Контрольные вопросы

1. Какими способами можно изменить структуру и содержимое таблицы базы данных?

2. Назначение и правила создания форм в СУБД Access.

3. Каким образом можно вставить в готовую форму поля со списком?

4. Назначение и правила создания запросов в СУБД Access.

5. Какие виды запросов используются в СУБД Access?

6. В какие объекты базы данных Access можно вставить вычисляемые поля?

7. Порядок создания вычисляемых полей в СУБД Access.

Тема 11.3. Принципы создания отчётов в субд access

Цель занятия – освоить принципы создания отчётов в Microsoft Office Access 2010.

Теоретические сведения

В базах данных Microsoft Access поддерживается печать данных из таблиц, запросов, форм и отчётов. Печать данных из таблиц или запросов хорошо подходит для простых списков данных. Формы подходят для просмотра или печати данных одной записи или набора связанных записей, но не крупных наборов данных или сводок. Отчёты позволяют сравнивать, обобщать и сводить крупные наборы данных, а затем выводить их на печать в привлекательном виде.

Большинство отчётов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчёта являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчёт может включать как все поля, так и часть полей из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создаётся.

Присоединённый отчёт получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчёта.

Связь между отчётом и его источником данных создаётся при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид отчёта.

В Microsoft Access 2010 базовые команды (средства) создания отчётов находятся в группе «Отчеты» на вкладке «Создание»:

 Простой отчет ( ). Создание отчёта на основе данных текущего запроса или таблицы, к которому можно добавить дополнительные компоненты, например, группы или итоги;

Мастер отчетов ( ). Мастер позволяет создавать отчёты с группировкой записей. Он помещает выбранные поля в отчёт и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчёт можно доработать в режиме Конструктора;

 Конструктор ( ). В режиме Конструктора можно вносить изменения в отчёты, например, добавлять настраиваемые типы элементов управления и составлять программы;

 Пустой отчёт ( ). Создание нового пустого отчёта, в который можно вставить поля, элементы управления и доработать отчёт;

 Почтовые наклейки ( ). Запускает Мастер наклеек, который позволяет использовать отчёт для создания наклеек на почтовые конверты.

Прежде чем печатать отчёт, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому на ленте Файл нужно выбрать команду Печать, а далее – Предварительный просмотр ( ). Просмотрите документ и закройте окно предварительного просмотра. При необходимости подогнать размеры отчёта, воспользуйтесь командами данной вкладки.

Освоим основные принципы создания отчётов в среде СУБД. Предполагается, что в Вашей личной папке хранится база данных с именем Суд.accdb, полученная на предыдущих практических занятиях.