9. Создание пользовательских числовых форматов

Microsoft Excel позволяет создавать пользовательские числовые форматы. С этой целью следует открыть диалоговое окно Формат ячеек и использовать в нем вкладку Число. В окне этой вкладки следует выделить строку Все форматы и ввести специальные символы форматирования в поле Тип. Программная оболочка Excel добавит новый формат к списку кодов форматов категории Все форматы. При создании пользовательских форматов можно применять символы, находящиеся в таблице справочной системы. Обычно в качестве основы для создания собственного формата можно использовать один из существующих форматов Excel. Для закрепления этого понятия выполните предложенное ниже упражнение.

Упражнение 9.1.

Формат дат

Цель — создать формат для ввода дат с названием дня недели, числом, полным названием месяца и годом.

Выполните следующий порядок действий:

– Раскройте любой файл с расширением *.xls.

– Выделите ячейки, которые необходимо отформатировать.

– В меню Формат выберите команду Ячейки и на вкладке Число открывшегося диалогового окна выберите категорию Все форматы.

– В списке Тип выберите формат, который хотите изменить. Для данного упражнения следует выбрать формат ДД-МММ-ГГ.

– В поле Тип измените этот формат на ДДДД, ДД, ММММ, ГГГГ и нажмите Ok. Исходный формат сохранится без изменения, а новый формат добавится к списку Тип.

– Сохраните измененный файл. Вместе с сохранением файла сохранится и новый формат. Чтобы перенести пользовательский формат из одной книги в другую, следует скопировать и вставить ячейку, к которой приложен этот формат.

Форматирование положительных, отрицательных, нулевых

и текстовых значений

Excel назначает разные форматы положительным и отрицательным денежным значениям в рабочем листе. При создании пользовательских форматов можно создать отдельные форматы для положительных и отрицательных значений. Кроме того, можно создать форматы вывода нулевых и текстовых значений.

Пользовательские форматы могут содержать до четырех секций кодов, отделенных точками с запятой:

Положительный формат; отрицательный формат; нулевой формат; текстовый формат.

Если пользовательский формат содержит только одну секцию, Excel применяет этот формат к положительным и нулевым значениям, а второй — только к отрицательным. Код для форматирования текстовых значений должен располагаться в последней секции пользовательского формата, а если не будет включена эта секция, формат не будет воздействовать на текстовые значения.

Например, предположим, что создается лист для учета счетов и необходимо форматировать значения так, чтобы они выводились различно, в зависимости от значения в каждой ячейке. Тогда логично создать такой формат:

«К получению:» «_$# ## 0,00; «Кредит:» «_$# ##0,00;» «Чистый счет.»; «обратите внимание:».

Следующая таблица показывает, как действует этот формат на различные значения в ячейках.

Введенное значение	Отображаемое значение
12,98	К получению: $12,98
-12,98	Кредит – 12,98
0	Чистый счет
Это не счет	Обратите внимание: Это не счет

Возможно, придется расширить столбец, чтобы полностью вывести на экран результаты.

Включение цвета в форматы

Числовые форматы можно также использовать для изменения цвета значений выделенных ячеек. Например, с помощью цвета можно выделять в листе категории информации или итоги. Можно даже назначать цвета выделенным числовым диапазонам так, чтобы все значения выше или ниже заданного порога отображались контрастным цветом. Конечно, при отсутствии цветного принтера цвета при печати отображаться не будут.

Для изменения цвета записи необходимо ввести в поле Тип на вкладке Все форматы имя нового цвета в квадратных скобках в начале соответствующей секции пользовательского формата. Например, если в файле Ведомость заработной платы (см. раздел 7, рис. 7.2) численные значения строки Итого: нужно выделить синим цветом и в денежном формате двумя десятичными знаками, измените формат -$# ##0,00; $# ##0,00 на следующий:

[Синий]_ -$# ##0,00; -$# ## 0,00.

Если применить этот формат к листу, то положительные и нулевые значения будут выведены синим цветом, а текстовые и отрицательные значения останутся черными (по умолчанию). Можно просто ввести цвета в поле Тип. Например, формат

[Синий]; [Красный]; [Желтый]; [Зеленый]

выводит положительные значения синим, отрицательные — красным, нулевые — желтым, а текст — зеленым цветом.

В пользовательских форматах можно использовать имена цветов: Черный, Синий, Голубой, Зеленый, Фиолетовый, Красный, Белый и Желтый. Можно также задать цвет как ЦВЕТ n, где n — это число от 1 до 16. Excel выбирает соответствующий цвет из текущей 16- цветной палитры листа. Если этот цвет является смесью нескольких чистых цветов, Excel использует ближайший чистый цвет.

Использование условий в пользовательских форматах

Excel позволяет управлять отображением чисел в зависимости от выполнения условий сравнения. Для этого необходимо добавить в первые две секции условия пользовательского формата, которые обычно предназначены для вывода положительных и отрицательных значений. Формат третьей секции при этом становится используемым по умолчанию для значений, которые не удовлетворяют первым двум условиям. При определении форматов используются известные операторы сравнения с любыми числами. Например, предположим, что создается балансовый документ по счетам. Чтобы вывести на экран счета с балансом, превышающим $50 000, синим цветом, отрицательные значения — красным, а все другие значения — используемым по умолчанию цветом, необходимо создать такой формат:

[Синий][>50000]_-$# ##0,00; [Красный][<0]-$# ##0,00;_-$# ##0,00 .

Условные форматы также могут оказаться хорошим средством для масштабирования числовых значений. Например, если какая-либо фирма производит продукт, а объем производства составляет тысячи единиц в день, то при подведении итогов придется преобразовать миллилитры (мл) в литры (л) и килолитры (кл). Для этого можно использовать следующий числовой формат:

[>999999]# ##0_М «кл»; [<999]#0_К_М «л»; #_К «мл» .

Следующая таблица показывает действие этого формата на примере нескольких значений:

Введенное значение	Отображаемое значение
72 7286957 7632	72 мл 7 кл 8 л

Удаление пользовательских форматов

Чтобы удалить пользовательский формат, следует его выбрать на вкладке Число окна диалога Формат ячеек и нажать кнопку Удалить. Следует помнить, что удаление встроенных форматов невозможно. Это подобно текстовому редактору Word, где можно создавать и удалять свои стили, но невозможно удалить встроенные стили.