14. Реквизит 16 - Гриф утверждения документа

Утверждение - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы, некоторые акты и др.

Документ может утверждаться должностным лицом (руководителем), изданием соответствующего распорядительного документа, коллегиальным органом.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Символ" Личная подпись И.В.Сергеев 12.04.2004

Если документ утверждается распорядительным документом (постановлением, решением, приказом), то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО (в зависимости от вида утверждаемого документа), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНА приказом генерального директора ООО "Прогресс" 15.04.2004 № 14

Если документ утверждается коллегиальным органом, то гриф учреждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО (в зависимости от вида утверждаемого документа), наименования коллегиального органа в творительном падеже и в скобках указывают название документа, его дату и номер. Например,

УТВЕРЖДЕН Советом директоров ОАО "Прогресс" (протокол от 20.03.2004 № 4)

Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центровать элементы относительно самой длинной строки (как в последнем примере).

(гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне)

15. Реквизит 17 - Резолюция

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.

Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом "Адресат". В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции:

Зайцевой А.В. Никитину П.С. Подготовить смету и проект договора к 30.03.2004 Личная подпись 05.03.2004

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

(на документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа)