Створення і зміна ключа

Ключ у таблиці утворюється з одного або декількох полів, що однозначно визначають запис. Ця особливість дозволяє використовувати ключ для зв'язування даних у різних таблицях. Якщо в таблицю не включено явно ключове поле, то є можливість автоматично створити засобами Microsoft Access ключове поле (типу AutoNumber), у котрому кожному запису буде привласнено унікальний номер.

1. В режимі конструктора таблиці виділіть одне або декілька полів, що визначають ключ. Для виділення одного поля виберіть клітинку в області маркування записів. Для виділення декількох полів натисніть і утримуйте клавішу Ctrl і виберіть клітинку в області маркування записів для кожного поля.

2. Натисніть кнопку "Визначити ключ" на панелі інструментів або виберіть у меню Правка команду Визначити ключ.

У області маркування записів виводиться знак ключа.

Автоматичне створення ключа засобами Microsoft Access

1. В режимі конструктора таблиці зберігайте таблицю, не визначивши ключ. Якщо таблиця зберігається перший раз, виводиться вікно діалогу з запрошенням створити ключ.

2. Натисніть кнопку "Так".

У таблиці створиться поле з ім'ям "Код", що має тип даних "Лічильник". При введенні нових записів у це поле автоматично вставляются порядкові номери створення записів.

Хоча визначення ключа не є обов'язковим, рекомендується створювати ключ у кожній таблиці. Ключ прискорює вибір даних із таблиці і дозволяє визначати стандартні зв'язки між таблицями.

Для ключа, що містить декілька полів, може виявитися істотним їхній порядок. Якщо поля виділялися натисканням кнопки миші в області маркування записів, то порядок полів у ключі збігається з їхнім порядком у таблиці. Для того, щоб зазначити інший порядок, відкрийте вікно індексу натисканням кнопки "Індекси" на панелі інструментів. Введіть ім'я ключа в клітинці стовпця "Індекс" у першому вільному рядку. Після цього введіть імена полів в клітинки стовпця "Поле" у потрібному порядку, по одному імені в кожний рядок.

Допускається визначення поля як ключового, навіть якщо поле містить дані. Проте наявність у цьому полі порожніх або повторюваних значень призведе до виводу повідомлення про помилку. У цьому випадку користувач повинен визначити інше поле або видалити з обраного поля порожні і повторювані значення.

Визначення зв'язків між таблицями

Після створення таблиць, що утворюють основу бази даних, варто визначити зв'язки між таблицями. Визначення зв'язків забезпечує цілісність інформації в базі даних та дозволяє швидше створювати запити, форми або звіти, що включають декілька таблиць.

Визначення зв'язку між двома таблицями:

1. Натисніть кнопку "Вікно бази даних" на панелі інструментів для виводу вікна бази даних.

2. Натисніть кнопку "Схема даних" на панелі інструментів або виберіть у меню Правка команду Схема даних. Відкривається вікно Схема даних і вікно діалогу Додавання таблиці. Якщо вікно діалогу Додавання таблиці не виводиться (оскільки вже є збережений макет схеми даних), натисніть кнопку "Додати таблицю" на панелі інструментів.

3. В вікні діалогу Додавання таблиці встановіть вказівник у поле "Таблиця/запит" на імені таблиці, що додається в схему даних і двічі натисніть кнопку миші.

4. Закрийте вікно діалогу Додавання таблиці.

5. В вікні Схема даних перемістіть за допомогою миші поле з однієї таблиці на відповідне поле в іншій таблиці. Для того щоб перемістити відразу декілька полів потрібно попередньо натиснути клавішу Ctrl і вибрати імена полів. Звичайно зв'язують ключове поле однієї таблиці з аналогічним полем в іншій таблиці. Відкривається вікно діалогу Зв'язку.

6. Перевірте імена полів, виведені в двох стовпцях. При необхідності, імена полів можуть бути змінені.

7. Виберіть параметри зв'язку.

У більшості випадків потрібно накласти умову цілісності даних і встановити між двома таблицями зв’язок типу один-до-багатьох.

8. Для створення зв'язку натисніть кнопку "Створити".

9. Закінчивши створення зв'язку, закрийте вікно діалогу Зв'язку.