21. Реквизит 23 - Гриф согласования документа

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. Согласование может быть внешним и внутренним.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который включает слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования:

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии Личная подпись А.Г.Грязнова 23.04.2004

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации (письмом, протоколом и др.), гриф согласования оформляют в следующей форме:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании "Планета" от 21.06.2002 № 10

(гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования)

22. Реквизит 24 - Визы согласования документа

Внутреннее согласование документа проводится для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений в пределах одной организации с решением вопроса, изложенным в документе. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.В.Сидоров

25.04.2004

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.В.Сидоров

25.04.2004.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.

(место визы – ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении)

23. Реквизит 25 - Оттиск печати

Заверение документов печатью организации - особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах.

Печати подразделяют на гербовые, юридических лиц и простые (отдела кадров, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения должны быть установлены в инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Печать ставят таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ, на унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати".

(оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ)