Розділ 2. Документаційне забезпечення діяльності підприємства
Вкажіть документ, що визначає правила ведення документації на даному підприємстві (Положення про документаційну службу або ін.)
На підприємстві відсутній документ, що визначає правила ведення документації.
2. Відділ або посадова особа, на які покладено обов’язки по веденню діловодства на підприємстві Секретар-діловод
3. Посадові обов’язки (функції відділу)
Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її у структурні підрозділи;
Відправляє відповідну документацію адресатам.;
Забезпечує зберігання в службової документації;
Діловод підпорядковується безпосередньо директору підприємства;
Готує й здає до архіву підприємства документальні матеріали,закінчені діловодством.
4. Опишіть порядок реєстрації вхідної і вихідної документації
Порядок реєстрації вхідної документації:
Документи, що надходять до підприємства, підлягають реєстрації в журналі або на реєстраційно-контрольних картках (Конверти зберігаються і додаються до документів у випадках, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
На вхідних документах у правому нижньому куті першого аркуша або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки, проставляється відмітка про дату та реєстраційний індекс (номер) надходження за реєстраційним журналом. Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації є наступний робочий день.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера реєстрації вхідних документів у межах календарного року, який може доповнюватися індексом за номенклатурою справ, індексом кореспондента тощо.
Нумерація документів у журналі чи на картці ведеться у межах календарного року, починаючи з №1.
Порядок реєстрації вихідної документації:
Усі вихідні документи після підписання їх директором реєструються в журналі (на картці) вихідних документів і відправляються того ж дня або не пізніше наступного (робочого) дня.
Примірник вихідного документа, що залишається у справах підприємства, повинен бути підписаним. Якщо вихідний лист оформлений не на бланку, а на аркуші паперу, підпис директора підприємства повинно бути засвідчено печаткою підприємства.
На всіх примірниках вихідного документа проставляються дата реєстрації та реєстраційний індекс (номер).
Вихідний індекс письмової відповіді на звернення (пропозицію, заяву, скаргу) члена профспілки є таким самим, як і вхідний індекс (номер), за яким було зареєстровано це звернення, а дата відповідає даті відправлення відповіді.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера реєстрації вихідних документів у межах календарного року, який може доповнюватися індексом справи за номенклатурою, індексом кореспондента тощо.
Постанови профкому надсилаються за тим же номером, який їм було присвоєно. З метою здійснення контролю за відправленням постанов у журналі реєстрації вихідних документів робиться відповідний запис (із заповненням усіх граф, включаючи порядковий номер).
5. Вкажіть, які документи найчастіше складаються на підприємстві:
Назва документу |
Особа, яка складає |
Відділ, для якого призначений документ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Назвіть документи, які надходять на підприємство з інших підприємств (організацій, установ):
Назва документу |
Організація, з якої надходить документ |
Відділ, для якого призначений документ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. Опишіть порядок роботи з такими документами:
7.1. Наказ: __________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7.2. Лист: ______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7.3. Заява: _____________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7.4. Накладна: __________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. Складіть за зразком підприємства наказ про призначення Вас на посаду менеджера на дане підприємство:
9. Складіть за зразком підприємства лист до підприємства-боржника з проханням погасити заборгованість за поставлену продукцію:
10. Оформіть довідку від керівника підприємства про проходження Вами практики:
__ _ - - _-
11. Дайте оцінку правильності складання цих документів на підприємстві згідно з правилами ведення діловодства: ________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
12. Складіть графік документообігу одного з основних виробничих документів даного підприємства:
ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ
КОМУНАЛЬНОГО ПІДПРИЄМСТВА БІЛГОРОД-ДНІСТРОВСЬКТЕПЛОЕНЕРГО
Наименование документа |
Место создания документа |
Долж. Лица подписывающие документ |
Основания для создания документа |
Когда создается документ |
Дата передачи при исполнении документа |
Куда передается документ |
Срок обработки документа |
Место хранения |
Акт приема передачи основных средств Ф.№ОЗ-1 |
Бухгалтерия |
Директор, гл. бух |
Договор, накладная на получение и выбытие осн. средств. |
При получении основных средств на склад или при внутриннем перемещении ОС |
2-го числа кожного місяця |
Бухгалтерия материальный отдел |
10 дней |
Архив 3 года |
.
13. Опишіть порядок систематизації документів на підприємстві _______________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
14. Наявність та стан архіву на підприємстві ________________________________________
Архів знаходиться в спеціальному складському приміщені.__________________________________
15. Посадова особа, яка відповідає за архівне зберігання документів
Секретар-діловод_____________________________________________________________________
16. Наведіть приклад номенклатури справ даного підприємства за зразком:
Номенклатура справ
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номер статті за Переліком типових документів |
Примітка |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
02 – 16 |
Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників управління (копія)
|
1 |
Доки не мине потреба |
Оригінал зберігається як додаток до наказу про затвердження регламенту |
01 – 02
|
Квартальні звіти про роботу підприємства |
3 |
3 р. ст. 296-г |
|
02 – 22 |
Особові справи працівників управління |
2 |
75 р.* ст. 493-в |
* Після звільнення |
17. Сформуйте одну з справ для зберігання в архіві та опишіть порядок її формування (склад, зміст титульної сторінки, принцип розміщення документів в справі, кількість документів, спосіб зшивання та ін.) _______________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
18. Опишіть порядок підготовки документів до здачі в архів, прийняття та зберігання в архіві
Внутрішнього опис (зазначення на титульному аркуші справи найменування організації (підприємства), індексу відповідно до номенклатури справ, дати відкриття та закриття справи та відповідного терміну зберігання документів.)_____________________________________________
після відбору документів, які підлягають обов’язковій здачі в архів, їх підшивають у в окрему папку з твердою обкладинкою.________________________________________________________
Для документів, що мають особливу цінність для організації, не застосовується прошив. Їх окремо вкладають у файл або конверт, а потім додають до справи.__________________________________
Після то го, як всі справи прошито та пронумеровано до їх складу додається засвідчувальній лист, а на початку зазначається внутрішній опис. Зазначимо, що товщина справи не повинна перевищувати 40 мм, при цьому кількість аркушів повинна складати не більше 250 шт._________
На розсуд керівництва виноситься питання подальшого зберігання справ після їх завершення (менше 10 років). Тобто чи здавати їх в архів це вирішує власне керівництво___________________
19. Які рекомендації можна надати для покращення ведення діловодства і зберігання документів на даному підприємстві ____________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Д о 2 розділу рекомендується додати ксерокопії або заповнені власноруч зразки таких документів:
- Положення про документаційну службу;
- посадові інструкції працівників, які займаються веденням діловодства на підприємстві;
- службові листи, накази, розпорядження, протоколи, акти, розписки, довідки та ін.
Рекомендовані сюжети для фотоальбому, презентації або відеофільму:
- структурні підрозділи, які ведуть діловодство, розміщення документації, організація робочого місця;
- архів, умови зберігання документів та ін.