Контрольные вопросы

1. Понятие «база данных» и «модель данных».

2. Виды управления данными, хранящимися в базе данных.

3. Состав и назначение объектов баз данных Access.

4. Порядок создания баз данных в программе Microsoft Access.

5. Типы данных, представляемые в СУБД Access.

6. Назначение ключей, определение первичного ключа.

7. Порядок установления связей между таблицами.

Тема 11.2. Принципы создания форм и запросов в субд access

Цель занятия – освоить принципы создания форм, запросов и проведения расчётов в Microsoft Office Access 2010.

Теоретические сведения

К числу основных объектов работы пользователя в приложении Access, наряду с таблицами, относятся запросы и формы.

Запрос представляет собой обращение к данным для получения необходимой пользователю информации и (или) выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчётов, объединения данных из разных таблиц или даже для добавления, изменения или удаления данных в таблице.

Запросы можно также использовать для включения данных в форму или отчёт. В грамотно спроектированной базе данных сведения, которые требуется представить с использованием формы или отчёта, часто хранятся в разных таблицах. С помощью запроса можно собрать необходимые данные перед проектированием формы или отчёта.

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде.

Для быстрого создания формы отдельного элемента используется инструмент «Форма». В форме данного типа отображаются сведения об одной записи, как показано на рис. 11.4, область 1.

Если Access обнаруживает таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, в форму, основанную на связанной таблице или запросе, добавляется подтаблица данных. Например, если создаётся простая форма, основанная на таблице «Судьи», и между таблицами «Судьи» и «Иски» определено отношение «один-ко-многим», то в подтаблице данных (рис. 11.4, область 2) будут отображаться все записи таблицы «Иски», относящиеся к текущей записи судьи. Если подтаблица в форме не нужна, её можно удалить. Для этого надо перейти в режим макета, выделить подтаблицу и нажать клавишу Delete.

Рис. 11.4. Пример формы

Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.

Освоим основные приёмы создания форм, запросов и проведения расчётов в Access.

Предполагается, что в Вашей личной папке хранится база данных с именем Суд.accdb, полученная на предыдущем практическом занятии.

Задания и порядок их выполнения

Задание 1. Добавление полей и данных в таблицу. Примерная последовательность действий:

1. Открытие базы данных:

1.1. Запустите приложение Access: Пуск  Программы  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2010.

1.2. Откройте базу данных Суд.accdb. Для этого на вкладке Файл щёлкните левой кнопкой мыши по кнопке Открыть ( ) и в соответствующих строках окна «Открытие файла базы данных» выберите Вашу папку, установите имя файла Суд.accdb и нажмите кнопку .

2. Добавление новых полей в таблицу «Иски»:

2.1. В окне «Таблицы» дважды щёлкните курсором по таблице «Иски».

2.2. В заголовке раскрывшейся таблицы щёлкните по графе «Щелкните для добавления» и всплывающем меню выберите пункт Денежный ( ). В заголовке таблицы появится надпись «Поле1». Замените её на «Сумма иска» и нажмите клавишу Enter.

2.3. В всплывающем меню графы «Щелкните для добавления» выберите пункт Дата и время ( ). В заголовке таблицы появится мигающая надпись «Поле1». Замените её на «Дата поступления» и нажмите клавишу Enter.

3. Согласно табл. 11.6 введите данные для добавленных полей таблицы «Иски».

Таблица 11.6

Дополнительные данные таблицы «Иски»

Номер дела	Сумма иска	Дата поступления
10201	45000	10.09.2012
10202	12500	14.09.2012
10203	14700	16.10.2012
10204	11600	18.10.2012
10205	3800	05.11.2012
10206	18300	06.11.2012
10207	14000	10.11.2012
10208	7300	10.11.2012
10209	5100	12.11.2012
10210	15300	14.11.2012

4. Выделите столбец «Дата заседания» и переместите его в конец таблицы.

5. Сохраните изменения (нажав кнопку Сохранить ( ) в строке заголовка приложения) и закройте таблицу «Иски».

Задание 2. Создайте формы для ввода данных в таблицы Судьи и Иски. Используя эти формы, дополните таблицы Судьи и Иски новыми записями данных. Примерная последовательность действий:

1. Создайте форму «Судьи»:

1.1. Раскройте вкладку Создание и в группе команд «Формы» щёлкните по кнопке Мастер форм ( ). На экране появится диалоговое окно «Создание форм».

1.2. В строке «Таблицы и запросы» выберите исходную таблицу для формы – Судьи.

1.3. Задайте поля, которые предполагается использовать в форме. Для чего, щёлкнув курсором по кнопке , перенесите все поля в форму и нажмите кнопку .

1.4. Выберите внешний вид формы – выровненный – и нажмите кнопку .

