Создайте базу данных – источник слияния с полями:
Фамилия
Имя
Отчество
Пол
Улица
Дом
Квартира
ДомТелефон
Плата
Заполните базу данных на 10 записей.
4 Шаг. Создание письма.
После того как стандартные элементы письма готовы и создан источник данных, в основном документе можно задать места, где будут располагаться переменные части, то есть вставить поля слияния.
Поля слияния используются для указания того, где в письме следует вставить изменяющуюся информацию, например имя, город или государство. Поля слияния позволяют сообщить, где именно в письме следует размещать элементы переменной информации.
Заполнители, такие как адрес и приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют заголовкам столбцов в выбранном файле данных.
При помещении поля в основной документ подразумевается, что в месте его расположения должна отображаться определенная категория сведений, например фамилия или адрес.
При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в шевроны (« »). В объединенных документах эти шевроны служат не для выделения. Они лишь позволяют отличать поля в основном документе от обычного текста.
При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, образуя первый объединенный документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй объединенный документ, и т.д.
Уточнение списка получателей или записей. При подключении к определенному файлу данных может потребоваться перенести в основной документ содержимое не всех, а только некоторых его записей (строк). Для этого
1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Изменить список получателей.
2. В диалоговом окне Получатели слияния выполните одно из приведенных ниже действий:
• Выберите отдельные записи. Этот способ лучше всего подходит для короткого списка. Установите флажки для тех получателей, которых требуется включить в список, и снимите для тех, которых нужно исключить.
Если для слияния планируется использовать всего несколько записей, можно снять флажок в строке заголовков и выбрать только нужные записи. Аналогично, чтобы включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки для тех записей, которые не нужно включать.
• Отсортируйте записи. Щелкните заголовок столбца, по которому требуется выполнить сортировку. Список будет отсортирован в алфавитном порядке по возрастанию (от А до Я). Чтобы отсортировать список по убыванию (от Я до А), щелкните заголовок столбца еще раз.
Если требуется применить более сложную сортировку, в разделе Уточнить список получателей щелкните ссылку Сортировка и задайте необходимые параметры на вкладке Сортировка записей в диалоговом окне Фильтр и сортировка. Такой тип сортировки можно использовать, например, если требуется отсортировать адреса получателей по фамилиям в алфавитном порядке для каждого почтового индекса, а почтовые индексы — по порядку.
• Отфильтруйте записи. Фильтрация записей полезна, если список содержит записи, которые заведомо не требуется просматривать или использовать для слияния. Выполнив фильтрацию, можно устанавливать и снимать флажки, чтобы включить или исключить отдельные записи.
Чтобы отфильтровать записи, выполните приведенные ниже действия.
1. В группе Уточнить список получателей щелкните ссылку Фильтр.
2. На вкладке Отбор записей в диалоговом окне Фильтр и сортировка выберите условия фильтрации.
Например, чтобы создать письма только для адресов в Австралии, выберите элемент Страна или регион в списке Поле, элемент равно в списке Оператор и ввести или выбрать Австралия с списке Значение.
3. Чтобы уточнить фильтр, выберите И или Или и задайте дополнительные условия.
Например, чтобы создать письма только для компаний в Мюнхене, нужно отобрать записи, в которых поле Город содержит Мюнхен, а поле Компания не пусто. Если в этом фильтре вместо И поставить Или, то в список войдут все адреса в Мюнхене, а также все адреса с названиями организаций, независимо от названия города.
• Добавьте получателей. Чтобы добавить получателей в список, выполните приведенные ниже действия.
1. В разделе Источник данных щелкните имя файла данных.
2. Нажмите кнопку Изменить.
3. В диалоговом окне Изменение источника данных нажмите кнопку Создать запись и введите сведения о получателе.