Памятка летописцу форсайт-сессии

1. Модератор (его слово – закон)

2. Визуализатор («руки» модератора, творец визуального пространства, незаменимый человек! Готов к любым изменениям и неожиданностям )

3. Летописец   (сборщик, ответственный человек с компьютером, интернетом и головой)

Подготовка работы:

1. Понадобится ноутбук с возможностью редактировать таблицу Excel (проверить наличие зарядного устройства, величину заряда, наличие розетки поблизости);

2. Скачать шаблон таблицы для оцифровки карты и сохранить новую версию, именовав ее по шаблону: "Название мероприятия"_"название секции"_"Фамилия ведущего"_"дата дд.мм.гг";

3. Рассмотреть таблицу, при необходимости уточнить у Визуализатора, если возникли вопросы по заполнению;

4. Занять место вблизи рабочей группы, но так, чтобы не мешать ее работе, не разрывать пространство. 

Процесс работы. Помощь модератору:

1. Внимательно слушать обсуждение и записывать не только краткую финальную формулировку названия карточки, но и в специальном поле расшифровывать, о чем шла речь, в нескольких предложениях.

2. Заполнять таблицу по мере размещения карточек на карте времени

3. Если непонятно по названию суть карточки, уточнить её значение у модератора или визуализатора и записать.

4. Как только рабочая секция заканчивается, летописец отправляет или приносит в штаб файл с таблицей. Важно сделать это максимально оперативно.

5. После каждого рабочего такта летописец фотографирует карту так, чтобы было видно взаимное расположение карточек и их названия.

6. Убедиться, что после каждого такта всё оцифровано.

7. Сфотографировать результат для истории. 

Подготовка к форсайту

Набор команды и коммуникация с ней (администратор + координатор)

1. Администратор совместно с координатором набирает команду;

2. Координатор назначает встречи, список команды, собрать контакты и прочее;

3. Берет на себя всю часть про деньги, договаривается и берет на себя ответственность за своевременную выплату компенсаций. Задачи команде ставит тоже координатор, уточняет, есть ли деньги на помощников и можно ли волонтеров позвать;

4. Администратор занимается организацией площадки;

5. Райдер (список, выезд, проверка);

6. Питание команды и участников – где еда, где туалеты;

7. Навигация по площадке (таблички и схемы помещений);

8. Логистика команды (координатор);

9. Логистика участников (администратор);

10. Бейджи для команды (для команды);

11. Бейджи для участников (администратор);

12. Ресурсы площадки – кто нам помогает;

13. Ограничения и коммуникация с техперсоналом (вход, выход, кондиционеры и пр.).

Участники

Администратор проговаривает задание на участников, как взаимодействовать с этими людьми, как приедут, куда, как уедут. Чтобы участникам все было понятно желательно заранее и чтобы они были счастливы.

Администратор

1. Администратор понимает дресс-код, через координатора его транслирует всем участникам процесса. Взаимодействует с заказчиком и решает вопросы, экранируя оргкоманду от заказчика

2. Администратор работает с подрядчиками – заказывает необходимые услуги. Если подрядчик уже в команде – то с ним общается координатор.

3. Координатор собирает с команды информацию и наработки, кладет в базу знаний, организует пост рефлексию с командой. Информация от координатора поступает администратору и ведущему (иногда и модераторам), они ее упаковывают для заказчика.

4. Администратор рассылает благодарственные письма с итогом общей групповой деятельности партнерам, помощникам, участникам и команде. Коммунницирует с заказчиков, удостоверяясь, что все ожидаемые результаты были получены.