1.5. Последнее окно предназначено задания имени формы. Задайте имя «Судьи», убедитесь, что установлена опция «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и нажмите кнопку . На экране появится заданная форма (рис. 11.5). Для того чтобы сделать форму более привлекательной и удобной, можно внести в неё небольшие изменения: ввести заголовок, добавить рисунки и изменить расположение некоторых полей.

Рис. 11.5. Вид формы «Судьи»

2. Модифицируйте форму «Судьи» и используйте её для ввода новых данных:

2.1. Для обеспечения возможности внесения в форму изменений переведите её из режима просмотра в режим Конструктора. Для этого в окне «Формы» щёлкните правой кнопкой мыши по имени формы (Судьи) и в выпадающем контекстном меню выберите пункт Конструктор ( ).

2.2. Выделите поле подписи Ф_И_О (в верхней строке), дважды щёлкнув по нему курсором, и введите новую подпись – Фамилия, инициалы.

2.3. Создайте место в заголовке формы, куда можно будет вставить название формы и рисунок. Для этого поместите указатель мыши между областью заголовка и областью данных так, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки, нажмите кнопку левую мыши и переместите манипулятор вниз.

2.4. Выделите место для заголовка формы. Для этого в группе «Элементы управления» вкладки «Конструктор» нажмите кнопку Надпись ( ). Выделится прямоугольная область для ввода заголовка формы.

2.5. Введите заголовок, например, «Сведения о судьях».

2.6. Вставьте рисунок в заголовок формы. Для этого нажмите кнопки Вставить изображение ( ) и Обзор ( ). В раскрывшемся диалоговом окне «Выбор рисунка» найдите библиотеку готовых рисунков и выберите понравившийся рисунок. Выбранный рисунок появится в заголовке. Размер рисунка можно поменять, щёлкнув по нему, а затем переместив маркеры размеров. Выделенный рисунок можно переместить в любое место, когда указатель мыши принимает вид двух перекрещивающихся стрелок.

2.7. Посмотрите получившееся оформление в Режиме формы (щёлкнув курсором по кнопке Режим ( )  Режим формы) и пролистайте записи в таблице Судьи (щёлкая курсором по кнопке в строке ).

2.8. Установите номер записи равным 7 и дополните таблицу Судьи двумя новыми записями данных:

Код судьи – 36207

Ф_И_О – Правдин И.И.

Дни приёма – Чт

Часы приёма – 11:00-13:00

Стаж работы – 14

Код судьи – 36208

Ф_И_О – Волин В.П.

Дни приёма – Пт

Часы приёма – 09:00-11:00

Стаж работы – 12

2.9. Сохраните результаты работы и закройте форму.

3. Создайте и используйте для ввода данных форму «Иски»:

3.1. В окне «Таблицы» кликните курсором по таблице «Иски», а затем в группе команд «Формы» по кнопке Форма ( ). На экране появится форма «Иски», имеющая внешний вид – в один столбец. Сохраните данную форму под именем «Иски».

3.2. Посмотрите получившееся оформление в Режиме формы и пролистайте записи в таблице Иски.

3.3. Установите номер записи равным 11 и дополните таблицу Иски двумя новыми записями данных:

Номер дела – 10211

Истец – Петров П.П.

Ответчик – Бражкин Б.А.

Код судьи – 36207

Дата заседания – 27.10.2012

Сумма иска – 53000 р.

Дата поступления – 24.08.2012

Номер дела – 10212

Истец – Павлов Г.Н.

Ответчик – Машкин А.Б.

Код судьи – 36201

Дата заседания – 26.10.2012

Сумма иска – 14500 р.

Дата поступления – 17.09.2012

3.4. Создайте поле ввода с раскрывающимся списком. Для этого убедитесь, что установлен режим Конструктор (Режим ( )  Конструктор). Далее выполните следующие действия:

● удалите поля ввода Код судьи вместе с полем подписей. Для этого щёлкните курсором в поле ввода и нажмите клавишу Del. Выделите поле подписи, установив на него курсор и нажав левую клавишу мыши, затем, нажмите клавишу Del;

● в группе команд «Элементы управления» щелчком по кнопке (см. рис. 11.6) раскрыть строку 2 из 3;

● во второй строке группы команд «Элементы управления» щёлкните по кнопке Поле со списком ( ) и переместите курсор в виде пиктограммы в место удалённого поля подписи);

● в появившемся окне «Создание полей со списком» установите флажок для пункта Будет введен фиксированный набор значений и нажмите на кнопку ;

Рис. 11.6. Строка 1 группы команд «Элементы управления»

● в следующем диалоговом окне установите Число столбцов равное 1 и внесите в список «Столбец1» отдельными записями следующие значения: 36201, 36202, 36203, 36204, 36205, 36206, 36207, 36208. Установите нужную ширину столбца, при помощи смещения правой границы столбца (в области заголовка столбца) курсором мыши. Нажмите кнопку ;

● в следующем появившемся окне установите флажок для пункта Сохранить в поле, щёлкнув по нему мышкой, затем, открыв список полей выберите поле Код судьи и нажмите кнопку ;

● введите надпись поля – Код судьи – и нажмите кнопку ;

● перейдите в режим Формы (Режим ( )  Режим формы) и проверьте действие определённых вами элементов.

