Окно рабочего листа и его элементы
Рис. 3.1.
4. Справочная система microsoft excel
Excel одна из самых мощных программ-представителей Microsoft Office. По сравнению со своей первоначальной версией 1985 года программа Excel стала чрезвычайно сложной и многогранной. В процессе своего развития она получает новые изменения и дополнения, которые увеличивают практическую значимость программы. В процессе работы любой пользователь время от времени обращается к справочной системе. И если в компьютере установлена новая версия Excel, значит, имеется возможность через систему Справка познавать распространенные и новые возможности программного продукта, созданного программистами.
В последних версиях Excel создан иллюстрированный помощник, который часто появляется в углу экрана и готов оказать свои услуги, дать подсказку начинающему пользователю. Кстати, помощника можно совсем отключить, если он «мозолит глаза». Справочная система Excel прекрасно функционирует и без него. Для вызова или скрытия помощника следует раскрыть меню Справка и активизировать строку Показать/Скрыть помощника.
Если пользователь желает сразу воспользоваться помощником, то ему необходимо сделать щелчок по его значку.
Рис. 4.1.
Выноска помощника (рис. 4.1) имеет заголовок Действие и место для записи вопроса. Предположим, что пользователь ввел вопрос: «Как создать диаграмму» (знак «?» записывать не обязательно). После ввода вопроса (нажать кнопку Найти или клавишу Enter). Помощник выведет на экран список разделов справки по данной теме. Можно углубиться в справочную систему и конкретизировать вопрос, если предложенный список не удовлетворяет пользователя.
Помощник Excel создан по общему принципу, который характерен для всех приложений Microsoft Office, по технологии Answer Wizard корпорации Microsoft. Эта система позволяет задавать вопросы на естественном языке, используя полные предложения (или набор слов). Получив вопрос и основываясь на ключевых словах и их расположении, помощник вызывает список разделов, который генерируется сложной системой, использующей априорные вероятности. При всей своей внутренней сложности помощник прост и удобен: достаточно ввести вопрос — и он «выдаст» вам до десяти наиболее вероятных разделов справки. Если список разделов не совсем отвечает тому, что ищет пользователь, придется перефразировать вопрос.
Следует отдать должное помощнику. Он все время отслеживает действия пользователя, указывая на ошибки, допущенные им. Сигналом тому служит появление его анимационной иконки.
Окно справочной системы
Если щелкнуть по кнопке Показать в окне Справка по Microsoft Excel, развернется окно с тремя вкладками: Содержание, Указатель и Поиск.
Вкладка Содержание подобна оглавлению книги (или поисковой системе Проводник Windows), где каждая «глава» представлена заголовком со значком закрытой книги (в Проводнике — папки). Щелкните по одному из заголовков (или по значку «+»), чтобы отобразить для него следующий уровень детализации (рис. 4.2).
Рис. 4.2.
После нахождения искомого раздела щелкните по нему дважды, чтобы вывести содержимое его подкаталога. Цикл следует продолжать до полного раскрытия содержимого искомого раздела. Выполненный щелчок по значку раздела выводит его содержимое в правой части окна справки. Подчеркнутый текст в правой области окна справки является гиперссылкой на другой раздел. Щелчок по гиперссылке активизирует соответствующий раздел. Подобное, как уже отмечалось выше, проявляется при работе с браузером в системе Интернет.
Для поиска нужной информации можно воспользоваться вкладкой Указатель. Если ввести ключевое слово и нажать на кнопку Найти или дважды щелкнуть по нужному слову в списке, то на экране появится список всех подходящих разделов справки. Для просмотра необходимого раздела следует щелкнуть по его названию.
Получение справки через Интернет
Если компьютер имеет доступ к Интернету, то можно получить новейшую информацию, в том числе и по таблицам Excel. Для этого следует выбрать команду Office на Web. Эта команда запускает браузер и подключает его к странице Office Update на Web-узле Microsoft. Данный узел постоянно обновляется, а потому можно получать свежую информацию.