату, використовуйте формат ДД/ММ/РР або формат ДД-ММ-РР, наприклад 5/9/01 або 5-9-01.

Під час введення часу просто введіть відповідні значення, наприклад 7:21.

3. Натисніть клавішу <Enter>. Як тільки Excel перетворить введені вами значення в час або дату, вони вирівняються по правому краю. Якщо введені вами значення не перетворяться, вони залишаться вирівняними по лівому краю.

Копіювання однакових даних в інші комірки.

Для введення назв або значень в робочий лист можна скористатися функцією автозаполнения. При цьому ви зможете копіювати вміст в сусідні комірки, тобто заповнювати їх.

Для того, щоб скористатися функцією автозаполнения для копіювання, виконайте таке:

1. Клацніть на маленькому чорному квадраті, що розташований в правому нижньому кутку комірки з даними, які необхідно скопіювати (рис. 10.3).

2. Перетягніть вниз або вправо рамку, що з'явилася навколо комірки, щоб скопіювати дані в сусідні комірки.

3. Відпустіть кнопку миші. Дані "заповнять" всі виділені комірки.

Рис. 10.3. Копіювання даних в сусідні комірки

Після того, як ви відпустите кнопку миші, внизу заповнених комірок з'явиться значок Параметры автозаполнения. Після того, як ви клацнете на ньому, з'явиться меню з різними опціями. Опція Копировать ячейки є стандартною для функції автозаполнения.