3.5. Сохраните результаты работы и закройте форму.

Задание 3. Сформируйте запрос (найдите данные о гражданских исках, рассматриваемых на судебных заседаниях в декабре 2012 года) и создайте вычисляемое поле (сообщение о нарушении сроков рассмотрения). Примерная последовательность действий:

1. Сформируйте запрос:

1.1. Раскройте вкладку Создание и в группе команд «Запросы» щёлкните по кнопке Конструктор запросов ( ).

1.2. В окне «Добавление таблицы» последовательно выделите таблицы Иски и Судьи и нажмите кнопку . Закройте окно «Добавление таблицы». Перед вами окно (рис. 11.7), разделённое на две панели, в верхней панели находятся списки полей таблиц, выбранных для запроса, нижняя панель является бланком запроса. Переход между ними осуществляйте клавишей F6 или щелчком мыши по соответствующему окну.

1.3. Перенесите с помощью мыши из верхней части окна из таблицы Иски поле Номер дела в первую клетку строки «Поле» бланка запроса. Аналогично поступите с полями Сумма иска, Дата поступления, Дата заседания из таблицы Иски и полем Ф_И_О из таблицы Судьи, разместив их в последующих клетках строки «Поле».

Рис. 11.7. Фрагмент окна «Запрос1»

1.4. В строке «Вывод на экран» пометьте флажками поля (если они не помечены), которые будут выведены в набор записей. В строке «Условие отбора» в столбце с полем Дата заседания введите условие

>30.11.2012 And <01.01.2013

для определения условия выбора записей.

1.5. Щёлкните по кнопке Сохранить ( ). В раскрывшемся диалоговом окне «Сохранение» введите с клавиатуры имя запроса Иски_декабрь, щёлкните по кнопке ОК и закройте окно запроса.

2. Выполните запрос:

2.1. В окне «Запросы» дважды щёлкните по имени запроса – Иски_декабрь. На экране появится окно Иски_декабрь с отобранными по введённым критериям записями.

2.2. Просмотрите результат запроса (8 записей) и закройте окно «Запрос на выборку».

3. Создайте вычисляемое поле:

3.1. В окне «Формы» щёлкните правой кнопкой мыши по имени формы Иски. В всплывающем меню выберите Конструктор ( ).

3.2. Создайте поле Срок рассмотрения, в котором, исходя из оценки разности значений поля Дата заседания и Дата поступления (при превышении 61 дня) будет отображаться сообщение «нарушен». Для чего группе команд «Элементы управления» щёлкните левой клавишей мыши по кнопке Поле ( ). Расположите вычисляемое поле на свободном месте в области данных.

3.3. Щёлкните правой кнопкой мыши по полю надписи. В контекстном меню выберите пункт Свойства. В появившемся окне свойств в строку «Подпись» введите с клавиатуры Срок рассмотрения и закройте окно «Надпись». Увеличьте длину поля подписи (если название поля целиком не умещается в окаймляющем его прямоугольнике) – для этого щёлкните по полю подписи и растяните его в нужном направлении, схватив мышкой за появившиеся маркеры.

3.4. Выделите окно свойств поля (щёлкнув мышкой по прямоугольнику с надписью – Свободный) и щелчком правой кнопки мыши вызовите контекстное меню.

3.5. В контекстном меню в пункте Цвет текста выберите «красный».

3.6. В контекстном меню выберите пункт Свойства. В появившемся окне «Поле»: Вкладка «Макет» в строке «Формат поля» выбором из раскрывающегося списка установите формат – Основной, в строке «Число десятичных знаков» – 7.

3.7. В окне «Поле» выберите вкладку «Данные», в строке «Данные» щелчком по кнопке вызовите Построитель выражений.

3.8. Пользуясь клавиатурой и выбирая соответствующие поля из списка в нижней части окна Построителя выражений (рис. 11.8), введите формулу

=IIf(([Дата заседания]-[Дата поступления])>61;"нарушен";" ")

нажмите кнопку ОК и закройте окно «Поле».

3.9. Закройте форму «Иски» с сохранением введенных изменений.

3.10. В окне «Формы» дважды щёлкните по имени формы – Иски.

Рис. 11.8. Окно Построителя выражений

3.11. Убедитесь, что в поле Срок рассмотрения правильно вычисляется результат для каждой записи таблицы Иски (для всех дел, кроме дел с номерами 10201, 10202 и 10211, срок рассмотрения не нарушен).

Продемонстрируйте результаты работы преподавателю.