6 Форматирование документа

При создании и обработке печатных документов в текстовом процессоре Word могут использоваться следующие виды форматирования:

1. форматирование символов;

2. форматирование абзацев;

3. форматирование документа в целом, которое включает:

   • установку размера бумаги, параметров страницы;

   • разбивку на страницы, разделы;

   • вставку номеров страниц, колонтитулов, сносок, названий иллюстраций и таблиц;

   • формирование оглавления, указателей, закладок, перекрестных ссылок и т.д.

6.1Форматирование символов

Форматирование символов можно выполнить, выбрав команду Формат/Шрифт, либо щелкнуть правой клавишей мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Шрифт.

На экране появится диалоговое окно с тремя вкладками: Шрифт, Интервал и Анимация.

На вкладке Шрифт вы можете выбрать:

• тип шрифта (гарнитуру шрифта);

• размер шрифта (кегль);

• начертание букв (нормально, полужирное, курсив);

• цвет символов шрифта;

• подчеркивание (одинарное, двойное);

• видоизменения (эффекты) – зачеркивание, двойное зачеркивание, с тенью и т.д.

На вкладке Интервал вы можете выбрать:

• интервал (расстояние между символами) – обычный, разреженный, уплотненный;

• смещение текста выше, ниже строки;

• кернинг шрифта – для автоматического подбора интервала между символами.

На вкладке Анимация вы можете выбрать:

• эффекты анимации, которые используются только при подготовке электронных документов и не воспроизводятся при распечатки документов.

Для быстрого изменения типа, начертания, размера и стиля шриф­та можно использовать панель инструментов форматирования.

6.2Форматирование абзаца

Разбиение текста на абзацы производится по смыслу текста и в соответствии с требованиями форматирования абзаца. Для того чтобы отформатировать абзац необходимо выполнить команду Формат/Абзац, либо выбрать одноименную команду в контекстном выпадающем меню.

На экране появится диалоговое окно с тремя вкладками: Отступы и интервалы, Положение на странице.

На вкладке Отступы и интервалы вы можете выбрать:

• вид первой строки;

• отступы абзаца слева и справа от края печатного листа;

• междустрочный интервал внутри абзаца;

• отбивка абзаца – интервал между отдельными абзацами;

• выравнивание абзаца – смещение текста абзаца относительно его ширины.

На вкладке Положение на страницы вы можете выбрать:

• контроль висячей строки – запрещение располагать одну первую или последнюю стоку абзаца на другой странице;

• не разрывать абзац – абзац целиком помещать на одной странице;

• не отрывать от следующего абзаца – текущей и последующей абзацы располагать на одной странице;

• с новой странице – перед текущим абзацем вставляется разделитель страниц;

• запретить нумерацию строк абзаца;

• запретить автоматический перенос слов в пределах выделенного абзаца.

Некоторые элементы форматирования также доступны на инструментальной панели.

6.3Работа со списками

В текстовых документах перечисления разного типа оформляются в виде списков.

Различают следующие виды списков:

1. Нумерованный – элементы списка (абзаца) нумеруются по порядку либо цифрами либо буквами;

2. Маркированный – элементы списка маркируются каким-либо специально назначенным символом;

3. Многоуровневый – элементы списка нумеруются с отображением их уровня, например 1; 1.1; 1.2 и т.д.

К параметрам форматирования списка относятся:

• вид списка;

• формат и тип символа для маркированного списка;

• формат и шрифт цифры для нумерованного списка;

• вариант многоуровневого списка и формат номеров уровней;

• отступы от маркера или цифры до текста.

Список можно создать командой Формат/Список либо кнопками на инструментальной панели.

6.4 Создание колонок в документе

В Word есть возможность разби­вать текст на колонки с помощью команды Формат / Колонки. В открывшемся окне выберите формат и количество колонок.

При необходимости, установите флажок Разделитель для разделения колонок, также можно установить ширину для каждой колонки и расстояние между ними (если колонок несколько) или отметить флажком Одина­ковая ширина для колонок равной ширины.

Чтобы убрать разбиение на колонки, необходимо выделите их и установить одну колонку.

5. Колонтитул

Колонтитул размещается в верхней или нижней частях стра­ницы и содержит некоторую информацию, которая как-то иден­тифицирует данный документ (номер раздела, название докумен­та или раздела, дату, марку фирмы и т.п.). В колонтитул входит номер страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа. Они могут различать для четной и нечетной страницы, а также можно задать колонтитул для первой страницы. Для того чтобы создать колонтитул необходимо воспользоваться командой Вид / Колонтитулы.

5. Нумерация страниц

Для проставления в документе номеров страниц и определения места их расположения используется команда Вставка/Номера стра­ниц. Word имеет несколько вариантов размещения и форматирования номеров страниц. С помощью кнопки Формат можно указать произвольный номер первой страницы документа. Для того чтобы не было номера на первой странице доку­мента необходимо убраить флажок «Номер на первой странице». Для того чтобы удалить нумерацию страниц необходимо зайти на Нижний колонтитул и удалить номер страницы.

5. Границы и заливки

Эта возможность Word используется для более качественной настройки рамок и заливки внутри выделенных фрагментов. Вначале фрагмент необходимо выделить, затем выбрать команду Формат /Границы и Заливка.

На экране появится диалоговое окно с тремя вкладками: Граница, Заливка и Страница, с помощью которых можно установит:

• тип оформления;

• схему его размещения в абзаце;

• цвет и стиль используемой линии;

• величину отступа обрамления от текста;

• тип и цвет узора;

• цвет фона заливки и т.д.

5. Буквица

Буквица - это первая буква абзаца, выделенная шрифтом, раз­мером и узором. Буквицей часто украшают вступительные фраг­менты документов.

Установите текстовый курсор внутри абзаца, который должен начинаться с буквицы, и выберите команду Формат/Буквица. Далее необходимо выбрать шрифт, размер и расположение буквицы. После создания буквицы можно выделить ее рамкой, либо изменить ее цвет.

5. Поиск и замена фрагментов текста

Если необходимо найти в документе какой-либо фрагмент текста, можно дать команду, при которой Word автоматически просмотрит документ и найдет необходимый фрагмент текста. Для этого следует:

выбрать команду меню Правка/Найти, далее вести искомое слово

Для замены какого-либо фрагмента текста необходимо:

выбрать команду Правка/Заменить, далее необходимо вести что заменять и на что заменять.

5. Проверка орфографии

Word имеет возможность проверить и исправить написание слов в документе. Если встречаются неизвестные слова или слова с ошибками, то они выделяются. После этого можно пропустить слово, отредактировать или занести в словарь. Проверить орфографию всего документа или выделенной части можно несколькими способами:

1) выбрать команду меню Сервис/Правописание

2) нажать клавишу <F7>

3) на стандартной панели инструментов щелкнуть по кнопке Правописание